چگونه یک فایل اکسل را پرینت بگیریم

شاید در نگاه اول فکر کنید پرینت در اکسل نیاز به مطالعه ندارد و کافیست کاربرگ خود را باز کنید، دستور print را انتخاب کنید و کار تمام است! اما پرینت در اکسل دارای نکات و ترفندهایی است که فقط حرفه ای ها از آن اطلاع دارند.

مشاهده page layout

بسیاری از کاربران اکسل، در تمام دوران استفاده از این نرم افزار از حالت Normal خارج نشده اند ولی اکسل دارای نماهای دیگری نیز هست که در مواردی استفاده از آنها خالی از فایده نیست. شما میتوانید با استفاده از نمای page layout در تب View نحوه پرینت شدن اطلاعات خود در اکسل را قبل از پرینت مشاهده کنید. برای مثال در صورتی کع فایل تمرین را از نمای page layout مشاهده کنید، به شکل زیر خواهد بود:

همانطور که مشاهده میکنید در نمای page layout اکسل، صفحات پرینت و مرز بین صفحات به روشنی نشان داده شده است.

تغییر حالت صفحه از عمودی به افقی (page orientation)

یکی از ساده ترین نرفندهایی که برای افزایش کیفیت پرینت اطلاعات در اکسل میتوانید استفاده کنید، تغییر page orientation است. در بسیاری از موارد حجم اطلاعات شما زیاد است و قادر به پرینت کردن آنها در یک صفحه نیستید. در این موارد میتوانید با تغییر حالت صفحه اکسل از عمودی به افقی تعداد ستون های بیشتری را در صفحه پرینت جا دهید و به سادگی مشکل را رفع کنید.

برای دسترسی به این گزینه در اکسل، در تب page layout گزینه Orientation را کلیک کنید. از این قسمت میتوانید حالت های portrait(عمودی) و landscape (افقی) را انتخاب کنید.

اصلاح محدوده پرینت (print area)

به صورت پیش فرض اکسل تمام اطلاعاتی که در ورک شیت شما قرار دارد را پرینت میکند. ولی در اکثریت موارد ما تمام اطلاعات موجود در ورک شیت را لازم نداریم. در این موارد چه باید کرد؟

اگر قصد دارید صرفا بخشی از اطلاعات درون ورک شیت را پرینت کنید، می بایست محدوده پرینت خود را اصلاح کنید. این تنظیمات قسمتی از داده ها که می بایست پرینت شود را برای اکسل مشخص میکند. برای درک بهتر موضوع به نمونه زیر دقت کنید.

اگر فایل تمرین را دانلود کرده باشید مشاهده میکنید که شیت اول دارای دو گروه از اطلاعات است. اگر بدون تنظیم محدوده پرینت، این شیت را پرینت کنیم، قسمت اول و یک ستون از قسمت دوم پرینت خواهد شد:

اما در صورتی که بخواهیم فقط قسمت اول از اطلاعات پرینت شود، به شکل زیر عمل میکنیم:

1. محدوده ای را که میخواهیم پرینت کنیم، انتخاب میکنیم( دراین مثال، محدوده A1:D100)

۲٫ در تب page lay out گزینه print area و سپس Set print Area را انتخاب میکنیم.

حال همانطور که مشاهده میکنید محدوده پرینت هایلایت شده است. البته کمی کم رنگ است ولی با کمی دقت خط خاکستری رنگ محدوده صفحات را میتوان مشاهده کرد.

اما اکسل یک قابلیت منحصر به فرد دیگر نیز پیش بینی کرده است که با استفاده از آن میتوانید بخش های مختلف از شیت را در کنار هم قرار دهید و پرینت کنید. برای مثال فرض کنید میخواهیم یک ستون از قسمت دوم شیت را نیز به گروه اول اطلاعات شیت اضافه کنیم و سپس پرینت را انجام دهیم.

برای انجام این کار، پس از انتخاب گروه اول و تنظیم آن بعنوان محدوده پرینت(Print area) به شیوه گفته شده در بالا، این بار گزینه Add to print area را شبیه به تصویر زیر انتخاب میکنیم.

حال قسمت دوم اطلاعات نیز به محدوده پرینت اضافه شده است.

اضافه کردن و حذف page break (برش صفحه)

اگر پرینت شما در صفحات مختلف قرار می گیرد، میتوانید با اضافه کردن page break (برش صفحه) چارچوب آن را کنترل کنید.

در ورک شیت دوم فایل تمرین، مشاهده میکنید که حجم زیادی از اطلاعات را داریم. این اطلاعات در صورت پرینت در چهار صفحه قرار می گیرد. با اینحال، در میانه دومین صفحه، یک عنوان وجود دارد که اطلاعات ما را به دو بخش تقسیم میکند:

ما میتوانیم با اضافه کردن یک page break، این عنوان را به ابتدای سومین صفحه(به جای میانه صفحه دوم) منتقل کنیم.

1. ابتدا ردیفی را که میخواهید پس از page break در ابتدای صفحه قرار گیرد، انتخاب کنید( در این مثال ردیف ۵۵)

۲٫ سپس در تب page layout گزینه Breaks و سپس Insert Page Break را انتخاب کنید:

حال مشاهده میکنید که عنوان جدید در ابتدای صفحه سوم قرار گرفته است:

شما همچنین میتوانید از برش صفحه عمودی نیز استفاده کنید. برای انجام این کار، ستون سمت راست محلی که میخواهید page break اعمال کنید را انتخاب کنید و دستور Page Layout > Breaks > Insert Page Break را انتخاب کنید.

برش های صفحه را میتوانید به راحتی در اکسل حرکت دهید و به محل دلخواه منتقل کنید. برای انجام این کار در تب View شبیه به تصویر زیر وارد نمای Page Break Preview شوید:

در این نما میتوانید داده هایی را که در هرکدام از صفحات قرار گرفته است مشاهده کنید و در صورت نیاز بر روی آنها کلیک کنید و به محل دلخواه بکشید(درگ کنید)

برای حذف page break نیز کافیست ردیف پایین page break که میخواهید حذف کنید را انتخاب کنید و دستور Breaks > Remove Page Break را کلیک کنید.

نحوه پرینت کردن خطوط شطرنجی در اکسل

به صورت پیش فرض اکسل خطوط شطرنجی بین سلول ها را پرینت نمیکند. طبیعی است که در بسیاری از موارد شما احتیاج به این خطوط ندارید ولی مواردی وجود دارد که میخواهیم این خطوط در صفحه پرینت ظاهر شوند. برای پرینت خطوط شطرنجی(gridlines) در اکسل به شکل زیر عمل کنید:

شبیه به تصویر زیر، در تب page layout، تیک مربوط به print را در قسمت gridlines فعال کنید. بدیهی است که برای ظاهر نشدن این خطوط در صفحه پرینت کافیست همین تیک را بردارید.

مقیاس بندی سند برای پرینت

اضافه کردن page break و تنظیم محدوده پرینت میتواند برای پرینت بخش های از سند و بخش بندی کلی صفحه پرینت بسیار کاربردی باشند ولی در بعضی از مواقع نیاز است کارهای پیچیده تری در زمینه پرینت در اکسل انجام شود.

اگر حجم اطلاعات شما زیاد نیست و در یک صفحه قرار دارد( شبیه به اطلاعات موجود در شیت سوم از فایل تمرین) پرینت آن در یک صفحه کار ساده ای است. اما کار با داده های بزرگ و اطلاعاتی که در چندین صفحه قرار گرفته است میتواند کمی دشوارتر باشد. در این صورت بهتر است پرینت خود را در تعداد صفحات بیشتری قرار دهیم.

در تب page layout، فلش کنار گروه scale to fit را کلیک کنید:

در پنجره page set up دکمه رادیویی Fit to را فعال کنید و تعداد صفحاتی را که میخواهیم اطلاعات پرینت شده در آن قرار گیرد مشخص کنید.

در صورتی که حجم اطلاعات شما بیشتر است، ممکن است نیاز باشد، تعداد صفحات عرض(width) و ارتفاع(height) را تغییر دهید.

البته به خاطر داشته باشید که استفاده از گزینه Fit to: و انتخاب مقیاس های مختلف برای پهنا و ارتفاع اطلاعات پرینت شده ممکن است باعث شود، اطلاعات شما در صفحه پرینت بسیار کوچک شوند. پس بهتر است با دقت بیشتری از این گزینه در اکسل استفاده کنید.

اضافه کردن header(عنوان) یا Footer(پاورقی) در پرینت

نمای page layout که در ابتدای مقاله در مورد آن صحبت شد، ایجاد عنوان یا پاورقی را بسیار ساده کرده است. کافیست در این نما قرار بگیرید و ماوس خود را در محدوده عنوان یا پاورقی قرار دهید تا گزینه های “Add header” “Add footer.” ظاهر شود.

کافیست در این محدوده ها کلیک کنید و شروع به تایپ کنید.

همچنین در تب Insert نیز گزینه Header & Footer وجود دارد که استفاده از آن میتواند مفید باشد. با انتخاب این گزینه در تب insert منو زیر باز خواهد شد:

در این قسمت میتوانید گزینه های مختلفی از قبیل شماره صفحه، تعداد صفحات، تاریخ، نام فایل، مسیر فایل و … را برای قرار گرفتن در قسمت عنوان یا پاورقی انتخاب کنید.

همچنین قابلیت های خوبی برای بالا بردن کیفیت هدر یا فوتر در اطلاعات پرینت در اکسل قرار داده شده است. برای مثال، قرار گرقتن عنوان در صفحه اول، عنوان های مختلف در صفحات زوج و فرد، و هم راستا کردن عنوان و پاورقی با حاشیه صفحات و …

اصلاح حاشیه صفحه (page margin)

در صورتی که از حاشیه استاندارد در صفحات پرینت شده اکسل راضی نیستید، و میخواهیم مقدار حاشیه در صفحات پرینت کمتر یا بیشتر باشد میتوانید از تنظیمات page margins استفاده کنید.

ساده ترین راه برای انجام این کار استفاده از گزینه Margins در تب page layout است. در این قسمت میتوانید از گزینه های Normal(استاندارد)، wide(گسترده) و Narrow(باریک) استفاده کنید یا Custom Margins را انتخاب کنید و مقدار حاشیه مورد نظر خود را وارد کنید.

یک روش دیگر برای تنظیم حاشیه صفحه پرینت در اکسل، استفاده از پنجره page setup است که قبلا نیز در این مطلب از آن استفاده شد. برای دسترسی به این پنجره، فلش کنار قسمت page setup را در تب page layout اکسل کلیک کنید. در پنجره باز شده، تب Margins را باز کنید و مقادیر مورد نظر را وارد کنید.

چگونه ایمیل‌های داینامیک را در جی‌میل غیرفعال کنیم؟

نوشته

چگونه با تبدیل فایل پاورپوینت به ورد آن را قابل ویرایش کنیم؟

نوشته

چگونه قدرت تحمل اشتباه را در خودمان افزایش دهیم؟

نوشته

چگونه در Word با ابزار Find And Replace یک تصویر را جایگزین متن نماییم؟

نوشته

قفل گذاری روی فایل های ورد،پاورپوینت و اکسل

برگرفته از : ساعد نیوز

چگونه یک فایل اکسل را پی دی اف کنیم

تبدیل فایل EXCEL به PDF به هر کسی اجازه می دهد تا بدون نصب داشتن برنامه آفیس فایل اکسل را باز کند. علاوه براین مرحله چاپ و توزیع صفحات گسترده اکسل را راحتتر می کند. برنامه اکسل به شما اجازه می دهد تا نسخه های PDF را مستقیما از داخل برنامه ایجاد کنید. شما همچنین می توانید از سرویس های مبدل آنلاین استفاده کنید و برنامه اکسل را نصب نکنید.

تبدیل و ذخیره صفحه اکسل به صورت پی دی اف

حالات بسیاری وجود دارد که ممکن است بخواهید به جای صفحه اکسل ، یک سند اکسل را به عنوان یک فایل PDF ذخیره کنید. با این حال ، تبدیل یک فایل اکسل به PDF می تواند کمی مشکل باشد.

در اینجا نحوه تبدیل صفحه اکسل خود به یک سند پی دی اف قابل چاپ آورده شده است.

تبدیل اکسل به پی دی اف : تنظیم صفحه اکسل

اگر از Office 2008 یا بعد از آن استفاده می کنید ، به برگه Page Layout بروید. در اینجا گزینه های مختلفی را مشاهده خواهید کرد که در قسمت Page Setup گروه بندی شده اند. در اینجا سه ​​مورد اول آورده شده است:

• Margins: فضای سفید بین لبه یک سند تا سلول اول چقدر بزرگ باشد
• Orientation: آیا می خواهید پرونده نهایی شما در افقی یا عمودی باشد
• Size: اندازه صفحه سند تمام شده شما

این کارها اکثراً همان کارهایی است که در یک سند ورد انجام می دهند ، بنابراین آنها را بر اساس نحوه ظاهری PDF خود تنظیم کنید. توجه داشته باشید که بیشتر صفحات گسترده اکسل در جهت افقی قابل خواندن هستند ، مگر اینکه ستون های بسیار کمی دارید. برگه هایی که عمودی ذخیره می شوند دارای ستون هایی هستند که خارج از ناحیه چاپ نهایی قرار دارند ، که می تواند باعث شود سند شما برای پیمایش و خواندن بسیار دشوار باشد.

علاوه بر این ، می توانید یک هدر و پاورقی را به طرح نهایی خود اضافه کنید. بر روی فلش در گوشه سمت راست پایین صفحه Page Setup کلیک کنید ، سپس بر روی تب Header / Footer کلیک کنید. می توانید یکی از گزینه های ایجاد شده Office را انتخاب کنید یا با استفاده از ویژگی “Customize” یکی از موارد دلخواه خود را ایجاد کنید.

همچنین شما می توانید پس زمینه چاپ خود را تغییر دهید. برای انجام این کار ، روی دکمه Background در Page Setup کلیک کنید . می توانید تصویری را از لپ تاپ یا از فضای ابری انتخاب کنید و این تصویر در کل صفحه شما اعمال می شود.

تعیین قسمتی که که میخواهید چاپ کنید

در مرحله بعد ، باید تعیین کنید که کدام قسمت به PDF تبدیل می شود ، و همچنین چند ردیف و ستون در هر صفحه قرار خواهد گرفت.

اولین روش برای تعریف منطقه با استفاده از کلیک و کشیدن برای انتخاب تمام سلول های مورد نظر در سند خود استفاده می کنید. پس از آن ، به صفحه Page Setup > Print Area > Set Print Area بروید. با این کار یک خط خاکستری نازک در کل منطقه ایجاد می شود. همچنین می توانید با کلیک بر روی فلش در گوشه سمت چپ پایین و رفتن به بSheets > Print Area ، سلول ها را به صورت دستی وارد کنید.

مشابه مایکروسافت ورد ، همچنین می توانید صفحات ایجاد شده برای جدا کردن جداول مختلف ایجاد کنید . این شکستن صفحه می تواند هم افقی و هم عمودی باشد. به سلولی بروید که می خواهید یک صفحه ایجاد کنید ، روی زبانه «صفحه بندی» روی نوار کلیک کنید و Page Setup> Page Breaks> Insert Page Break را انتخاب کنید. این شکاف را درست در بالا و در سمت چپ سلول فعلی شما ایجاد می کند.

نکته مهم دیگری که باید انجام دهید ، تعریف گزینه Scale to Fit است. در سمت راست صفحه تنظیمات ، سه گزینه خواهید دید: عرض ، قد و مقیاس. گزینه های Width و Height به شما امکان می دهد تنظیم کنید که چند صفحه ردیف یا ستون جدول شما ظاهر شود. به عنوان مثال ، اگر تعداد ردیف زیادی دارید اما فقط چند ستون است ، تنظیم عرض به یک صفحه ایده آل است. از طرف دیگر مقیاس ، تغییر اندازه کلی کل منطقه چاپ شما را تعیین می کند.

گزینه های صفحه

آخرین منویی که باید به آن توجه کنید گزینه های Sheet است. اینها تنظیماتی هستند که روی ظاهر برگه چاپ شده نهایی شما تأثیر می گذارد. برای دسترسی به گزینه های کامل برگه ، روی فلش در گوشه سمت چپ پایین قسمت های گزینه های صفحه کلیک کنید.

در اینجا مروری بر موارد سفارشی سازی مختلفی که می توانید در این فهرست انجام دهید وجود دارد:

• Print Titles: می توانید ردیف ها و ستون های خاص ورق را در جای خود ثابت کنید تا در هر صفحه مانند سرصفحه ها و برچسب ها ظاهر شود.
• Gridlines: این امکان را به شما می دهد که آیا خطوط شبکه را نشان دهید یا خیر ، این خطوط بین سلول هایی هستند که در هنگام عدم وجود حاشیه روی آنها ، ظاهر می شوند.
• Headings: این به شما امکان می دهد تا عناوین صفحه نمایش ، که برچسب های الفبایی ثابت (A ، B ، C) و عددی (1 ، 2 ، 3) در محور x و محور y صفحات گسترده اکسل هستند را انجام دهید.
• Comments, Notes, and Errors: این نظرات ، یادداشت ها و هشدارهای خطا را در سند نهایی نمایش می دهد.

در این منو می توانید به صفحه چاپ پیش نمایش بروید ، جایی که می توانید یک دید مختصر در مورد سند نهایی خود کسب کنید. همچنین می توانید با میانبر Ctrl + P به صفحه بروید.

ذخیره یا چاپ به صورت PDF

با استفاده از سند خود که به درستی قالب بندی شده و همه موارد آماده شده است ، دو روش وجود دارد که می توانید PDF را ایجاد کنید.

برای ذخیره فایل به عنوان PDF در اکسل ، Save As dialog را باز کنید و از منوی کشویی “Save as type” PDF را انتخاب کنید. روش دیگر ، می توانید به Export> Export to XPS / PDF بروید. از اینجا گزینه های کمی دارید. شما می توانید تصمیم بگیرید که آیا فایل را برای Standard یا Minimum بهینه می کنید ، که کیفیت نهایی و پرونده سازی پرونده را تعیین می کند. سپس می توانید بر روی “Options” کلیک کنید تا منطقه ای برای ذخیره انتخاب شود:

• Selection: سلولهای فعلی که شما انتخاب کرده اید
• Active Sheets: برگه فعلی که در آن هستید
• Entire Workbooks : تمام کتابهای کار موجود در پرونده فعلی که شما روی آن کار می کنید
• Table: جدول مشخصی که شما از طریق Microsoft Excel ایجاد کرده اید

همچنین می توانید ناحیه چاپی را که به طور کامل تنظیم کرده اید ، نادیده بگیرید.

همچنین می توانید فایل را به صورت PDF چاپ کنید. مایکروسافت یک چاپگر PDF داخلی به نام Microsoft Print to PDF دارد که می توانید در منوی کشویی چاپگر آن را انتخاب کنید. اگر یک درایو PDF دیگر ، مانند Adobe PDF ، Foxit یا PDF Xchange دارید ، می توانید از یکی از آن ها نیز استفاده کنید. قبل از کلیک بر روی “چاپ” ، پیش نمایش چاپ خود را جستجو کنید تا مطمئن شوید همه چیز درست به نظر می رسد.

روش پیدا کردن پرسشنامە برای متغیرهای پژوهش

نوشته

دانلود رایگان تقویم سال 1402 شمسی با ذکر مناسبت ها و تعطیلات با دو فرمت pdf و اکسل (قابل ویرایش)

نوشته

آموزش ورود محتوای فایل پی ‌دی‌ اف به ورد

نوشته

چگونه قدرت تحمل اشتباه را در خودمان افزایش دهیم؟

نوشته

چگونه در ورد متن را به‌صورت افقی و یا عمودی قرار دهیم؟!

برگرفته از : ساعد نیوز

چگونه فایل اکسل را غیر قابل ویرایش کنیم

در بسیاری از موارد کاربران نیاز به قرار دادن رمز بروی فایل های اکسل و یا محافظت از Worksheet ها در اکسل دارند، در اکسل قابلیت های زیادی برای خصوصی سازی و محدود کردن دسترسی کاربران به فایل های اکسل قرار داده شده است. در این مطلب به شما آموزش خواهیم داد که چگونه فایل اکسل خود را غیر قابل ویرایش کنید.

حفاظت از فایل های اکسل در برابر ویرایش

حفاظت در اکسل بر مبنای رمز عبور است و در سه سطح مختلف اجرا می شود که در ادامه توضیح داده ایم:

ورک بوک: چندین گزینه برای حفاظت از ورک بوک (Workbook) وجود دارد. شما می توانید آن را با یک رمز عبور، رمزنگاری کنید تا افرادی که می توانند آن را باز کنند را محدود سازید. شما می توانید فایل را به صورت پیش فرض به صورت فقط-خواندنی دربیاورید تا افراد نتوانند آن را ویرایش کنند. همچنین می توانید ساختار ورک بوک را طوری حفاظت کنید که هر کسی بتواند آن را باز کند؛ اما برای تغییر، تغییر نام، حذف یا ایجاد ورک شیت های جدید به رمز عبور نیاز داشته باشد.

ورک شیت: شما می توانید داده های روی ورک شیت های (Worksheets) منفرد را در برابر تغییر محافظت کنید.

سلول: همچنین امکان حفاظت از سلول های خاص روی ورک شیت در برابر تغییر یافتن وجود دارد. از نظر فنی این روش شامل حفاظت از ورک شیت و سپس صدور اجازه استثنا از این حفاظت برای برخی سلول های خاص است. حتی می توان حفاظت های مختلفی که در بخش فوق اشاره کردیم را برای ایجاد تأثیرهای مختلف با هم ترکیب کرد.

حفاظت از کل یک ورک بوک در برابر ویرایش

زمانی که می خواهیم کل یک ورک بوک اکسل را مورد حفاظت قرار دهیم، می توانیم آن را با یک رمز عبور حفاظت کنیم و آن را به حالت صرفاً-خواندنی دربیاوریم یا صرفاً ساختار یک ورک بوک را مورد حفاظت قرار دهیم.

محافظت از یک ورک بوک با رمز عبور

برای رسیدن به بهترین سطح از حفاظت می توانید فایل را با یک رمز عبور حفاظت کنید. هر زمان که فردی تلاش کند تا سند را باز کند، اکسل هشدار می دهد که ابتدا باید رمز عبور را وارد کند.

برای تنظیم این حفاظت فایل اکسل خود را باز کنید و به منوی File بروید. به طور پیش فرض دسته بندی Info را مشاهده می کنید. روی دکمه «Protect Workbook» کلیک کنید و سپس گزینه «Encrypt with Password» را از منوی بازشدنی انتخاب کنید.

در پنجره سند «رمزنگاری سند» (Encrypt Document) که باز می شود رمز عبور را وارد کرده و روی OK کلیک کنید.

نکته: به هشداری که در این پنجره وجود دارد توجه کنید. اکسل هیچ روشی برای بازیابی رمزهای عبور فراموش شده ارائه نمی کند و از این رو باید مطمئن شوید که این رمز عبوری که استفاده می کنید را به خاطر سپرده اید.

رمز عبور را مجدداً وارد کنید تا تأیید شود و سپس روی OK کلیک کنید.

در ادامه به برگه اکسل خود بازمی گردید. اما پس از آن که آن را ببندید، بار دیگر که بخواهید آن را باز کنید از شما رمز عبور پرسیده خواهد شد.

هر زمان که خواستید حفاظت رمز عبور را از روی فایل خود بردارید می توانید آن را باز کنید، که البته نیازمند وارد کردن رمز عبور جاری خواهد بود و سپس با تکرار فرایندی که در بخش قبل گفتیم این بار فیلد رمز عبور را خالی بگذارید و روی OK کلیک کنید.

ایجاد حالت «فقط خواندنی» (Read Only) برای یک ورک بوک

این که یک ورک بوک را به حالت فقط-خواندنی دربیاوریم، کار بسیار ساده ای است. البته این کار هیچ نوع حفاظتی برای فایل ایجاد نمی کند، زیرا هر کس که آن را باز کند می تواند امکان ویرایش را برای آن فعال کند؛ اما این کار می تواند یک هشدار در مورد ویرایش کردن فایل به کاربر بدهد.

برای تنظیم این حالت فایل اکسل خود را باز کنید و به موی File بروید در دسته بندی Info که به صورت پیش فرض دیده می شود، روی دکمه «Protect Workbook» کیک کنید و سپس گزینه «Encrypt with Password» را از منوی بازشدنی انتخاب کنید.

اینک هر زمان که کسی (حتی خودتان) بخواهد فایل را باز کند یک هشدار دریافت می کند که نویسنده فایل ترجیح می دهد این فایل در حالت فقط-خواندنی باز شود؛ مگر این که آن فرد بخواهد گزینه دیگری را انتخاب کرده و فایل را ویرایش کند.

برای حذف حالت فقط-خواندنی باید به منوی File بازگردید و بار دیگر روی دکمه «Protect Workbook» کلیک کنید و تنظیمات دو حالتی «Always Open Read-Only» را غیرفعال کنید.

حفاظت از ساختار یک ورک بوک

روش آخر برای افزودن لایه های حفاظتی به یک ورک بوک از طریق حفاظت از ساختار ورک بوک است. این نوع از حفاظت، کاربرانی را که رمز عبور وارد نکرده اند از ایجاد تغییر در سطح ورک بوک بازمی دارد. یعنی آن ها نمی توانند چیزی را به ورک بوک، اضافه یا، حذف کنند و یا چیزی را تغییر نام داده و جابه جا کنند.

برای تنظیم این حالت فایل اکسل خود را باز کنید و به منوی File بروید. دسته بندی Info را به طور پیش فرض می بینید. بر روی دکمه «Protect Workbook» کلیک کنید و سپس گزینه «Encrypt with Password» را از منوی بازشدنی انتخاب کنید.

رمز عبور خود را وارد کرده و روی OK کلیک کنید.

رمز عبور خود را وارد کرده و روی OK کلیک کنید.

هر کس می تواند همچنان سند را باز کند (با فرض این که ورک بوک با یک رمز عبور نیز رمزنگاری نشده باشد)؛ اما نمی توانند به دستورهای ساختاری دسترسی داشته باشند.

اگر کسی رمز عبور را بداند می تواند با رفتن به برگه «Review» و کلیک روی دکمه «Protect Workbook» به این دستورها دسترسی داشته باشد.

در ادامه وی می تواند رمز عبور را وارد کند.

و دستورهای ساختاری برای وی ظاهر می شوند:

با این وجود باید بدانید که این عمل حفاظت ساختار ورک بوک را از سند حذف می کند. برای اینکه این حفاظت مجدداً برقرار شود، باید به منوی فایل بازگردید و مجدداً ورک بوک را مورد حفاظت قرار دهید.

حفاظت از یک ورک شیت در برابر ویرایش

شما می توانید ورک شیت های منفرد را در برابر ویرایش شدن محافظت کنید. زمانی که یک ورک شیت را محافظت می کنید، اکسل همه سلول ها را در برابر ویرایش شدن محافظت می کند. حفاظت از ورک شیت به این معنی است که فرد دیگر نمی تواند محتوایی را ویرایش، قالب بندی یا حذف کند.

در ریبون اصلی اکسل، روی برگه «Review» کلیک کنید.

روی «Protect Sheet» کلیک کنید.

رمز عبوری که دوست دارید برای باز کردن قفل برگه در آینده استفاده کنید را وارد کنید.

مجوزی را که می خواهید کاربران پس از قفل شدن ورک شیت داشته باشند انتخاب کنید. برای نمونه می توانید به افراد اجازه بدهید که ورک شیت را قالب بندی کنند؛ اما نتوانند ردیف ها یا ستون های آن را حذف کنند.

زمانی که کار انتخاب مجوزها پایان یافت، روی OK کلیک کنید.

رمز عبور را مجدداً وارد کنید تا مطمئن شوید که در خاطرتان مانده است و روی OK کلیک کنید.

اگر می خواهید این حفاظت را حذف کنید به برگه Review بروید و روی دکمه Unprotect Sheet کلیک کنید.

رمز عبور خود را وارد کنید و روی OK کلیک کنید.

برگه شما اینک بدون حفاظت است. توجه داشته باشید که این حفاظت به طور کامل حذف شده است و این که در صورت نیاز باید مجدداً از نو این حفاظت را تنظیم کنید.

حفاظت از سلول های خاص در برابر ویرایش

در برخی موارد ممکن است تنها بخواهید سلول های خاصی را در برابر ویرایش شدن در مایکروسافت اکسل محافظت کنید. برای نمونه ممکن است فرمول یا دستورالعمل مهمی داشته باشید که می خواهید آن را امن نگه دارید. این کار هر دلیلی که داشته باشد می توانید به سادگی سلول های خاصی را در اکسل قفل کنید.

کار خود را با انتخاب کردن سلول هایی که می خواهید قفل کنید آغاز کنید. شاید این کار کمی نامعقول به نظر برسد؛ اما در هر حال این امکانی است که آفیس در اختیار شما قرار داده است.

اینک روی سلول های انتخاب شده راست کلیک کرده و دستور «Format Cells» را انتخاب کنید.

در پنجره Format Cells به برگه Protection بروید.

تیک چک باکس «Locked» را بردارید.

و سپس روی OK کلیک کنید.

اینک که سلول هایی که می خواهید اجازه ویرایش شدن را بدهید انتخاب کرده اید، می توانید بقیه ورک شیت را با پیروی از دستورالعمل ارائه شده در بخش قبلی قفل کنید.

دقت کنید که می توانید ابتدا یک ورک شیت را قفل کرده و سپس سلول هایی که می خواهید را از حالت قفل خارج کنید؛ اما اجرای این کار در اکسل کمی دشوار است. این روش انتخاب کردن سلول هایی که می خواهید قفل نشده باقی بمانند و سپس قفل کردن شیت بهتر است.

برگرفته از : ساعد نیوز

ادغام (Merge) سلول ها در اکسل

نوشته

نحوه ایجاد لینک در یک سلول به سلول دیگر در اکسل

نوشته

استفاده از اکسل در حسابداری و ساخت گزارشات

نوشته

چگونه در پاورپوینت نوار پیشرفت بسازیم؟

نوشته

حذف فایل های غیرقابل حذف در ویندوز

چگونه در اکسل نمودار خطی بکشیم

این آموزش مراحل ساخت نمودار خطی را در اکسل به صورت مرحله به مرحله توضیح داده و نحوه‌ی شخصی‌سازی و بهبود آن را نشان می‌دهد. همراه ساعد نیوز باشید.

نمودار در اکسل چیست؟

همان طورکه گفته شد، نمودارها و گراف ها به ساختن جلوه ای بصری از داده های موجود در فایل اکسل کمک می کنند. عبارت های نمودار و گراف عموما درکنار یکدیگر و برخی اوقات به جای هم استفاده می شوند. به طورکلی، گراف (Graph) را می توان پایه ای ترین روش برای نمایش بصری داده دانست که مقادیر داده را در بازه ی زمانی نمایش می دهند. نمودارها (Chart) ساختاری پیچده تر دارند و به نوعی مقایسه ی دو نوع داده را با یکدیگر آسان می کنند.

کاربران عموما با استفاده از نمودارها، داده های مدنظر خود را برای مدیران، مشتریان، اعضای تیم، استادان و مخاطبان دیگر نمایش می دهند تا چشم اندازی سریع از نتایج یا پیشرفت در مسئله ای نمایش داده شود. با رسم نودار در اکسل می توان هرگونه داده ی کمّی را به خوبی در جلوه ای بصری نمایش داد. رسم نمودار در اکسل به راحتی انجام می شود. از آنجاکه داده های موردنیاز برای نمایش در نمودار هم عموما در همان فایل نمودار قرار دارند، کاربرانی پیچیدگی زیادی برای رسم و مدیریت نمودارها نخواهند داشت. به علاوه، اکسل انواع پیش فرض نمودار و گراف را دراختیار کاربر می گذارد که برای انواع داده و مقایسه بین آن ها کاربرد دارند.

کاربرد انواع نمودار در اکسل

مجموعه ی عظیمی از انواع نمودار در اکسل دراختیار کاربران قرار دارد. برای هر نوع داده، می توان از چند نوع نمودار استفاده کرد؛ ولی انتخاب بهترین نمودار اهمیت بیشتری دارد که مفهوم ترین جلوه از محتوای مدنظر شما را نمایش دهد. شما همیشه می توانید با اضافه کردن جلوه های گرافیکی، نمودار خود را جذاب تر و درک پذیر تر کنید. اکسل ۲۰۱۶ پنج دسته ی اصلی برای نمودار و گراف دراختیار کاربر قرار می دهد.

نمودار ستونی (Column Charts)

نمودار ستونی در اکسل از انواع مشهور و پرکاربرد محسوب می شود که تقریبا همه ی کاربران با آن آشنا هستند. این نوع از نمودارها برای مقایسه ی اطلاعات کاربرد زیادی دارند. برای مثال، اگر اطلاعاتی دارید که چند دسته از یک متغیر را بررسی می کند، نمودار ستونی انتخاب مناسبی خواهد بود؛ مثلا برای مقایسه ی آمار فروش چند محصول می توان از این نمودارها استفاده کرد. انواع گوناگونی از نمودارهای ستونی در اکسل وجود دارند که ازلحاظ جلوه ی گرافیکی باهم متفاوت هستند:

• Clustered
• Stacked
• 100%Stacked
• 3D Clustered
• 3D Stacked
• 3D 100%Stacked
• 3D

نمودار میله ای (Bar Charts)

تفاوت اصلی نمودارهای میله ای و ستونی، در افقی بودن نمودار میله ای است. برای رسم نمودار در اکسل در حالت میله ای، می توان همان کاربرد های نمودار ستونی را در نظر گرفت. البته نمودارهای میله ای برخی اوقات نمای مناسب تری از پیشرفت یا مقایسه ی وضعیت دو نوع داده در گذر زمان ارائه می کنند. نمودار میله ای در اکسل در انواع زیر دردسترس کاربر قرار دارد:

• Clustered
• Stacked
• 100%Stacked
• 3D Clustered
• 3D Stacked
• 3D 100%Stacked

نمودار دایره ای (Pie Charts)

نمودار دایره ای در اکسل بهترین انتخاب برای مقایسه ای درصدی چند نوع داده محسوب می شود. درواقع این تصویرسازی، به راحتی نشان می دهد هریک از داده های بررسی شده چه سهمی از کل یک داده را به خود اختصاص داده اند. هر داده به صورت برشی از دایره نمایش داده می شود و به راحتی می توان نسبت آن را با داده های دیگر مقایسه کرد. برای رسم نمودار دایره ای در اکسل، پنج انتخاب دارید:

• Pie
• Pie of Poe (این نمودار، یک بخش از نمودار دایره ای را در نمودار جداگانه ای تقسیم بندی می کند که برای نمایش سهم هر زیرمجموعه از داده مناسب است)
• Bar of Pie
• 3D Pie
• Doughnut

نمودار خطی (Line Charts)

نمودار خطی برای نمایش روندها در گذر زمان کاربرد بسیار عالی دارند. درواقع، داده هایی که در این نمودارها نمایش داده می شوند، عموما چند نوع محدود هستند که قصد داریم روند آن ها را در گذر زمان مقایسه کنیم. در نمودار خطی، نقاط داده از هر نوع داده به هم متصل می شوند و به راحتی می توان روند صعودی یا نزولی آن ها را مشاهده کرد. برای رسم نمودار در اکسل در حالت خطی، هفت انتخاب در پیش دارید:

• Line
• Stacked Line
• 100Stacked Line
• Line with Markers
• Stacked Line with Markers
• 100%Stacked Line with Markers
• 3D Line

نمودار پراکندگی (Scatter Charts)

نمودار پراکندگی کاربردی شبیه به نمودار خطی دارد و تغییر یک داده را در گذر زمان می توان به بهترین نحو در آن نمایش داد. البته نمودارهای پراکندگی نقطه ی تمرکز دیگری هم دارند و تأثیر متغیری بر متغیر دیگر را نمایش می دهند که با اصطلاح همبستگی یا Correlation در مدیریت داده شناخته می شود. نمودارهای پراکندگی در هفت نوع دردسترس قرار دارند:

• Scatter
• Scatter with smooth lines and markers
• Scatter with smooth lines
• Scatter with straight lines and markers
• Scatter with straight lines
• Bubble
• 3D Bubble

علاوه بر پنج دسته ی اصلی ذکرشده، چهار دسته ی زیرمجموعه هم وجود دارد که می توان برای رسم نمودار در اکسل از آن ها بهره برد.

نمودار مساحت (Area)

نمودارهای مساحت مانند نمودارهای خطی تغییر مقادیر داده را در گذر زمان نمایش می دهند. نمودارهای مساحتی برای جلب توجه به تفاوت بین متغیرهای گوناگون کاربرد زیادی دارند.

نمودار سهام (Stock)

همان طورکه از نام این نمودار برمی آید، برای نمایش حداقل و حداکثر و قیمت شروع و پایان عرضه ی یک سهام در دوره ی زمانی خاص از آن استفاده می شود. اگرچه نمودارهای سبک سهام برای تحلیل های مالی کاربرد بیشتری دارند، برای نمایش مواردی همچون بازه ی مقادیر یک داده (مثلا بازه ی مقادیر واقعی در مقایسه با بازه ی مقادیر پیش بینی شده) می توان از آن ها استفاده کرد.

نمودار سطحی (Surface)

برای نمایش داده درزمینه ی سه بعدی می توان از نمودار سطحی استفاده کرد. رسم این نوع از نمودار در اکسل که صفحه ا ی اضافی را در نمودار نمایش می دهد، برای دیتاست های عظیم با بیش از دو متغیر یا دسته بندی های متنوع در داخل یک متغیر کاربرد زیادی دارند. البته خواندن و درک نمودار سطحی آن چنان آسان نیست و برای استفاده از آن باید مطمئن شوید که مخاطب چگونگی تحلیل داده در نمودار سطحی را درک می کند یا خیر.

نمودار رادار (Radar)

برای نمایش داده از متغیرهای گوناگون و ارتباط و نسبت آن ها با یکدیگر، از نمودار راداری استفاده می شود. در این نمودارها، همه ی متغیرها از مرکز شروع می شوند. فراموش نکنید در نمودار راداری، داده ها در مقایسه با یکدیگر نمایش داده می شوند. اغلب کسب وکارها برای نمایش قدرت و ضعف انواع محصولات یا کارمندان یا موارد دیگر، از نمودار راداری استفاده می کنند.

از نمودارهای پرکاربرد دیگر در اکسل می توان به نمودار آبشاری (Waterfall) اشاره کرد. نمودار آبشاری مجموعه ای از گراف های ستونی است که تغییرات مثبت و منفی را در گذر زمان نمایش می دهد. نمودارهای دیگری هم در فهرست نمودارهای اکسل دیده می شوند که برای کاربردهای خاص استفاده می شوند. Treemap ،Sunburst ،Histogram و Box&Whisker انواع دیگری از نمودارها هستند. در پایان فهرست نمودارهای اکسل نیز نوعی ترکیبی به نام Combo پیشنهاد می شود که امکان رسم نمودار را با استفاده از چند نوع نمودار همچون ستونی و خطی فراهم می کند.

برای ایجاد نمودار خطی، مراحل زیر را اجرا کنید.

1. دامنه A1:D7 را انتخاب کنید.

2. در برگه Insert، در گروه نمودارها، روی نماد Line (خط) کلیک کنید.

3. روی Line with Markers (خط با نشانگر) کلیک کنید.

نتیجه:

توجه داشته باشید: اگر برچسب های عددی داشته باشید، سلول خالی A1 را قبل از ایجاد نمودار خطی ایجاد کنید. با انجام این کار، اکسل اعداد در ستون A را به عنوان یک سری داده تشخیص نمی دهد و این عدد را به صورت خودکار در محور افقی (رده) قرار می دهد. پس از ایجاد نمودار، می توانید متن سال (Year) را اگر دوست داشته باشید، در سلول A1 وارد کنید.

برگرفته از : ساعد نیوز

چگونه انیمیشن‌ها را در پاورپوینت ترکیب کنیم؟

نوشته

چگونه با موبایل عکسهای خوب بگیریم؟

نوشته

چگونه به طور اتوماتیک در گوگل‌شیت نمودار ایجاد کنیم؟

نوشته

چگونه فیلتر رنگ‌ها در ویندوز 10 را فعال کنیم؟

نوشته

چگونه در اکسل کلید میانبر بسازیم؟

آموزش طراحی کارنامه با اکسل

اکسل یکی از پرکاربردترین برنامه های شرکت مایکروسافت است که معمولا به طور پیش فرض بر روی ویندوز شما نصب میباشد. حالا در این آموزش قصد داریم به شما بیاموزیم که چگونه با استفاده از اکسل یک کارنامه طراحی کنید و بخش های کوچکی از فرمول نویسی و چند تابع را به شما بیاموزیم.

ابتدا برنامه اکسل را به روش زیر اجرا کنید.
۱- در محیط دکستاپ کلیک راست کنید.
۲- گزینه New را انتخاب کنید و با استفاده از گزینه Microsoft Excel Worksheet یک سند جدید بسازید و با استفاده از آن وارد میحط اکسل شوید.

نکته: توجه داشته باشید برای این که هر چه ساخته ایم از بین برود (مثلا با قطع شدن جریان برق اطلاعات کلا از بین میرود) بهترین کار این است که با استفاده از کلید های ترکیبی ctrl+s از روی صحفه کلید استفاده کنیم، البته نرم افزار آفیس به طور خودکار هر ۱۰ دقیقه یکبار اطلاعات را ذخیره میکند.
نکته : از برنامه Microsoft Excel 2010 در این برنامه استفاده شده است ولی تفاوت بسیاری با سایر نسخه ها ندارد.

فارسی کردن صفحه
ابتدا ما باید صفحه ایجاد شده را با روش زیر فارسی کنیم.
۱-از نوار منو های منو Page Layout را انتخاب کنید.
۲-از گروه Sheet Option بر روی گزینه Right-To-Left کلیک کنید.

قدم بعدی که در راستای اهداف کارنامه باید برداریم این است که نام Sheet مورد نظر رو به (کارنامه) تغییر دهیم. برای این منظور در پایین صفحه سمت راست برو روی Sheet مورد نظر کلیک راست کرده و با استفاده از گزینه Rename نام آن را تغییر دهید و سپس کلید Enter را فشار دهید.

قدمی بعدی این است که محدوده ای را که میخواهیم نمره ها و درس ها را وارد کنیم انتخاب کنیم. حال باید طرح اولیه کارنامه را در Sheet کارنامه بکشیم.
۱-ابتدا از یک خانه شروع میکنیم و اطلاعاتی مثل نام درس و … را وارد میکنیم مثل شکل زیر که خیلی ساده هم هست.

۲-حال ما باید خانه های (B2,C2,D2,E2,F2,G2) را با هم ادغام کنیم و در آن قسمت می نویسیم (کارنامه کل سال تحصیلی) ، البته جوری تنظیم میکنیم که نوشته مربوط در وسط سلول های ادقام قرار بگیرد. برای ادقام کردین این سلول هارا انتخاب(Select) کنید و از سربرگ منو Home گزینه Merge & Center را انتخاب کنید و پس از ادغام شدن سلول ها در آن قسمت بنویسد (کارنامه کل سال تحصیلی)

۳-برا این که ما بتوانیم نوشته ها را در وسط سلول در بیاوریم (چون اینجا کل سلول هست) همه سلول های که در تشکیل کارنامه دخالت دارند را به حالت انتخاب در میاوریم و روی آنها کلیک راست میکنیم و گزینه Format Cell را انتخاب میکنیم ، سپس در صفحه باز شده به تب Alignment رفته و گزینه Horizonal و Vertical را روی Center قرار میدهیم و بقیه تنظیمات را با توجه به تصویر انجام دهید و سپس گزینه OK را انتخاب کنید.

که نتیجه به دست آمده مشابه شکل زیر باید بشود.

حال ما قصد داریم در اینجا کارنامه را رنگی یا رنگ های مختلف در بیاوریم ما هم میتوانیم کل کارنامه رو به یک رنگ در بیاوریم و یا میتوانیم هر قسمت را به یک رنگ خاص در بیاوریم. اولین کار این است که کارنامه رو انتخاب میکنید تا بتوانیم یک رنگ مناسب برای کارد آن انتخاب کنیم. پس از انتخاب کردن تمام پخش های کارنامه مجددا کلیک راست کرده و گزینه Format Cell را انتخاب میکنیم و در صفحه جدید باز شده به سربرگ Border میرویم.

توضیحاتی مربوط به تصویر بالا:
Style: از این قسمت میتوانید کادر مورد نظر خودتون رو تنظیم و انتخاب کنید.
Color: در این قسمت میتوانید رنگ مورد علاقه و مورد نظر خودتان رو انتخاب کنید.
Presets : در این قسمت شما میتوانید انتخاب کنید که چه پخش های از سلول رنگ آمیزی شوند.

شما با توجه به سلیقه خود و کمی خلاقیت میتوانید کارنامه خود را مانند تصویر زیر و حتی زیباتر رنگ آمیزی کنید.

تا به اینجای کار ما با چهار چوب و خط کشی کارنامه آشنا شدیم و بحث فرمول نویسی ، با رسم نمودار کارنامه را از این به بعد آموزش خواهیم داد.
حالا قبل از این که به سراغ بخش فرمول نویسی برویم به شما باید بیاموزید که چگونه یک ستون به پروژه خودمون اضافه کنیم برای مثال ما میخواهیم بین ستون اینگلیسی و حرفه و فن یک ستون جدید ایجاد کنیم برای این کار روی سلول اینگلیسی کلیک راست میکنیم و گزینه Insert را انتخاب میکنیم. و با توجه به تصویر و توضیحات خانه جدید را ایجاد کنید.

Shift Cells Left : یک سلول جدید میسازه و از سمت چپ به فاصله یک سلول سطرح جا به جا می شود.
Shift Cells down : یک سلول جدید میسازه و از سمت پایین به فاصله یک سلول سطرح جا به جا می شود.
Entire row : ایجاد یک سطر جدید از بالای سلول انتخاب شده.
Entire column : ایجاد یک ستون جدید از سمت چپ سلول انتخاب شده.

فرمول نویسی:

مهم ترین پخش کارنامه فرمول نویسی میباشد، فرمول نویسی بسیار مهم است و یکی از اساسی ترین قسمت های اکسل می باشد ، که ابتدا من شما را با چند عبارت کوچیک در اکسل آشنا میکنم.

عبارت ( + ) در اکسل نشانه جمع می باشد.
عبارت ( – ) در اکسل نشانه تفریق یا کم شدن می باشد.
عبارت ( * ) در اکسل نشانه ضرب می باشد.
عبارت ( / ) در اکسل ناشنه تقسیم می باشد.
عبارت ( : ) به معنی تا می باشد مثلا می گویند از خانه A1 تا G1 میشود A1:G1.

ابتدا ما نمرات را در کارنامه وارد میکنیم مثل شکل زیر.
خب برای مثال نمره نیم سال اول درس دینی ما در سلول B4 قرار دارد و نمره نیم سال دوم ما در سلول D4 قرار دارد و نمره اصلی ما که جمع دو نمره سال اول و سال دوم تقسیم بر ۲ در قسمت نمره اصلی و سلول F4 باید قرار گیرد برای این کار بر روی سلول F4 کلیک کنید و فرمول زیر را وارد کنید و سپس کلید Enter را فشار دهید.

بعد از اینکه فرمول ثبت شد دیگر نیازی به این کار نیست که برای تک تک سلول های ستون F فرمول بنویسید. به قسمت پایین سمت چپ سلولی که در آن فرمول نوشته اید بروید تا نشانه گر ماوس به شکل عبارت ( + ) در بیاید. وقتی به این شکل در آمد کلیک چپ کرده و آن را تا خانه ای که فرمول ها باید جای گذاری شود به سمت پایین بکشید یا درگ کنید تا خودش به صورت اتوماتیک فرمول ها را جای گذاری کند. بر روی تصویر نشان داده شده است که فلش ماوس را به کجا ببرید تا به یک علامت مثبت تبدیل شود.

حالا علامت مثبت را تا سلول F12 به سمت پایین بکشید و پس از رسیدن به بخش مورد نظر آن را رها کنید. به شکل خیلی راحت تا به اینجا فرمول های اولیه کار ما وارد شدند. حالا نوبت معدل تو نیم سال تحصیلی میباشد که با توجه به تصویر فرمول هارا در سلول مخصوص خود وارد میکنیم.

فرمول معدل نیم سال اول :

فرمول معدل نیم سال دوم:

حالا نوبت بخش ملاحضات می باشد هدف ما این است که اگر فرد نمره ۱۰ یا بالاتر از ۱۰ گرفت به صورت اتوماتیک در پخش ملاحضات آن عبارت (قبول) یا کمتر از ۱۰ گرفت عبارت (تجدید) وارد شود که برای این کار IF (اگر) کمک میگیریم. برای یادگیری بهتر به مثال زیر توجه کنید.

((ما قصد این را داریم که اگر در سلول C4 بنویسیم که اگر نمره داخل سلول B4 بزرگتر از ۱۰ یا خود عدد ۱۰ بود به طور خودکار عبارت قبول را نشان دهد و اگر داخل خانه یا سلول B4 کمتر از ۱۰ بود عبارت تجدید را نشان دهد.))

برای این کار ابتدا به سلول C4 را انتخاب میکند و به منوی Formulas میرویم و با استفاده از زیر گروه گزینه auto sum گزینه More Functions را انتخاب میکنیم. تا پنجره جدید باز شود در این بخش گزینه IF را انتخاب میکنیم و سپس گزینه OK میزنیم.
در صفحه جدید که باز میشود با توجه به تصویر و فرمول آن را پر کنید و سپس گزینه OK را وارد کنید.

در قسمت Logical_test نوشتیم خانه یا سلول B4 بزرگتر،مساوی عدد ۱۱ باشد. در قسمت Value_if_true نوشتیم در صورتی که شرط در قسمت Logical_test برقرار بود عبارت قبول را در خانه یا سلول C4 نمایش بدهد. در قسمت Value_if_False نوشتیم در صورتی که شرط در قسمت Logical_test بر قرار نبود عبارت تجدید را در خانه یا سلول C4 نمایش بدهد.

برای نیم سال های دیگر نیز میتوانید از همین فرمول استفاده کنید .
نمونه پایانی پروژه

در صورت داشتن هر گونه پیشنهاد یا سوال میتوانید از بخش نظرات با ما در میان بگذارید تا در سریع ترین سرعت به آن پاسخ داده باشیم ، امیدوارم آموزش به قدری کافی و جامع بوده باشه که بتونه بخشی از نیاز های شما رو در برنامه اکسل برطرف بکند.

برگرفته از : ساعد نیوز

دانلود رایگان تقویم سال 1402 شمسی با ذکر مناسبت ها و تعطیلات با دو فرمت pdf و اکسل (قابل ویرایش)

نوشته

فصل 5 : آموزش انویوو: جستجو و بازیابی اطلاعات

نوشته

آنچه باید درباره ی زیره سیاه کرمانی بدانید

نوشته

قفل گذاری روی فایل های ورد،پاورپوینت و اکسل

نوشته

پرسشنامه تحمل ابهام –  16 گویه‌ای بادنر (1962)

استفاده از اکسل در حسابداری و ساخت گزارشات

حسابداری با اکسل از موضوعاتی است که اکثر حسابداران پیگیر آن هستند. برخی با تلاش و زحمت به یادگیری حسابداری می پردازند و در برنامه ای بلند مدت برای خود موفقیت های خوبی رقم میزنند. برخی نیز زمان برای گذر از یک برنامه بلند مدت ندارند و تمایلشان به این مورد است که به سرعت به یادگیری حسابداری بپردازند.

حسابداری با اکسل

ایجاد صفحه گسترده هزینه و درآمد (دریافت و پرداخت) می تواند به شما در مدیریت امور مالی شخصی و شرکت تان کمک کند. انجام این کار بوسیله یک صفحه گسترده ساده مانند اکسل بسیار ساده بوده و با استفاده از توابع و فرمول نویسی امکان پذیر است.

در این نوشتار سعی داریم، یک برنامه حسابداری با اکسل را شخصی سازی می کنیم. ابتدا برخی از اطلاعات و اقلام کلیدی در مورد منابع هزینه و درآمد را در یک کاربرگ ذخیره کرده و در کاربرگ دیگری درآمد و هزینه ها را یادداشت می کنیم. توجه داشته باشید که برای تهیه گزارش های یک دست و ساده، باید اقلام اطلاعاتی در کاربرگ هزینه و درآمد را برحسب کاربرگ اطلاعات کلیدی یا اولیه ایجاد کنیم.

از طرفی برای تهیه گزارشات حسابداری با اکسل (مانند جمع بندی و تهیه صورت های مالی) استفاده از ابزارهای دیگر این نرم افزار، مانند فیلتر و تابع SUBTOTAL ضروری به نظر می رسند. همچنین به کارگیری «جدول محوری» (PivotTable) با توجه به تنوع گزارشاتی که تولید می کند، یک گزینه بسیار مطلوب برای تهیه صورت های مالی خواهد بود. همه این موارد در این متن مورد توجه قرار گرفته و در پایان، فایل مربوط به ایجاد یک دفتر روزنامه و گزارش گیری از آن، در قالب یک کارپوشه (Workbook) به صورت یک نرم افزار حسابداری با اکسل قابل دستیابی خواهد بود.

گام های مربوط به ساخت نرم افزار حسابداری با اکسل را براساس یک مثال ساده از لیست هزینه و درآمدها پی می گیریم.

گام صفر: تعریف اقلام دسته یا گروه هزینه/درآمد

برای انجام عملیات حسابداری با اکسل باید به معرفی حساب های دریافتنی/پرداختنی بپردازید. البته در اینجا گام صفر که مربوط به انجام این عمل است، یک مرحله اختیاری است. در این گام، گزینه های مربوط به دسته یا گروه درآمدی یا هزینه ها را مشخص می کنیم. هر چند تعریف اقلام مربوط به هزینه یا درآمد ضروری نیست، ولی انجام این کار باعث می شود که لیست دریافت و پرداخت های تهیه شده، دارای گزینه هایی مشابه بوده و گزارش گیری از آن ها ساده تر صورت گیرد. اگر گام صفر را اجرا نکنید باز هم یک جدول (کاربرگ) درآمد و هزینه خواهید داشت ولی در تهیه گزارش جدول محوری، با مشکل مواجه خواهید شد. تصویر ۱، به معرفی مقادیر «کاربرگ اطلاعات اولیه» اشاره دارد.

همانطور که دیدید، سطرهای این جدول، نشانگر مراکز هزینه یا درآمد است. بنابراین هر یک از اقلام این جدول را باید برای ستون دسته جدول هزینه/درآمد مشخص کرد. این کار را در گام اول و بوسیله «اعتباردهی داده ها» (Data Validation) انجام خواهیم داد. واضح است که برای هر قلم که مربوط به هزینه است، در ابتدا عبارت هزینه و برای اقلامی که براساس درآمد هستند، کلمه درآمد قرار گرفته است. به این ترتیب شاید در گزارش های دیگری که مربوط به هزینه یا درآمد است، جمع بندی براساس این کلمات نیز امکان پذیر شود. به این ترتیب تفکیک گزارش حسابداری با اکسل به شکل مطلوب صورت می گیرد.

گام اول: ایجاد کاربرگ هزینه و درآمد در اکسل

در ابتدای امر، باید هزینه ها یا درآمدهای مربوط هر روز را در یک جدول یادداشت کنیم. این کار اولین گام برای ایجاد یک سیستم حسابداری با اکسل محسوب می شود. البته اگر این اقلام اطلاعاتی را به شکل درست، طبقه بندی کرده باشیم، می توانیم گزارشات مختلفی برحسب مرکز هزینه یا منبع درآمدی تهیه کنیم. این کار اغلب در گزارشات مالی صورت گرفته و به عنوان یک گزارش پایان ماه یا حتی زمانی که حساب ها در یک سال مالی بسته می شوند، به عنوان سند اختتامیه، تهیه می شود. در تصویر ۲، مثالی از یک لیست ساده با برخی از داده های نمونه آورده شده است. به ستون های تعریف شده در این جدول دقت کنید. این جدول را در ادامه متن، مبنای کار حسابداری با اکسل قرار می دهیم.

برای اطلاع از چگونگی ثبت و نمایش تاریخ شمسی، مطلب تاریخ شمسی در اکسل | راهنمای کاربردی را مطالعه کنید.

نکته: هر تعامل مالی (دریافت یا پرداخت) را یک «تراکنش» (Transaction) می نامند. بنابراین هر سطر از این جدول به یک تراکنش مالی ارتباط خواهد داشت.

ستون های تعریف شده در کاربرگ اکسل که در تصویر ۲ مشاهده کردید، در ادامه معرفی و نقش هر یک از تراکنش های مالی ذکر شده است.

• ستون تاریخ: تاریخ انجام تراکنش در این ستون وارد می شود. برای وارد کردن تاریخ شمسی در این ستون، از شیوه فارسی سازی تاریخ در اکسل استفاده کرده ایم. در گزارشاتی که در آینده بوسیله این جدول تهیه خواهیم کرد، تاریخ شمسی نقش مهمی ایفا می کند. به این ترتیب سیستم حسابداری با اکسل را به صورت کاملا فارسی در اختیار خواهید داشت.
• ستون شرح: شرح تراکنش در این قسمت نوشته می شود. ممکن است محتویات این سلول ها، متنی، عددی یا مخلوطی از محتویات متنی و عددی باشد. البته اگر بخواهید مثلا یک شماره چک یا مثلا شماره کارتی که به آن پرداختی انجام داده اید را از این بخش جدا کنید، اکسل، توابع و برنامه های مختلفی در اختیارتان قرار می دهد. این موضوع در نوشتار دیگری از مجله فرادرس با عنوان جدا کردن عدد از متن در اکسل — راهنمای کاربردی قابل مشاهده است.
• ستون دسته یا گروه: سلول های این ستون به دسته بندی یا طبقه بندی هزینه یا درآمد اشاره دارند. می توانید گزینه های خاصی را برای این ستون در نظر بگیرید. ایجاد یک لیست سفارشی و معرفی آن به عنوان مقادیر مجاز برای ثبت در این سلول ها راه کار مناسبی خواهد بود. کافی است که از Data Validation برای انجام این کار کمک بگیرید. انجام این عمل در ادامه متن مورد توجه قرار گرفته است.
• ستون هزینه: هر مقدار هزینه ای که در تاریخ های ثبت شده در ستون تاریخ داشته اید را در این قسمت وارد کنید. ممکن است برای این عددها، از واحد ریال یا تومان استفاده کنید. این را به خاطر داشته باشید که اگر مقادیر ستون هزینه را به ریال وارد کرده اید، درآمدها را هم به ریال وارد کنید تا باقی مانده بدست آمده، معنی دار باشد. ستون هزینه ممکن است از نوع خرید، سود قسط بانکی و … باشند. بنابراین گزینه مناسب را از ستون دسته برای هر هزینه انتخاب کنید.
• ستون درآمد: رفتار این ستون نیز درست به مانند ستون هزینه است. برای هر یک از مقادیر این ستون در قسمت دسته، گروه مناسب درآمد را انتخاب کنید. برای مثال ممکن است درآمد مربوط به فروش، دریافت سود بانکی و … باشد.

اعتبار سنجی داده برای ستون دسته

همانطور که گفته شد، بهتر است، برای مقادیر ستون «دسته» از اقلامی اطلاعاتی استاندارد که در «کاربرگ اطلاعات اولیه» تنظیم شده، استفاده کنیم. به این منظور ستون دسته را انتخاب کرده و از برگه Data دستور Data Validation را از بخش Data Tools اجرا می کنیم.

با انجام این کار مقادیری که در ستون «دسته» قرار می گیرند حتما باید یکی از اقلام کاربرگ اطلاعات اولیه در سلول های B2 تا B13 باشند. به علامت دلار ($) که در این آدرس ها ثبت شده و آن ها را به صورت آدرس مطلق درآورده نیز توجه داشته باشید.

نکته: انتخاب گزینه Ignore blank باعث می شود که سطرهای خالی در کاربرگ اطلاعات اولیه در ناحیه گفته شده، در لیست گزینه های انتخابی ظاهر نشوند. این سطرهای خالی به این منظور در Data Validation به کار رفته اند تا اگر سطرهای دیگری به جدول اطلاعات اولیه اضافه شد، به گزینه های انتخابی در جدول «درآمد هزینه» اضافه شوند. همچنین با انتخاب گزینه In-cell dropdown، دکمه ای برای انتخاب اقلام مورد نظر برای سلول های مربوط به ستون «دسته» ظاهر شده که با کلیک روی آن می توانید لیست گزینه های مورد نظر را ظاهر و از بین آن ها انتخاب انجام دهید.

جمع بندی برای ستون هزینه و درآمد

از طرفی برای هر دو ستون درآمد و هزینه، احتیاج به یک جمع نیز داریم. بنابراین بهتر است در قسمتی از لیست، یک محل نیز برای جمع بندی و خلاصه کردن جدول بالا، در نظر بگیریم. به این ترتیب می توانیم در همین قسمت، تفاضل هزینه از درآمد را محاسبه کرده و به عنوان سلول مانده (سود/زیان) در نظر بگیریم.

برای جمع کردن یک ناحیه، معمولا از تابع SUM در اکسل استفاده می کنیم. بنابراین برای محاسبه جمع کل هزینه و درآمد، فرمولی به صورت زیر در سلول های E1 و F1 می نویسیم. توجه داشته باشید که هر چه بعد از علامت «:E1» یا «:F1» قرار گرفته را باید در سلول بنویسید.

E1: = sum(E4:E20)

F1: = sum(F4:F20)

مشخص است که آدرس های F20 و E20 نشانگر انتهای لیست هستند. ولی اگر می خواهید مجموع را برای سطرهای دیگر جدول «رآمد هزینه» محاسبه کنید باید سطرهای آخر جدول را در این مکان مشخص کنید. برای مثال اگر سطر آخر جدول تان در ردیف هزارم قرار دارد باید آخرین سلول را به صورت E1000 و F1000 در فرمول مشخص کنید.

حال کافی است برای محاسبه مانده دو سلول E1 و F1 را از یکدیگر کم کنیم. معمولا هزینه را از درآمد کم کرده تا مانده (سود / زیان) مشخص شود. این کار را در سلول H1 انجام خواهیم داد.

H1: = F1 – E1

به این ترتیب با اضافه کردن هر سطر به جدول اطلاعاتی هزینه/درآمد، مانده عملیات صورت گرفته (تراکنش ها) به راحتی به دست آمده و قابل مشاهده است. بنابراین همانطور که دیدید بهتر است که سلول مربوط به جمع بندی را در بالاترین سطر جدول اطلاعاتی درج کنیم. اگر از دستور ثابت کردن سطر در اکسل (Freeze) استفاده کنیم، می توانیم اسامی ستون ها و همینطور جمع ها را همیشه در کاربرگ مشاهده کرده و با افزایش تعداد سطرهای جدول، آن ها را گم نکنیم.

ثابت کردن سطرهای اولیه کاربرگ درآمد هزینه

حال فرض کنید که جمع کل هزینه ها را بوسیله تابع SUM در سلول E1 و F1 نوشته و همچنین مانده نیز در سلول H1 محاسبه شده است. واضح است که با وارد کردن سطرهای جدید به «کاربرگ درآمد هزینه»، صفحه اکسل به پایین حرکت کرده و دیگر امکان نمایش سطرهای اول جدول را نخواهد داشت. اگر می خواهید سطرهایی از بالایی کاربرگ را به صورت ثابت نمایش داده و در عین حال قادر به ورود داده به سطرهای پایین باشید، باید از دستور Freeze Pane استفاده کنید. برای ثابت کردن عنوان های جدول و همینطور سطر جمع، به صورت زیر عمل می کنیم.

1. روی سطر ۴ کاربرگ کلیک می کنیم. به این ترتیب کل سطر چهارم کاربرگ درآمد هزینه انتخاب می شود.
2. از برگه View گزینه Freeze panes را از بخش Window کلیک می کنیم.
3. با انتخاب دستور Freeze Panes از محل سطر انتخابی به بالای کاربرگ ثابت خواهد شد.

حال اگر کاربرگ را به سمت پایین، پیمایش (Scroll) کنید، همیشه سطرهای اول تا سوم کاربرگ دیده خواهند شد. توجه دارید که سطر انتخابی باید اولین سطری باشد که قرار است، سطرهای قبل از آن ثابت شوند.

گام دوم: فیلتر کردن سطرهای جدول

همانطور که گرفته شد، جدول هزینه و درآمد، کل تراکنش های مالی را نمایش می دهند. ولی شاید به نوع خاصی از هزینه ها (هزینه های خدماتی) یا درآمدها (فروش محصول خاص) توجه داشته باشیم. برای این که نمایش اطلاعاتی «کاربرگ درآمد هزینه» براساس انتخاب گزینه خاصی از ستون دسته یا گروه صورت گیرد، از فیلتر استفاده می کنیم.

به این منظور مراحل زیر را طی خواهیم کرد.

1. سطر سوم از کاربرگ که شامل اسامی ستون های جدول است را انتخاب می کنیم.
2. از برگه Data، گزینه Filter را به صورت فعال در می آوریم.
3. با استفاده از دستگیره های فیلتر که روی ستون ها قرار است، هر قلم از ستون «دسته» را انتخاب و سطرهای مرتبط را نمایش می دهیم.

به تصویر ۴ توجه کنید. این گزارش می تواند نتایج حاصل از فیلتر کردن جدول توسط گروه «هزینه اداری» را نشان دهد.

از طرفی شاید بهتر باشد که از تابع «زیرجمع» (SUBTOTAL) که با فیلتر نیز همخوانی دارد استفاده کنیم. بنابراین فرمولی که برای انجام این کار در سطر دوم کاربرگ و در بالای ستون هزینه و درآمد خواهیم نوشت به صورت زیر خواهد بود.

E2: =SUBTOTAL(9,E4:E20)

F2: =SUBTOTAL(9,F4:F20)

نکته: کد ۹ که به عنوان پارامتر اول این تابع به کار رفته، مربوط به تابع جمع است. در حقیقت تابع SUBTOTAL قادر است ۱۱ محاسبه یا تابع مختلف را به کارگیرد. اگر از کد ۱ برای پارامتر اول استفاده کنید، عمل میانگین گیری برای سطرهای معرفی شده، صورت خواهد گرفت.

به این ترتیب هر گاه فیلتر را در ستون گروه یا دسته هزینه/درآمد، تغییر دهید، نتیجه جمع بندی برای آن گروه، در انتهای جدول ظاهر خواهد شد. نکته ای که در این بین باید به آن توجه کرد، قرارگیری محل جمع بندی در کاربرگ است. معمولا سطرهای متعددی در هر ماه ممکن است در جدول هزینه و درآمد ثبت شوند. در نتیجه هیچگاه انتهای لیست یا سطرهای این جدول از قبل مشخص نیست. بنابراین سطر دوم کاربرگ، محل مناسبی برای ثبت این فرمول ها خواهد بود.

به تصویر ۵ توجه کنید. مانده حاصل از جمع هزینه و درآمد به همراه زیر جمع براساس فیلتر روی درآمد محصول ۱ صورت گرفته است. هر چند سطرهای ۴ تا ۲۰ در تابع SUBTOTAL معرفی شده اند، ولی فقط سلول هایی از این ستون در جمع نقش دارند که مطابق با فیلتر بوده و نمایش داده شده اند.

گام سوم: تهیه گزارش از جدول دریافت و پرداخت

هر چند فیلتر گذاری و محاسبه به کمک تابع SUBTOTAL می تواند بسیاری از گزارشات دلخواه ما را تهیه کند، ولی لازم است برای تهیه هر گزارش، گزارش قبلی را تغییر دهیم. از طرفی گزارش هایی که توسط تابع SUBTOTAL و فیلتر ایجاد می شوند، روی جدول اطلاعاتی اعمال شده و عملاً جدول داده های اصلی، دیده نمی شوند. بنابراین بهتر است از تکنیک یا ابزار «جدول محوری» (PivotTable) استفاده کنیم تا هم گزارش ها را بطور مجزا از جدول اطلاعاتی داشته باشیم و هم اینکه بتوانیم بطور همزمان چندین گزارش را مشاهده کنیم.

فرض کنید به گزارشی احتیاج داریم که برحسب هزینه های باشد و بتواند به تفکیک هر مرکز هزینه، مجموع را محاسبه و نمایش دهد. مراحل ایجاد جدول محوری برای کابرگ درآمد و هزینه به صورت زیر است. البته فرض بر این است که هیچ فیلتری روی جدول اطلاعاتی اعمال نشده است.

نکته: توجه داشته باشید که برای خاموش کردن فیلتر، کافی است دکمه اجرای فیلتر را از برگه Data مجدد کلیک کنید.

1. ناحیه اطلاعاتی «کاربرگ درآمد هزینه» یعنی سلول های B3 تا F9 را انتخاب کنید.
2. از برگه Insert و از قسمت Tables گزینه PivotTable را انتخاب کنید.
3. تنظیمات مربوط به پنجره ظاهر شده را مطابق با تصویر ۶ اجرا کرده و دکمه OK را انتخاب کنید.

به این ترتیب یک جدول محوری بر اساس متغیرهای موجود در ستون های تاریخ تا درآمد ساخته می شود. کافی است که در این هنگام متغیرهای دسته بندی (Grouping) و جمع بندی (Summarizing) را معرفی کنیم تا گزارش کامل شود.

همانطور که می دانید، متغیرهایی که برای دسته بندی لازم هستند، باید شامل مقادیر تکراری باشند تا امکان گروه بندی وجود داشته باشید. می توان از ستون «تاریخ» و همچنین «دسته» برای قسمت های ستون (Column) یا سطر (Row) جدول محوری استفاده کرد. از طرفی اگر قرار است جمع هزینه یا درآمد را به تفکیک هر یک از این بخش های بدست آوریم، لازم است که متغیرهای هزینه و درآمد را به عنوان متغیر «جمع بندی» (Value) معرفی می کنیم.

همانطور که در تصویر 7، مشاهده می کنید، این جدول محوری قادر است بسیاری از سوالات ما را به عنوان یک گزارش کامل، پاسخ بدهد. برای مثال متوجه می شویم که مجموع هزینه های ماده اولیه چقدر است. از طرفی امکان محاسبه جمع هزینه های تولید نیز طبق یک جدول دیگر میسر است.

همانطور که مشاهده می کنید، این گزارش فقط مربوط به هزینه های صورت گرفته است.

به یاد داشته باشید که با دوبار کلیک روی یک گزینه از جدول محوری، در یک کاربرگ جدید، سطرهایی که نتیجه جمع بندی آن ها سلول بوده اند، دسترسی خواهید داشت. به این کار در جدول محوری، Drill in یا «کنکاش کردن» می گویند. این کار درست مثل آن است که از یک گزارش کلی به گزارش فرعی و ریز اسناد مربوط به آن حساب کل توسط سیستم حسابداری با اکسل دست پیدا کنید.

نکته: البته می توان همه این گزارشات در یک جدول ارائه نمود. برای این کار کافی است متغیر «درآمد» را به قسمت Values در قاب PivotTable Fields اضافه کنید. البته با این کار، گزارش و جدول محوری، عریض تر شده و شاید خوانایی لازم را نداشته باشد. ولی به هر حال می توان بیش از یک متغیر را در قسمت های مختلف یک جدول محوری یعنی، سطر-Row، ستون-Column، فیلتر-Filter و حتی مقادیر جمع بندی- Values، قرار داد. این کار گزارش حسابداری با اکسل را متنوع و تکمیل تر می کند.

توجه داشته باشید که برای نمایش اعداد به صورت فارسی یا قالب بندی جدول محوری باید از قلم های فارسی و همچنین رنگ آمیزی یا سبک های (Style) جدول استفاده کنید.

گام چهارم: به روز رسانی جدول گزارش

متاسفانه در زمانی که جدول اصلی یعنی جدول درآمد هزینه، دارای سطر جدیدی شده یا مقادیر آن تغییر یابد، جدول محوری که حاوی گزارش های جمع بندی است، تغییر نکرده و داده های جدید مورد محاسبه قرار نمی گیرند. بنابراین این لازم است ناحیه جدول اطلاعاتی مربوط به جدول محوری را مجدد تعیین کنید. این کار به کمک دستور Change Data Source از برگه Analyze در بخش PivotTable Tools امکان پذیر است. این برگه فقط در زمانی که یکی از سلول های جدول محوری انتخاب شده باشد، ظاهر خواهد شد.

سیستم حسابداری با اکسل باید به روز شود. لازم است که تغییرات صورت گرفته در این جدول، در گزارش جدول محوری، اعمال شوند، باید جدول محوری را به روزآوری (Refresh) کنید. به این منظور یکی از سلول های جدول محوری را انتخاب کرده و از برگه Data در قسمت Connection، روی Refresh All کلیک کنید.

با این کار تمامی تغییراتی که در جدول اصلی، جدول پایه و داده های آن ها ایجاد کرده اید در گزارش جدول محوری ارائه و مورد محاسبه قرار خواهد گرفت. به این ترتیب آخرین اطلاعات را در گزارش خواهید دید. در تصویر ۸، محل قرارگیری دستور به روزآوری (Refresh All) دیده می شود.

منظور از گویه در پرسشنامه چیست؟

نوشته

نشریات و مجلات معتبر بین المللی (ISI) در حوزه کبدشناسی و بیماری های روده و معده

نوشته

سندرم ربکا در روابط عاطفی

نوشته

روش ایجاد نمودار ستونی در مکس کیو دی ای MAXQDA

نوشته

انواع مقیاس های اندازه گیری با ذکر مثال

چگونه در اکسل فرمول نویسی کنیم؟

فرمولها و فرمول نويسی از مهمترين قابليتهای اكسل هستند. فرمولها، عبارات محاسباتی يا مقايسهای هستند كه روی مقادير عددی يا رشتهای با كمك عملگرها، عملياتی را انجام ميدهند. تابع يكی از امكانات مهم اكسل است و انجام عمليات را در فرمولها آسان ميكند.

فرمولها و فرمول نويسی از مهمترين قابليتهای اكسل هستند. فرمولها، عبارات محاسباتی يا مقايسهای هستند كه روی مقادير عددی يا رشتهای با كمك عملگرها، عملياتی را انجام ميدهند. تابع يكی از امكانات مهم اكسل است و انجام عمليات را در فرمولها آسان ميكند.

در واقع یکی از قدرتمندترین قابلیت ها در نرم افزار اکسل ۲۰۱۰ به بعد قابلیت محاسبه اطلاعات عملی با استفاده از فرمول می باشد. همانند یک ماشین حساب، اکسل می تواند افزودن، کم کردن، ضرب کردن و یا تقسیم را انجام دهد.

اگر تازه کار با صفحات گسترده ی اکسل را آغاز کرده باشید، ممکن است به نظرتان کار با فرمول های آن کمی سخت بیاید. فرمول های اکسل به شما امکان انجام محاسبات مختلف بر روی داده های عددی وارد شده در کاربرگ یا «Worksheet» را می دهند. این فرمول ها هم برای کارهای ساده نظیر جمع و تفریق استفاده می شوند و هم برای محاسبات پیچیده تر نظیر حساب کتاب حقوق، پیدا کردن معدل یک دانش آموزش یا محاسبه ی هزینه ی اجاره کاربرد دارند.

زمانی که یک فرمول به درستی وارد شده باشد و مقدار داخل آن تغییر کند، اکسل به طور خودکار آن را محاسبه کرده و نتیجه ی آن را بروزرسانی می کند.

ساختار فرمول های اکسل

فرمول نویسی در اکسل دارای عناصر زیر است:

علامت مساوی: این علامت اصلی ترین عنصر فرمول نویسی در اکسل است. علامت مساوی نشان دهنده استفاده از فرمول در سلول است.

پرانتز: یکی از عناصر فرمول نویسی در اکسل پرانتز است. پرانتز باعث درک بهتر فرمول های نوشته شده در اکسل می شود و در ساختار توابع مختلف اکسل تعریف شده است.

عملگرها: عملگرها در اکسل به دو دسته عملیاتی و مقایسه ای تقسیم می شوند. عملگرهای مقایسه به عملگرهایی مانند علامت بزرگتر و کوچکتر و عملگرهای عملیاتی به عملگرهایی مانند جمع ، تفریق ، ضرب و تقسیم گفته می شود.

توابع: توابع از مهم ترین عناصر فرمول نویسی اکسل می باشد و فراگیری آن یکی از گام های مهم در آموزش برنامه اکسل است.

آرگومان: به عناصر ورودی توابع در اکسل آرگومان گفته می شود.

فرمول نویسی در اکسل دارای ساختار و عناصری است که در ادامه به آن ها اشاره خواهیم کرد.

– تمامی فرمول های اکسل باید با یک علامت مساوی شروع شود.

– فرمول نوشته شده در هر سلول اکسل فقط در مورد همان سلول است و در محتوای سلول های دیگر تاثیری ندارد.

– خروجی تمام فرمول ها در اکسل یک عدد است و نمی توان انتظار داشت با نوشتن یک فرمول چند خروجی به دست آورد.

– اکسل برای عملگرهای مختلف حق تقدم قائل می شود. به عنوان مثال فرمول توان نسبت به فرمول ضرب در اکسل و هم چنین فرمول تقسیم در اکسل نسبت به فرمول جمع و تفریق دارای اولویت است.

روش فرمول نویسی در اکسل برای تابع ثابت

ابتدا با یک فرمول ساده و ثابت، فرمول نویسی در اکسل را شروع می کنیم. در نوشتن فرمول های ثابت از اعداد، کدها، داده ها و متن ها به صورت مستقیم استفاده می شود. ابتدا یک خانه که می خواهید جواب فرمول در ان نشان داده شود را انتخاب کنید.

سپس نماد مساوی = را تایپ کنید. حال یک معادله ثابت ساده را تایپ کنید. به طور مثال از فرمول ثابت تفریق 50-100= استفاده می کنیم و پس از اتمام فرمول نویسی در اکسل، اینتر را بزنید. به همین سادگی کار انجام می شود.

نحوه فرمول نویسی در اکسل برای معادله های مرجع دار (رفرنس)

بر خلاف نوع قبلی که از مقادیر ثابت استفاده می شود، می توانیم به جای وارد کردن اعداد مستقیم، از شماره سلول به عنوان فرمول نویسی پیشرفته در اکسل استفاده کنیم. به عبارت دیگر به جای اینکه از عدد موجود در آن خانه استفاده کنیم، از شماره خانه استفاده می کنیم. مزیت این کار این است که در صورت تغییر مقادیر، دیگر نیازی به تغییر فرمول نیست. به طور مثال می خواهیم محتوای خانه B2 را از خانه A2 کم یا تفریق کنیم. برای این کار در خانه مورد نظر فرمول را به شکل زیر می نویسیم و اینتر می کنیم.

A2-B2=

هنگام ساخت چنین فرمول هایی می توانید مستقیما شماره خانه را بنویسید و یا روی بعد از نوشتن فرمول (وارد کردن = ) روی آن خانه کلیک کنید تا اکسل خودش شماره آن را به فرمول شما اضافه کند.

اگر بخواهید در یک فرمول محدوده خاصی تعیین کنید و فرمول شما بر روی مقادیر متعددی انجام شود : اگر یک ناحیه مشخص مدنظرتان است از «:» استفاده کنید. مثلا اگر بنویسید C۳:E۷ این عبارت اشاره به خانه های بین C۳ و E۷ دارد. به همین شکل می توانید خانه های یک ستون یا یک سطر را مشخص کنید.

مثلا F۱:F۱۰ یا A۴:F۴. اگر بنویسید H:H اکسل تمام خانه های ستون H را در نظر می گیرد و اگر بنویسید ۵:۵ اکسل تمام خانه های سطر پنجم را در نظر خواهد گرفت. عبارت ۵:۱۰ اشاره به تمام خانه های سطر های پنجم تا دهم دارد به گونه ای که شامل تمام ستون ها می شود و عبارت H:J اشاره به تمام خانه های ستون های H تا J دارد به گونه ای که شامل تمام سطر ها شود.

اگر چند ناحیه مدنظرتان است از «:» و «‚» استفاده کنید. مثلا فرمول (sum (A۱:B۴‚G۳:G۷= می گوید مقادیر خانه های بین A۱ تا B۴ را با هم جمع کن و سپس حاصل را با حاصل جمع مقادیر بین خانه های G۳ تا G۷ جمع ببند. اینجا تابع sum بر روی دو ناحیه اعمال شده است.

در آدرس دهی شما حتی می توانید خانه های یک کاربرگ دیگر را هم آدرس بدهید. این کار با کمک علامت تعجب «!» صورت می گیرد. مثلا در فرمول (AVERAGE (Sheet۲! B۱:B۱۰= اکسل از خانه های بین B۱ تا B۱۰ از کاربرگ Sheet۲ میانگین می گیرد.

برای این که بهتر متوجه نحوه وارد کردن این فرمول شوید، گام های آن را با هم دنبال می کنیم.

بر روی سلول D1 کلیک کنید تا فعال شود.

علامت مساوی را در آن بنویسید.

یک پرانتز باز تایپ کنید.

بر روی سلول C2 کلیک کنید تا ارجاع آن در فرمول قرار بگیرد.

علامت منفی را تایپ کنید.

بر روی سلول C4 کلیک کنید تا ارجاع آن در فرمول قرار بگیرد.

یک پرانتز بسته تایپ کنید.

علامت ستاره را تایپ کنید.

بر روی سلول C1 کلیک کنید تا ارجاع آن در فرمول قرار بگیرد.

علامت مثبت را تایپ کنید.

بر روی سلول C3 کلیک کنید تا ارجاع آن در فرمول قرار بگیرد.

علامت فوروارد اسلش را تایپ کنید.

بر روی سلول C5 کلیک کنید تا ارجاع آن در فرمول قرار بگیرد.

کلید Enter را فشار دهید تا فرمول کامل شود.

پاسخ 4- در سلول D1 ظاهر خواهد شد.

اگر مجددا بر روی سلول D1 کلیک کنید، تابع کامل به شکل زیر در نوار فرمول موجود در بالای کاربرگ ظاهر خواهد شد.

(C2-C4)*C1+C3/C5=

چگونه از اینستاگرام کسب درآمد کنیم؟

نوشته

روش‌های تبدیل PDF به اکسل

نوشته

دانلود  پاورپونت روش تحقیق، آمار و پایان نامه نویسی

نوشته

روش ایجاد نمودار ستونی در مکس کیو دی ای MAXQDA

نوشته

چگونه در اکسل کلید میانبر بسازیم؟

مخفی کردن سطر و ستون در اکسل

اگر با یک صفحه گسترده (spreadsheet) همراه با داده‌های سنگین سروکار دارید، گاهی اوقات مفید است که ستون‌ها و سطرها را مخفی یا اینکه نادیده بگیرید تا براساس نیاز خود، اطلاعات مهمتر را برای تجزیه و تحلیل، مشاهده کنید. خوشبختانه اکسل دارای قابلیت‌هایی است که به کاربران اجازه می­‌دهد تا به طور موقت ستون یا سطر مورد نظر خود را مخفی کنند.

نحوه مخفی سازی ستون ها و سطرها در اکسل

ستون (ها) یا سطر(های) مورد نظر خود را انتخاب کنید. البته می ­توانید چندین ستون یا سطر را با نگه داشتن کلید Shift انتخاب کنید، در غیر این صورت می­ توانید سلول­ های چندگانه را با نگه داشتن کلید کنترل (Cmd) انتخاب کنید.

همچنین می ­توانید برای مخفی کردن ستون یا سطر مورد نظر، در قسمت name box کد مربوطه را تایپ کنید؛ به عنوان مثال برای مخفی کردن ردیف دوم کد B2 را تایپ کنید.

هنگامی که انتخاب خود را انجام دادید:

• در تب Home به کادر بخش Cells مراجعه کرده و روی تب Format ضربه بزنید، سپس از طریق Hide and Unhide> Hide Rows یا Hide Columns اقدام کنید.
• می­ توانید روی برگه اکسل در ستون یا سطر موردنظر کلیک راست کرده و روی hide کلیک کنید (به یاد داشته باشید اگر کد مربوطه را در قسمت name box تایپ کرده اید این روش کار نخواهد کرد).

• زمانی که ستون یا سطر مخفی می­ شود یک خط دوتایی باریک پدید می ­آید که نشان دهنده ستون یا سطر مخفی شده است.

نحوه نمایش ستون (ها) یا سطر (ها)

چند روش برای انتخاب ستون (ها) یا سطر(هایی) که می­ خواهید به نمایش در بیایند وجود دارد:

• بر روی خط دوتایی باریک کلیک راست کرده و روی گزینه Unhide کلیک کنید تا ستون یا سطر مخفی شده را نمایش دهد.
• برای انتخاب ستون یا سطر مخفی شده بر روی خط دوتایی کلیک کنید. اگر می­ خواهید تمام سطرها یا ستونها را مخفی کنید، همه آنها را با استفاده از میانبر صفحه کلید Ctrl یا cmd + A انتخاب کنید. در صفحه اصلی در کادر بخش Cells، روی Format> Hide and Unhide> Unhide Rows یا Unhide Columns کلیک کنید.

سایر روش های مخفی کردن سطر و ستون های اکسل

مخفی سازی و نمایش متنون طولانی

زمانی که مقداری را وارد یک سلول می کنیم و طول متن ما از سلول بیشتر می شود، مقدار وارد شده از محل خود بیرون زده و بر روی سلول های کناری خود قرار می گیرد. حال اگر مقداری در سلول مجاور وجود داشته باشد، این مقدار توسط متن سلول دیگر پوشانده می شود.

یکی از روش های رفع این مشکل، محدود کردن طول متن به طول سلول است، ولی این کار باعث افزایش ارتفاع کل سطر می شود. حال اگر نمی خواهید حتی در زمان خالی بودن سلول مجاور، متن اضافی نمایش داده شود، می توانید متن مورد نظر را مخفی نمایید. برای این کار، سلولی که شامل متن طولانی می شود را انتخاب کرده و بر اساس مراحل زیر پیش بروید.

ابتدا بر روی سلول یا سلول های مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه ی «Format Cells» را انتخاب نمایید (همچنین می توانید از کلید ترکیبی «Ctrl + 1» استفاده کنید).

در پنجره ی «Format Cells» بر روی زبانه ی «Alignment» کلیک کنید. سپس از لیست کشویی «Horizontal» گزینه ی «Fill» را برگزینید و در نهایت بر روی «OK» کلیک نمایید.

بدین ترتیب حتی اگر سلول مجاور خالی باشد، متن اضافه ی این سطر دیگر نمایش داده نمی شود.

مخفی سازی و نمایش دیدگاه ها

«دیدگاه ها» – یا همان «Comments» – در اکسل شما را قادر می سازند تا در کاربرگ های خود حاشیه نویسی کنید. این کار در مواقعی که به صورت تیمی بر روی یک کاربرگ کار می کنید بسیار مفید است. با این روش می توانید برای خود یا دیگران نکاتی را یاد داشت کنید تا مساله ای را یاد آوری کرده و یا روش کار یک فرمول خاص در یک بخش را توضیح دهید.

در صورت زیاد بودن دیدگاه های نوشته شده در یک کاربرگ، شاید مخفی کردن آن ها انتخاب بهتری باشد، چراکه این دیدگاه ها می توانند کار بر روی داده ها را سخت کنند.

به صورت پیشفرض، سلول هایی که در آن ها دیدگاهی نوشته شده باشد، توسط یک مثلث قرمز علامت گذاری می شوند که به آن «علامت دیدگاه» می گویند. شما حتی این امکان را دارید که در صورت نیاز این علامت را نیز مخفی کنید. برای مخفی کردن یک دیدگاه نوشته شده در یک سلول خاص، بر روی سلول مورد نظر راست کلیک کرده و بر روی گزینه ی «Show/Hide Comment» کلیک کنید. همچنین می توانید از بخش «Comments» در زبانه ی «Review» نیز گزینه ی «Show/Hide Comment» را بزنید. برای نمایش مجدد یک دیدگاه نیز می توانید از همین گزینه استفاده نمایید.

برای مخفی سازی یا نمایش دیدگاه های چندین سلول به صورت دست جمعی، می توانید سلول های مورد نظر را به کمک دکمه های «Shift» یا «Ctrl» انتخاب کرده و مجددا از گزینه ی «Show/Hide Comment» استفاده نمایید.

برای نمایش دست جمعی تمام دیدگاه ها، به زبانه ی «Review» رفته و از بخش «Comments» گزینه ی «Show All Comments» را انتخاب کنید. این گزینه تمام دیدگاه های موجود در تمام کاربرگ های باز را نمایش می دهد. همچنین با روشن نگه داشتن این گزینه، تمام دیدگاه ها در هر برگه ی جدیدی که باز کنید نمایش داده می شوند. در صورتی که تمایلی به مشاهده ی تمام دیدگاه ها ندارید، این گزینه را خاموش کنید.

برای این که بتوانید دیدگاه ها و علامت دیدگاه را به طور همزمان مخفی کنید، از زبانه ی «File» وارد «Options» شوید. در قسمت سمت چپ، بر روی گزینه ی «Advanced» کلیک کنید و سپس به پایین صفحه رفته تا به بخش «Display» برسید. حال در قسمت «For cells with comments, show» گزینه ی «No comments or indicators» را انتخاب کنید. با این کار هم دیدگاه ها و هم علامت آن ها مخفی می گردند و دیگر در هنگامی که موس خود را بر روی سلول ها قرار می دهید، دیدگاه های مربوط به آن نمایش داده نمی شوند.

برای نمایش مجدد دیدگاه ها و علامت ها، در بخش «For cells with comments, show» یکی دیگر از گزینه ها را انتخاب نمایید. همچنین با گزینه ی «Show All Comments» که در بخش «Comments» در زبانه ی «Review» قرار دارد نیز می توانید نمایش دیدگاه ها را فعال کنید. گزینه های موجود در بخش «For cells with comments, show» در تنظیمات اکسل و گزینه ی «Show All Comments» در زبانه ی «Review» با یکدیگر ارتباط مستقیم دارند.

مخفی سازی و نمایش سلول های خاص

در واقع در اکسل امکان مخفی کردن یک سلول وجود ندارد، ولی می توان محتوای آن ها را مخفی کرد. برای مثال اگر داده هایی دارید که در سلول های دیگر به آن اشاره شده است و نیازی نیست که در این سلول خاص هم نمایش داده شود، می توانید از این ویژگی استفاده کرده و آن را مخفی کنید.

برای این که محتوای یک سلول را مخفی کنید، سلول یا سلول های مورد نظر را انتخاب کرده، بر روی آن ها راست کلیک نموده و گزینه ی «Format Cells» را بزنید. همچنین می توانید از کلید ترکیبی «Ctrl + 1» نیز استفاده کنید.

در پنجره ی «Format Cells» بررسی کنید که زبانه ی «Number» فعال باشد، سپس در بخش «Category» گزینه ی «Custom» را انتخاب نمایید. حال قبل از این که مقدار موجود در فیلد «Type» را تغییر دهید، ببینید چه گزینه ای به طور پیشفرض انتخاب شده است تا در آینده که نیاز به نمایش مجدد محتوا داشتید، بتوانید از این گزینه استفاده کنید. در پایان در بخش «Type» عبارت «;;;» را وارد کرده و گزینه ی «OK» را بزنید.

با این کار، محتوای موجود در سلول های انتخاب شده مخفی خواهند شد، ولی همچنان مقدار، فرمول یا تابع هر سلول در بخش «Formula Bar» نمایش داده می شود. توجه داشته باشید که محتوای مخفی شده همچنان در فرمول ها و توابع سایر سلول ها قابل استفاده است. همچنین اگر محتوای این سلول ها را تغییر دهید، محتوای جدید نیز مخفی خواهند بود و همچنان در سایر سلول ها قابل استفاده است.

برای نمایش مجدد محتوای یک سلول، مراحل بالا را دوباره تکرار کنید، با این تفاوت که این بار در پنجره ی «Format Cells»، مقدار «Category» و «Type» اصلی سلول را وارد نمایید.

مخفی سازی و نمایش نوار فرمول

همانطور که در بخش قبلی توضیح داده شد، پس از مخفی سازی مقدار یک سلول، همچنان محتوای آن از قسمت «نوار فرمول» (Formula Bar) قابل مشاهده است. برای این که بتوانید محتوای یک سلول را به طور کامل از دید پنهان نمایید، باید نوار فرمول را نیز مخفی کنید. برای این کار، از زبانه ی «View» در بخش «Show» گزینه ی «Formula Bar» را غیر فعال کنید.

همچنین شما می توانید نوار فرمول را از پنجره ی «Excel Options» نیز مخفی کنید. از طریق منوی «File» به بخش «Options» بروید، سپس از سمت چپ گزینه ی «Advanced» را باز کرده و در بخش «Display» گزینه ی «Show formula bar» را غیر فعال نمایید.

مخفی سازی و نمایش فرمول ها

به طور پیشفرض زمانی که در یک سلول فرمولی را وارد می کنید، فرمول شما در نوار فرمول و نتیجه ی آن در سلول نمایش داده می شود. حال اگر نخواهید دیگران قادر به مشاهده ی فرمول شما باشند، می توانید آن ها را مخفی کنید. یک راه این کار استفاده از روش مخفی سازی نوار فرمول در بخش قبل است. ولی این روش شاید خیلی مناسب نباشد، چراکه هر کسی می تواند آن را مجددا فعال کند.

روش مناسب این کار، مخفی کردن سلول و سپس رمزگذاری بر روی برگه است. برای این کار سلول یا سلول های مورد نظر را انتخاب کرده و با راست کلیک بر روی آن، گزینه ی «Fromat Cells» یا کلید ترکیبی «Ctrl + 1» را بزنید.

از زبانه ی «Protection» گزینه ی «Hidden» را فعال کنید و سپس بر روی «OK» کلیک کنید.

حال باید برای کاربرگ رمز عبور انتخاب کنید تا فرمول های شما مخفی شوند. برای این کار از زبانه ی «Review» بخش «Protect» را پیدا کرده و گزینه ی «Protect Sheet» را انتخاب کنید.

در پنجره ی «Protect Sheet»، گزینه ی «Protect worksheet and contents of locked cells» را فعال کنید. سپس در بخش «Password to unprotect sheet»، گذرواژه ی مورد نظر خود را وارد کنید تا دسترسی دیگران به برگه ی شما محدود شود. البته اجباری به وارد کردن گذرواژه نیست، ولی بهتر است که آن را وارد کنید.

به طور پیشفرض، گزینه های «Select locked cells» و «Select unlocked cells» در بخش «Allow all users of this worksheet to» فعال خواهند بود. گزینه های دیگری در این بخش وجود دارند که به کمک آن ها می توانید برای کاربران خود سطح دسترسی مشخص کنید، ولی اگر نمی خواهید کاربران چیزی را در برگه ی شما تغییر دهند، بهتر است تغییری در این گزینه ها ایجاد نکنید. در نهایت پس از زدن دکمه ی «OK» باید گذرواژه ی خود را مجددا وارد نمایید.

از این پس دیگر فرمول هایی که در سلول های انتخاب شده استفاده کرده اید، در نوار فرمول نمایش داده نمی شوند، ولی هنوز نتیجه ی آن ها در سلول قابل مشاهده است، مگر این که محتوای خود سلول را نیز بر اساس روش گفته شده در بالا مخفی کرده باشید.

برای نمایش مجدد فرمول های خود، سلول های مورد نظر را انتخاب کرده و سپس از زبانه ی «Review» و در بخش «Protect»، گزینه ی «Unprotect Sheet» را انتخاب نمایید. اگر بر روی برگه ی خود رمز عبور گذاشته اید، در صفحه ای که باز می شود آن را وارد کنید، در غیر این صورت صفحه ی جدید باز نخواهد شد.

پس از این کار همچنان فرمول های شما مخفی خواهند بود. برای نمایش آن ها، سلول هایی که فرمول هایشان را مخفی کرده بودید را انتخاب نمایید و سپس بر روی آن ها راست کلیک کرده و گزینه ی «Format Cells» را انتخاب نمایید. در پنجره ی بعدی به زبانه ی «Protection» رفته و گزینه ی «Hidden» را غیر فعال کنید. حالا فرمول های شما مجددا در نوار فرمول قابل مشاهده هستند.

مخفی سازی و نمایش سطرها و ستون ها

اگر قصد عدم نمایش یک یا چند سطر و ستون در یک برگه را دارید، ولی نمی خواهید آن ها را حذف کنید، می توانید از این روش برای مخفی سازی آن ها استفاده نمایید.

برای مخفی کردن یک یا چند سطر متوالی، سطرهای مورد نظر را انتخاب کرده، سپس با راست کلیک کردن بر روی آن ها، گزینه ی «Hide» را انتخاب نمایید و یا از کلید ترکیبی «Ctrl + 9» استفاده کنید.

بدین ترتیب شماره سطرهای انتخاب شده با دو خط و محل قرار گیری خود سطرها با یک خط ضخیم نشانه گذاری می شوند. اگر در هر جای دیگری از برگه ی خود کلیک کنید، خط ضخیم مخفی خواهد شد، ولی همچنان از طریق شماره ی سطرها و علامت دو خط می توانید متوجه شوید که کدام سطرها مخفی شده اند.

همچنان مقادیر سطرها و ستون های مخفی شده، برای محاسبات سایر ستون ها قابل استفاده هستند و از مقادیر سایر ستون های برای انجام محاسبات در این سلول ها نیز می توان استفاده کرد.

برای نمایش مجدد سطرهای متوالی مخفی شده، سطرهای بالایی و پایینی آن ها انتخاب کرده، و با راست کلیک کردن بر روی آن ها، گزینه ی «Unhide» را انتخاب نمایید و یا از کلید ترکیبی «Ctrl + shift + 9» استفاده کنید.

اگر سطر اول را مخفی کرده باشید، این روش برای نمایش آن مناسب نخواهد بود، چراکه سطری در بالای آن قرار ندارد که آن را انتخاب کنید. در چنین حالتی برای انتخاب سطر اول، از جعبه متنی که در سمت چپ نوار فرمول قرار دارد استفاده کنید و مقدار «A1» را در آن بنویسید و سپس دکمه ی «Enter» را بزنید. در نهایت نیز از کلید ترکیبی «Ctrl + Shift + 9» استفاده کنید.

مخفی کردن ستون ها نیز همانند سطرها است. ستون و یا ستون های متوالی مد نظر را انتحاب کرده، بر روی آن ها راست کلیک کنید و گزینه ی «Hide» را بزنید. همچنین می توانید از کلید ترکیبی «Ctrl + 0» نیز استفاده کنید.

در این حالت نیز همان دو خط و خط ضخیم که نمایانگر سطرها بودند، در جای خالی ستون ها قرار می گیرند. همچنین سربرگ ستون نیز مخفی خواهد شد. برای نمایش مجدد ستون ها، موارد چپی و راستی ستون های مخفی شده را انتخاب کنید. سپس بر روی آن ها راست کلیک کرده و گزینه ی «Unhide» را انتخاب نمایید، و یا از کلید ترکیبی «Ctrl + Shift + 0» استفاده کنید.

اگر اولین ستون رامخفی کرده باشید، می توانید همانند روش قبلی که سطر اول را نمایان کردید، آن را نیز از حالت مخفی خارج کنید. برای انتخاب ستون اول، از جعبه متن «Name» که در سمت چپ نوار فرمول قرار دارد استفاده کرده و مقدار «A1» را در آن وارد کنید. سپس از کلید «Enter» برای نمایش سطر اول استفاده نمایید. در نهایت نیز کلید ترکیبی «Ctrl + Shift + 0» را بزنید.

اگر سطرها و ستون های زیادی را مخفی کرده باشید، قادر هستید که همه ی آن ها را همزمان نمایش دهید. با کلیک بر روی جعبه ی بین سربرگ سطرها و ستون ها، و یا کلید ترکیبی «Ctrl + A»، تمام برگه ی خود را انتخاب کنید. سپس از «Ctrl + Shift + 9» برای نمایش تمام سطرها، و از «Ctrl + Shift + 0» برای نمایش تمام ستون ها استفاده نمایید. همچنین در زمانی که تمام سطرها و ستون ها انتخاب شده اند، می توانید بر روی سربرگ سطرها یا ستون ها راست کلیک کرده و گزینه ی «Unhide» را بزنید.

برگرفته از ساعد نیوز

نشریات و مجلات معتبر بین المللی (ISI) در حوزه کبدشناسی و بیماری های روده و معده

نوشته

شروع آیلتس از صفر | نکات طلایی برای گرفتن مدرک آیلتس

نوشته

روش‌های تبدیل PDF به اکسل

نوشته

آزمون هوش مصنوعی در تولید محتوا به زبان کردی

نوشته

منظور از گویه در پرسشنامه چیست؟

آموزش عکس گذاشتن در سلول های اکسل

گذاشتم عکس در سلول های نرم افزار اکسل یکی از آموزش های حرفه ای است که میتوانید در این بخش همراه ساعد نیوز باشید و آموزش ببینید.

عکس در سلول های اکسل

تصور کنید که فهرستی از کارمندان در اکسل موجود است و در آن اطلاعاتی از قبیل مشخصات فردی، تلفن تماس و آدرس و … وارد شده است و برای تکمیل تر شدن این فهرست مایلید که عکس هر فرد را نیز در آن بگنجانید، اما اکسل روش مستقیمی برای اینکار ندارد (بر خلاف اکسس که فیلدی از نوع OLE Objects) دارد ، شما در خانه های اکسل فقط مجازید که داده های عددی یا متنی را وارد کنید و یک خانه نمی تواند عکس را در خودش بگنجاند.

برای اینکار ترفندهای مختلفی موجود است و ما قصد داریم که از Comment برای نشان دادن عکس ها استفاده کنیم.

از Commentها برای اضافه کردن توضیحات (یادداشتها) در یک خانه استفاده می شود .

برای درج Comment ، ابتدا خانه مورد نظر را انتخاب می کنیم و سپس از منوی Inset گزینه Comment را انتخاب کنید.

همانطور که در شکل شماره 1 می بینید یک Comment ، یک شکل است که در آن می توان نوشت و کاری که قصد داریم انجام دهیم گنجاندن یک عکس به جای زمینه زرد رنگ آن است.

قبل از شروع کار لازم است که در خصوص کار با Commentها بیشتر بدانیم.

سلولی که حاوی Comment است، با علامت قرمز رنگی در گوشه ی بالایش مشخص می شود.

برای ویرایش یا حذف یک Comment از خانه ای می توانید روی آن خانه R-Click (کلیک راست) کنید و از منوی باز شده (Context Menu) گزینه های Edit، Delete را انتخاب کنید.

وقتی موس روی سلول حاوی Comment قرار می گیرد، Comment نمایش داده می شود اگر بخواهیم به صورت ثابت نمایش داده شود گزینه Show/Hide Comments را می زنیم.

برای عوض کردن Background یک Comment به ترتیب مراحل زیر را انجام می دهیم:

1- روی خانه حاوی Comment، R-click کرده و گزینه Edit Comment را انتخاب می کنیم.

2- روی کادر Comment ، R-click کرده و گزینه Format Comment را کلیک می کنیم.

توجه مهم : باید دقیقا بر روی کادر و یا همان Border کامنت ها Right Click نمایید. در غیر اینصورت فقط پنجره تنظیمات Font را مشاهده خواهید کرد.

3- در پنجره باز شده مطابق شکل 4 عمل نمایید:

4- به سربرگ Picture بروید و با استفاده از دکمه Select Picture عکس مورد نظر خود را انتخاب کنید.

در نهایت کاربرگ (sheet) ما با اضافه کردن چند شکل به شکل زیر در خواهد آمد.

دقت داشته باشید که در هنگام Cut/Copy یک سلول، Comment آن نیز کپی می شود.

تصاویر متصل به سلول ها در اکسل

اضافه کردن عکس به صفحات اکسل همچون انجام این کار در دیگر برنامه های مجموعه آفیس کاری ساده است. از منوی Insert گزینه Pictures را انتخاب کرده و پس از مراجعه به محل ذخیره سازی تصویر موردنظر روی هارد دیسک، آن را در بخش دلخواه از صفحه قرار می دهید.

تابه حال تصاویر را میان اطلاعات وارد شده در سلول های اکسل گنجانده اید؟ هنگام اعمال تغییرات در سطرها و ستون های موجود در صفحه، مشکلی در اندازه تصویر مشاهده نکرده اید؟ بگذارید مشکلی را که مدنظرمان است با یک مثال برایتان شرح دهیم.

فرض کنید مجموعه ای از 20 ردیف اطلاعات را در ستون A و مجموعه ای از 20 ردیف اطلاعات را نیز در ستون H از نرم افزار اکسل وارد کرده اید. در این میان تصویری را نیز در صفحه اکسل فراخوانی کرده و ردیف های 5 تا 10 از ستون های B تا G را نیز به آن اختصاص داده اید. درحالت عادی همه چیز درست است و هیچ مشکلی وجود ندارد؛ اما فرض کنید برای انجام محاسباتی روی اطلاعات وارد شده در سلول ها، ستون های C تا F را پنهان (Hide) می کنید.

در این شرایط تصویر موجود در صفحه برای شما دردسرساز می شود؛ زیرا ستون های میانی در زیر تصویر پنهان شده و ستون H به سمت چپ حرکت می کند. در ادامه محتوای ردیف 5 تا 10 از ستون H که شامل اعداد و اطلاعاتی بوده در زیر تصویر فراخوانی شده قرار می گیرد و ظاهر گرافیکی صفحه اکسل شما نیز به هم می ریزد. این شرایط در صورت بروز هرگونه تغییر همچون پنهان کردن هریک از ردیف ها، اعمال فیلترها و … نیز ممکن است رخ دهد و رهایی از آن نیازمند یک تغییر ساده است:

1ـ تصویر فراخوانی شده در نرم افزار را انتخاب کرده و کلیک راست ماوس را روی آن فشار دهید.

2ـ روی گزینه Size and Properties کلیک کرده و در پنجره به نمایش درآمده بخش Properties را انتخاب کنید.

3ـ در نهایت گزینه Move and size with cells را فعال کرده و با کلیک روی Close تغییرات را ذخیره کنید.

4ـ از حالا به بعد هر تغییری که روی سطرها و ستون ها ایجاد شود نیز مشکلی در ترکیب ظاهری فایل اکسل شما ایجاد نمی کند و تصویر/تصاویر فراخوانی شده باتوجه به تغییرات اعمال شده، تغییر اندازه داده و به عنوان مثال چنانچه باید ردیف های 5 تا 10 و ستون های B تا G را به خود اختصاص دهند همواره در همین فضا جای می گیرند.

برگرفته از ساعد نیوز

روش‌های تایپ نیم فاصله در ورد Word و اکسل Excel

نوشته

مجموعه پرسشنامه های ارزش ویژه برند

نوشته

درگیری شغلی: کلیدی برای موفقیت سازمانی و پرسشنامه های استاندرد آن

نوشته

نشریات و مجلات معتبر بین المللی (ISI) در حوزه علم مواد، پوشش ها و فیلم ها

نوشته

نشریات و مجلات معتبر بین المللی (ISI) در حوزه دندان پزشکی، درمان و جراحی دهان

 چگونه فایل های از دست رفته اکسل را بازیابی کنیم؟

آیا تا به حال فایل اکسل خود را بدون ذخیره کردن آن بسته اید؟ مطمئناً چنین اقدامی سبب از دست رفتن تمامی اطلاعات شما در آن فایل خاص می شود. همراه ساعد نیوز باشید تا به شما آموزش دهیم که چگونه فایل های از دست رفته را بازگردانی کنید.

بازیابی فایل های اکسل در ویندوز

به طور کلی برای بازیابی فایل های ذخیره نشده اکسل سه روش وجود دارد. اگر یک فایل ذخیره نشده را ببندید، شاید بتوانید از طریق دستورالعمل بازیابی فایل های ذخیره نشده عمل کرده و فایل خود را بازیابی کنید.

بازیابی فایل های ذخیره نشده اکسل

برای مشاهده فایل های ذخیره نشده به تب File رفته و از قسمت Open گزینه Recent را برگزینید.

در پایین صفحه، گزینه Recover Unsaved Workbooks را مشاهده می کنید.

با انتخاب این گزینه، لیستی از فایل های ذخیره نشده را به صورت زیر مشاهده خواهید نمود:

اگر خوش شانس باشید، فایل موردنظرتان را در این قسمت مشاهده خواهید کرد؛ توجه کنید که لازم است تا پس از باز کردن فایل حتما آن را ذخیره کنید.

بازیابی فایل های اکسل بازنویسی شده از طریق سرویس OneDrive

اگر فایل های اکسل خود را بر روی وان درایو ذخیره نمی کنید، شاید با خواندن ادامه این مطلب مجاب به انجام این کار شوید. وان درایو همواره اقدام به نگه داری یک تاریخچه از نسخه های مختلف از فایل ها کرده و شما هر زمان که دوست داشتید قادر خواهید بود تا از هر جایی که می خواهید فایل خود را بازیابی کنید و دوباره در هرمکانی که می خواهید آن را ذخیره کنید، در حقیقت فولدرهای اسناد همانند یک مکان منطقی به نظر می رسند.

تکمیل فرایند بازیابی فایل بازنویسی شده از طریق رابط کاربری وان درایو بسیار ساده خواهد بود. برای این کار ابتدا به آدرس onedrive.live.com بروید:

حال به پوشه ای که فایل خود را درون آن ذخیره کرده اید بروید:

فایل مورد نظر را پیدا کرده و بر روی آن راست کلیک کنید:

گزینه Version history را انتخاب کنید:

در اینجا با لیستی از ورژن های مختلف فایل موردنظرتان مواجه خواهید شد و می توانید پیش نمایشی از هریک از نسخه ها را مشاهده کنید:

نسخه مورد نظرتان را پیدا کرده و گزینه Restore را برای بازنویسی فایل موردنظر بر روی فایل جاری انتخاب نمایید؛ همچنین می توانید با انتخاب گزینه Download یک کپی از آن بر روی سیستم خود داشته باشید.

بازیابی نسخه های قبلی از طریق File History

اگر از وان درایو به هر دلیلی استفاده نمی کنید، بازهم شانس این را خواهید داشت تا فایل های اکسل بازنویسی شده خود را بازیابی کنید. اگر ویژگی File History را در ویندوز فعال کرده باشید می توانید نسخه های قدیمی تر فایل های خود را پیدا کنید. برای فعال کردن این قابلیت ابتدا وارد Setting شده و گزینه Update & Security را برگزینید؛ حال از بین گزینه های موجود در سمت چپ پنچره باز شده، گزینه Backup را انتخاب کنید:

در این قسمت بر روی گزینه + کنار عبارت Add a drive کلیک کرده تا بدین صورت محل ذخیره سازی تاریخچه فایل ها مشخص گردد.

پس از فعال سازی این ویژگی در ویندوز ۱۰، کافیست به محل فایل مورد نظر در ویندوز اکسپلورر رفته، بر روی فایل راست کلیک کرده و گزینه Restore Previous Versions را برگزینید:

در این مرحله پنجره جدیدی ظاهر می گردد که شامل نسخه های قبلی فایل مورد نظر بوده که قادر به بازیابی هریک از آن ها خواهید بود. در صورتی که ویژگی تاریخچه فایل را فعال نکرده باشید، هیچ گزینه ای در این پنجره نخواهید داشت:

بازیابی فایل های اکسل در سیستم عامل مک

بازیابی فایل های ذخیره نشده و یا بازنویسی شده در مک کمی متفاوت است. با این حال اگر از سرویس وان درایو استفاده می کنید، برای بازیابی نسخه های قبلی فایل خود، می توانید از روشی که پیش تر ذکر شد استفاده کنید. با این وجود اگر از کاربران این سرویس نیستید، یک راه دیگر نیز برای بازیابی نسخه های قبلی فایل های خود در سیستم عامل مک خواهید داشت.

برای این کار از منوی Start، اپلیکیشین Finder را اجرا کرده و به قسمت Macintosh HD بروید:

اگر گزینه Macintosh HD (یا هر نام دیگری که برای هارد دیسک خود انتخاب کرده اید) را مشاهده نمی کنید، پس از اجرای Finder به قسمت Preferences رفته و گزینه Hard disks را از بین آیتم های موجود برگزینید:

پس از آن به مسیر زیر بروید (از سمت چپ به راست):

Users > [your username] > Library > Application Support > Microsoft > Office > Office 2011 AutoRecovery

در صورتی که پوشه Library را مشاهده نکردید، ابتدا باید فایل های مخفی را نمایان کنید. برای این کار ابتدا دستور زیر را درون ترمینال وارد کنید:

---

defaults write com.apple.finder AppleShowAllFiles YES

---

سپس کلید Option + Right-click را بر روی آیکون Finder فشار داده و گزینه Relaunch را برگزینید.

توجه داشته باشید که ممکن است باتوجه به نسخه آفیس نصب بروی سیستم خود لازم باشد تا به فولدرهای متفاوتی بروید. به عنوان مثال برای اکسل 2016 باید به این مسیر بروید:

---

~/Library/Containers/com.microsoft.Excel/Data/Library/Preferences/AutoRecovery/

---

اگر برای پیدا کردن فایل های AutoRecover به مشکل برخوردید، برای نسخه آفیس مورد نظر خود اقدام به جستجو کنید تا از محل دقیق ذخیره آن ها باخبر شوید. پس از این که فایل های موردنظر را یافتید، بر روی آن ها دوبار کلیک کرده و پس از اجرا حتما اقدام به ذخیره فایل کنید.

توجه داشته باشید که با استفاده از روش ذکر شده، گزینه های زیادی از نسخه های قبلی فایل خود را مشاهده نخواهید کرد؛ چرا که اکسل تنها برای مدت محدودی فایل ها برای بازیابی خودکار در اختیار شما قرار خواهد داد، بنابراین بهتر است تا به طور منظم از فایل های خود پشتیبان گیری کنید.

توصیه می شود همیشه فایل های خود را ذخیره کنید تا نسخه موردنظر را راحت تر بازیابی کنید

اگرچه روش های گفته شده قادر به بازیابی فایل های ذخیره نشده و یا بازنویسی شده هستند، با این حال بهترین روش ممکن نخواهند بود؛ چرا که همواره دقیقا نسخه موردنظر شما را بازیابی نخواهند کرد. بنابراین بهترین راه حل ممکن این است که به صورت منظم فایل های خود را ذخیره کرده (برای این کار می توانید از ویژگی ذخیره خودکار در آفیس استفاده کنید) و از پشتیبان گیری با قابلیت ذخیره نسخه های مختلف فایل استفاده کنید.

چهار نون راهگشا:<br>‏<br>‏•یکم: نبین<br>‏۱- عیب مردم را نبین<br>‏۲- مسائل جزئی در زندگی خانوادگی را نبین<br>‏۳- کارهای خوب خودت را که برای دیگران انجام می دهی نبین<br>‏۴- گاهی باید وانمود کنی که ندیدی (اصل تغافل)

نوشته

چگونه با گوشی صور فلکی را در آسمان پیدا کنیم؟

نوشته

چگونه با چت چیپیتی chat gpt در کمتر از یک ساعت یک مقاله علمی نوشتند؟