...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
خوش آمدید این سایت دارای مجوز می باشد برای مشاهده مجوز ها پایین صفحه را مشاهده فرمائید.
گذاشتن عکس در سلول های نرم افزار اکسل یکی از آموزش های حرفه ای است
عکس در سلول های اکسل
تصور کنید که فهرستی از کارمندان در اکسل موجود است و در آن اطلاعاتی از قبیل مشخصات فردی، تلفن تماس و آدرس و … وارد شده است و برای تکمیل تر شدن این فهرست مایلید که عکس هر فرد را نیز در آن بگنجانید، اما اکسل روش مستقیمی برای اینکار ندارد (بر خلاف اکسس که فیلدی از نوع OLE Objects) دارد ، شما در خانه های اکسل فقط مجازید که داده های عددی یا متنی را وارد کنید و یک خانه نمی تواند عکس را در خودش بگنجاند.
برای اینکار ترفندهای مختلفی موجود است و ما قصد داریم که از Comment برای نشان دادن عکس ها استفاده کنیم.
از Commentها برای اضافه کردن توضیحات (یادداشتها) در یک خانه استفاده می شود .
برای درج Comment ، ابتدا خانه مورد نظر را انتخاب می کنیم و سپس از منوی Inset گزینه Comment را انتخاب کنید.
همانطور که در شکل شماره 1 می بینید یک Comment ، یک شکل است که در آن می توان نوشت و کاری که قصد داریم انجام دهیم گنجاندن یک عکس به جای زمینه زرد رنگ آن است.
قبل از شروع کار لازم است که در خصوص کار با Commentها بیشتر بدانیم.
سلولی که حاوی Comment است، با علامت قرمز رنگی در گوشه ی بالایش مشخص می شود.
برای ویرایش یا حذف یک Comment از خانه ای می توانید روی آن خانه R-Click (کلیک راست) کنید و از منوی باز شده (Context Menu) گزینه های Edit، Delete را انتخاب کنید.
وقتی موس روی سلول حاوی Comment قرار می گیرد، Comment نمایش داده می شود اگر بخواهیم به صورت ثابت نمایش داده شود گزینه Show/Hide Comments را می زنیم.
برای عوض کردن Background یک Comment به ترتیب مراحل زیر را انجام می دهیم:
1- روی خانه حاوی Comment، R-click کرده و گزینه Edit Comment را انتخاب می کنیم.
2- روی کادر Comment ، R-click کرده و گزینه Format Comment را کلیک می کنیم.
توجه مهم : باید دقیقا بر روی کادر و یا همان Border کامنت ها Right Click نمایید. در غیر اینصورت فقط پنجره تنظیمات Font را مشاهده خواهید کرد.
3- در پنجره باز شده مطابق شکل 4 عمل نمایید:
4- به سربرگ Picture بروید و با استفاده از دکمه Select Picture عکس مورد نظر خود را انتخاب کنید.
در نهایت کاربرگ (sheet) ما با اضافه کردن چند شکل به شکل زیر در خواهد آمد.
دقت داشته باشید که در هنگام Cut/Copy یک سلول، Comment آن نیز کپی می شود.
تصاویر متصل به سلول ها در اکسل
اضافه کردن عکس به صفحات اکسل همچون انجام این کار در دیگر برنامه های مجموعه آفیس کاری ساده است. از منوی Insert گزینه Pictures را انتخاب کرده و پس از مراجعه به محل ذخیره سازی تصویر موردنظر روی هارد دیسک، آن را در بخش دلخواه از صفحه قرار می دهید.
تابه حال تصاویر را میان اطلاعات وارد شده در سلول های اکسل گنجانده اید؟ هنگام اعمال تغییرات در سطرها و ستون های موجود در صفحه، مشکلی در اندازه تصویر مشاهده نکرده اید؟ بگذارید مشکلی را که مدنظرمان است با یک مثال برایتان شرح دهیم.
فرض کنید مجموعه ای از 20 ردیف اطلاعات را در ستون A و مجموعه ای از 20 ردیف اطلاعات را نیز در ستون H از نرم افزار اکسل وارد کرده اید. در این میان تصویری را نیز در صفحه اکسل فراخوانی کرده و ردیف های 5 تا 10 از ستون های B تا G را نیز به آن اختصاص داده اید. درحالت عادی همه چیز درست است و هیچ مشکلی وجود ندارد؛ اما فرض کنید برای انجام محاسباتی روی اطلاعات وارد شده در سلول ها، ستون های C تا F را پنهان (Hide) می کنید.
در این شرایط تصویر موجود در صفحه برای شما دردسرساز می شود؛ زیرا ستون های میانی در زیر تصویر پنهان شده و ستون H به سمت چپ حرکت می کند. در ادامه محتوای ردیف 5 تا 10 از ستون H که شامل اعداد و اطلاعاتی بوده در زیر تصویر فراخوانی شده قرار می گیرد و ظاهر گرافیکی صفحه اکسل شما نیز به هم می ریزد. این شرایط در صورت بروز هرگونه تغییر همچون پنهان کردن هریک از ردیف ها، اعمال فیلترها و … نیز ممکن است رخ دهد و رهایی از آن نیازمند یک تغییر ساده است:
1ـ تصویر فراخوانی شده در نرم افزار را انتخاب کرده و کلیک راست ماوس را روی آن فشار دهید.
2ـ روی گزینه Size and Properties کلیک کرده و در پنجره به نمایش درآمده بخش Properties را انتخاب کنید.
3ـ در نهایت گزینه Move and size with cells را فعال کرده و با کلیک روی Close تغییرات را ذخیره کنید.
4ـ از حالا به بعد هر تغییری که روی سطرها و ستون ها ایجاد شود نیز مشکلی در ترکیب ظاهری فایل اکسل شما ایجاد نمی کند و تصویر/تصاویر فراخوانی شده باتوجه به تغییرات اعمال شده، تغییر اندازه داده و به عنوان مثال چنانچه باید ردیف های 5 تا 10 و ستون های B تا G را به خود اختصاص دهند همواره در همین فضا جای می گیرند.
لینک کردن سلولها به هم در اکسل بسیار ساده است. سلولها می‌توانند در صفحات مختلفی باشند و به هم ریفرنس داده شوند و با این روش میتوانید فرمول‌های پیچیده‌ای بنویسید که از متغیرهایی که در یک یا چند Sheet دیگر قرار گرفته، استفاده کنید. علاوه بر این میتوان سلول اکسل را به سلولی در فایل لینک کرد که مزایا و کاربردهای خاص خود را دارد.
برقراری ارتباط میان چند فایل اکسل (لینک کردن در اکسل)
یکی از امکاناتی که این برنامه در اختیار کاربران قرار می دهد، برقراری ارتباط میان چند فایل اکسل، مقادیر موجود در سلول های ذخیره شده در هر فایل و دسترسی سریع به هر صفحه (Sheet) در فایل های مختلف اکسل است.
لینک کردن در اکسل به روش زیر صورت می گیرد:
ابتدا عبارت مورد نظر به عنوان گزینه فهرست را در یکی از سلول های دلخواه وارد کنید.
سلول بالا را برگزیده و روی آن کلیک راست کنید سپس گزینه hyperlink را انتخاب کنید.
اکنون می توانید به روش های مختلفی عملیات لینک دهی را انجام دهید.
لینک به سلول مشخص در همان فایل: در پنجره افزودن لینک به Place in This Document بروید و در کادرType the Cell reference نام سلول مورد نظر را وارد و از فهرست صفحات در کادر زیرین آن، همان صفحه فعلی را انتخاب کنید.
لینک به صفحه دیگر و سلول مشخص در همان فایل: در پنجره افزودن لینک به Place in This Document مراجعه و در کادر Type the Cell reference نام سلول موردنظر را وارد کرده و از فهرست صفحات در کادر زیرین آن، هریک از صفحات دیگر را که قصد دارید به آنها لینک شوید، انتخاب کنید.
لینک به فایل دیگر: در پنجره افزودن لینک، گزینه Existing File and Web page را انتخاب کرده و با استفاده از ابزار مسیردهی، مسیر فایل اکسل موردنظر را برگزیده و در پایان روی Ok کلیک کنید.
لینک به صفحه و سلول مشخص شده در فایل دیگر: در حالت فوق، لینک دهی به فایل دیگر صورت گرفته است، اما به طور پیش فرض اولین صفحه برای شما به نمایش درمی آید. چنانچه قصد دارید صفحه دیگری به نمایش درآید، باید پس از تکرار مراحل بالا و انتخاب فایل اکسل مورد نظر، نام صفحه را به صورت زیر در انتهای مسیر فایل وارد کنید:
’sheet’!A1#
توجه داشته باشید عبارت sheet عنوان صفحه و A1 نیز سلول موردنظر در آن صفحه به شمار می رود.
در این مطلب به بررسی راه های مختلف تغییر ارتفاع ردیف و تغییر سلول در اکسل میپردازم. به صورت پیش فرض تمام ردیف ها در یک ورک بوک ارتفاع یکسانی دارند. با اینحال اکسل با استفاده از موس، auto fitt و wrapping text امکان تغییر ارتفاع ردیف را میدهد. در این مطلب، با تمام جزئیات این تکنیک ها آشنا خواهید شد.
ارتفاع ردیف در اکسل
در صفحه های کاری اکسل، ارتفاع پیش فرض ردیف ها بر اساس اندازه فونت تعیین میشود. و در صورتی که اندازه فونت را در بعضی از ردیف ها تغییر دهید، اکسل به صورت اتوماتیک ارتفاع آن ردیف ها را تغییر میدهد.
برای مثال با فونت Calibri 11 اندازه ارتفاع ردیف ۱۲٫۷۵ خواهد شد که تقریباً چیزی حدود ۱٫۶ سانتیمتر یا ۰٫۴ اینچ میشود. در عمل در آخرین ورژن های اکسل ارتفاع ردیف بر اساس dpi صفحه از ۱۵ برای dpi100% تا ۱۴٫۳ برای dpi200% متفاوت است.
همچنین میتوانید به صورت دستی ارتفاع ردیف را مشخص کنید. بر روی مرز سلول زیر شماره ردیف کلیک کنید، اکسل ارتفاع را نشان میدهد.
نحوه تغییر ارتفاع در اکسل با استفاده از موس
معمول ترین راه برای تغییر ارتفاع ردیف کشیدن مرز سلول است. این کار به شما امکان میدهد بسیار سریع اندازه ارتفاع یک ردیف یا مجموعه ای از ردیف ها را تغییر دهید.
برای تغییر ارتفاع یک ردیف مرز پایین ردیف را بکشید تا جایی که ارتفاع ردیف به اندازه دلخواه تبدیل شود.
برای تغییر ارتفاع چند ردیف ردیف های مورد نظر را انتخاب کنید و مرز پایین یکی از ردیف ها را drag کنید.
برای تغییر ارتفاع تمام ردیف ها با زدن کلیدهای Ctrl + A یا دکمه Select All تمام ردیف ها را انتخاب کنید و با کشیدن مرز پایین یکی از ردیف ها اندازه ارتفاع تمام آنها را تغییر دهید.
نحوه تنظیم ارتفاع ردیف به صورت عددی
همانطور که در چند پاراگراف بالاتر گفتیم، ارتفاع ردیف ها در اکسل بر اساس point است. در نتیجه میتوانید ارتفاع ردیف ها را با تغییر point پیش فرض تغییر دهید. برای این کار سلول هایی از ردیف(ها)یی که میخواهید تغییر اندازه دهید انتخاب کنید و مراحل زیر را طی کنید:
در پنجره home در گروه cell بر روی Format> Row Height کلیک کنید.
در قسمت Row height مقدار مورد نظر را تایپ کنید و ok را بزنید.
یکی دیگر از راه های دسترسی به row height، انتخاب ردیف های مورد نظر راست کلیک بر روی آنها و انتخاب row height از منو مورد نظر است.
نکته: برای هم اندازه کردن تمام ردیف ها در یک کاربرگ، کلیدهای Ctrl + A یا دکمه Select All را بزنید تا کل شیت انتخاب شود و سپس مراحل بالا را طی کنید تا ارتفاع ردیف تنظیم شود.
نحوه استفاده از Autofit برای ارتفاع ردیف
زمانی که داده ها را به شیت اکسل کپی می کنید، بسیار اتفاق می افتد که ارتفاع ردیف به صورت اتوماتیک تنظیم نمیشود. در نتیجه، متن های چند خطی یا غیر معمول مثل چیزی که در تصویرزیر مشاهده میکنید، در سلول قرار میگیرد. برای اصلاح این اتفاق، از Autofit استفاده کنید. این قابلیت ارتفاع ردیف را بر اساس بزرگترین مقداری که در آن ردیف قرار دارد تنظیم میکند.
برای استفاده از Autofit یک یا چند ردیف را انتخاب کرده و یکی از کارهای زیر را انجام دهید:
روش ۱: بر روی مرز پایین یکی از ردیف های انتخاب شده دوبار کلیک کنید
روش ۲: در پنجره home، در گروه cells، بر روی Format > AutoFit Row Height کلیک کنید.
نکته: برای استفاده از Autofit برای تمام ردیف ها کلیدهای Ctrl + A با دکمه select all را بزنید و سپس یکی از روش بالا را استفاده کنید.
نحوه تنظیم ارتفاع ردیف بر اساس اینچ
در بعضی از شرایط برای مثال زمانی که ورک شیت را برای پرینت آماده میکنید، ممکن است نیاز باشد ارتفاع ردیف را بر اساس اینچ، سانتیمتر یا میلیمتر تنظیم کنید. برای انجام این کار، مراحل زیر را انجام دهید:
به پنجره view بروید، گروه Workbook Views را انتخاب کنید و بر روی دکمه Page Layout کلیک کنید. با این کار خط کش که نشان دهنده عرض ستون و ارتفاع ردیف است فعال خواهد شد. این اندازه ها به صورت اینج، سانتیمتر و میلیمتر نشان داده شده است.
۲٫ یک، چند یا تمام ردیف های شیت را انتخاب کنید.و با کشیدن مرز زیر شماره یکی از ردیف های انتخاب شده مقدار دلخواه را برای آنها انتخاب کنید. با انجام این کار، اکسل ارتفاع ردیف را بر اساس اینچ و شبیه به تصویر زیر نشان میدهد.
نکته: برای تغییر واحد اندازه گیری خط کش، دستور File > Options > Advanced را کلیک کنید. به قسمت Display بروید و واحدی را که میخواهی از لیست Ruler Units انتخاب کنید و ok را بزنید.
نکاتی در مورد ارتفاع ردیف در اکسل
همانطور که مشاهده شد تغییر اندازه ردیف در اکسل ساده است. نکات زیر در تغییر موثر تر ارتفاع ردیف به شما کمک خواهد کرد.
۱٫ نحوه تغییر اندازه سلول در اکسل
تغییر اندازه سلول در اکسل شامل تغییر عرض ستون و ارتفاع ردیف میشود. با تغییر این مقادیر میتوانید سلول ها را کوچکتر، بزرگتر کنید یا حتی سلول های مربعی بسازید. برای مثال، متوانید با استفاده از اندازه های زیر سلول های مربعی بسازید.
همچنین میتوانید برای هم اندازه کردن تمام سلول ها کلیدهای Ctrl + A را بزنید، و با کشیدن مرز ستون ها و ردیف ها آنها را به اندازه ای که میخواهید تغییر دهید. لطفا به یاد داشته باشید که این روش فقط سلول های مربعی را در صفحه اکسل، نشان میدهد و ممکن است بعد از پرینت کردن به صورت مربعی نباشد.
۲٫ نحوه تغییر ارتفاع ردیف پیش فرض در اکسل
همانطور که در ابتدای مطلب ذکر شد، ارتفاع پیش فرض به اندازه فونت و به صورت دقیقتر به اندازه بزرگترین فونتی که در آن ردیف به کاررفته است بستگی دارد. بنابراین برای کاهش یا افزایش ارتفاع پیش فرض میتوانید به راحتی اندازه فونت پیش فرض خود را تغییر دهید. برای انجام این کار File > Options > General را انتخاب کنید و ترجیحات خود را در قسمت When creating new workbooks مشخص کنید.
در صورتی که از ارتفاع ردیفی که اکسل برای فونت جدید شما در نظر گرفته است راضی نیستید، میتوانید کل شیت را انتخاب کرده و ارتفاع را ردیف را به صورت عددی یا با استفاده از ماوس تغییر دهید. سپس، یک کتاب کاری خالی را با ارتفاع تنظیم شده ذخیره کنید و از آن بعنوان الگو (template) استفاده کنید و دیگر کتاب های کاری را بر اساس آن الگو قرار دهید.
اگر قصد تغییر اندازه چند سطر را دارید، بر روی اولین سطر کلیک کرده، و سپس با نگه داشتن کلید Ctrl روی کیبورد، بر روی سایر سطر ها کلیک کنید تا آنها نیز انتخاب شوند.
واحد اندازه گیری پیشفرض اکسل برای اندازه ها، Piont می باشد و همچنین اگر قصد تغییر اندازه تعدادی از سطر ها بصورت متوالی هستید، روی سطر اول کلیک کرده، و با نگه داشتن کلید Shift روی کیبورد، آخرین سطر را کلیک کنید تا تمام سطر های میان این دو انتخاب شوند. همین روال برای انتخاب ستون ها که با حروف نمایش داده می شوند نیز صدق می کند. بعد از انتخاب سطر یا سطرها و یا ستون ها، در تب های بالای برنامه به قسمت Home، Cells و سپس Format بروید. زیر بخش Cell Size شما هر دو گزینه Row Height و Column Width به معنی ارتفاع سطر و عرض ستون را در اختیار دارید. برای تغییر اندازه سطر های انتخاب شده وارد Row Height، و برای تغییر اندازه ستون های انتخاب شده وارد Column Width شوید.
بعد از وارد شدن، پنجره ی کوچکی باز می شود که شما می توانید اندازه دلخواهتان را بطور دستی وارد کنید.
واحد اندازه گیری پیشفرض اکسل برای اندازه ها، Piont می باشد.
نکته: اگر قصد دارید تمام سطر های یک صفحه را تغییر اندازه دهید، کافی است بجای انتخاب کردن تمام سطر ها، یک ستون را انتخاب کنید، و سپس وارد قسمت تغییر سطر یا Row Height شوید و اندازه را تغییر دهید.
همینطور برای تغییر تمام ستون ها، یک سطر را انتخاب کنید و اندازه ستونی را از Column Width تغییر دهید.
روش دوم
یک سطر یا یک ستون را انتخاب کنید. بر روی آن راست کلیک کنید.
اگر سطر را انتخاب کرده اید بر روی Row Height کلیک کنید.
اگر ستون را انتخاب کرده اید بر روی Column Width کلیک کنید.
و در ادامه همان پنجره ی کوچک ظاهر می شود و شما می توانید که میزان اندازه دلخواه را بطور دستی و دقیق وارد کنید.
نکته: برای تغییر واحد اندازه گیری برنامه اکسل، از تب View وارد Workbooks View و سپس Page Layout بشوید. در این حالت اندازه واحد اندازه گیری به اینچ تغییر پیدا می کند. برای تبدیل کردن واحد اینچ به سانتی متر، از تب File وارد Options و سپس تب Advanced شوید. در بخش Display در قسمت Ruler units می توانید سانتی متر را انتخاب کنید.
فرض کنید که اطلاعات دو ستون در اکسل که شامل نام و نام خانوادگی می‌باشند را میخواهید با یکدیگر ادغام (ترکیب) کنید و اطلاعات سلولها را به یکدیگر بچسبانید تا در یک سلول نام و نام خانوادگی را مشاهده نمایید برای اینکار از تابع CONCATENATE و یا از عملگر & به سادگی میتوان استفاده کرد.
ادغام سلول ها در اکسل
همانطور که می دانید در هر کاربرگ اکسل نسخه ۲۰۱۹، به تعداد ۱ میلیون چهل و هشت هزار پانصد و هفتاد شش سطر (1048576) و شانزده هزار و سیصد و هشتاد و چهار (16384) ستون وجود دارد. به این ترتیب می توان از همه هفده میلیون سلول در هر کاربرگ استفاده کرد. ولی گاهی برای نمایش فرم ها یا چاپ آن ها سلول هایی را ادغام (Merge) و عناوین را در آن ها ثبت می کنیم. این کار باعث کاهش تعداد سلول های کاری در اکسل خواهد شد.
در تصویر ۱، نمونه ای از ادغام سلو ل ها در اکسل را مشاهده می کنید که از ترکیب A1 تا C1 تشکیل شده است. آدرس سلول ترکیبی براساس نام یا آدرس سلول اول ناحیه ادغام شده، تشکیل می شود. در نتیجه این سلول با آدرس A1 در فرمول ها و مراجع به کار می رود و از این به بعد آدرس های B1 و C1 قابل دسترس نخواهند بود.
تصویر ۱: سلول های ادغام شده A1 تا C1
نکته: در این حالت مقدار این سلول ها در فرمول هایی که براساس مقادیر سلول های B1 یا C1 نوشته شده اند، توسط اکسل صفر در نظر گرفته خواهد شد.
نحوه ادغام سلول ها طی گام های زیر انجام می شود.
سلول های مربوط به ناحیه ای که قرار است ادغام سلول ها روی آن صورت گیرد را انتخاب کنید.
از برگه Home در قسمت Alignment گزینه Merge را انتخاب و یکی از دستورات آن را مطابق با تصویر ۲ و جدول بعدی، اجرا کنید.
تصویر ۲: انواع روش های ادغام
البته نحوه ادغام سلول ها توسط هر یک از دستورات یاد شده متفاوت است ولی همگی عمل ادغام سلول ها به یک سلول را انجام می دهند. جدول زیر به بررسی نحوه عملکرد هر یک از این دستورات پرداخته است.
ردیف
دستور
عملکرد
توضیحات
۱
Merge and Center
ادغام و وسط چین
سلول های یک ناحیه با یکدیگر ادغام شده و محتویات اولین سلول با تراز وسط در سلول های ادغام شده ظاهر می شود.
۲
Merge Across
ادغام ستون ها در بین سلول های انتخابی
این دستور محتویات سلول های انتخابی را سطر به سطر ادغام می کند.
۳
Merge Cells
ادغام سلول ها
ادغام سطرها و ستون های ناحیه انتخابی بدون تغییر در تراز
۴
Unmerge Cells
لغو ادغام سلول ها
عکس عمل ادغام صورت گرفته و سلول های ادغام شده، تفکیک می شوند. محتویات اولین سلول با سلول های ادغام شده یکسان خواهد بود.
در تصویرهای ۳ تا ۶ هر یک از حالت های گفته شده در جدول بالا نمایش داده شده است.
تصویر ۳: دستور ادغام و وسط چینتصویر ۴: دستور ادغام ستون ها در بین سلول های انتخابیتصویر ۵: دستور ادغام سلول هاتصویر ۶: دستور لغو ادغام
جستجو سلول های ادغام شده
همانطور که در جدول قبلی مشاهده کردید، در صورتی که روی سلول های ادغام شده دستور Unmerge Cell را اجرا کنید، از حالت ادغام خارج شده و سلول های اصلی تفکیک می شوند. البته این ذکر این نکته نیز ضروری است که نمی توان یک سلول ادغام نشده را به تنهایی تفکیک (Unmerge) کرد زیرا در این صورت تعداد سلول های کاربرگ از حد مجاز بیشتر خواهد شد. به علاوه آدرس سلول جدید برای اکسل ناشناخته خواهد بود.
حالتی را در نظر بگیرید که با یک کاربرگ بزرگ اطلاعاتی مواجه هستید و می خواهید سلول های ادغام شده را پیدا کنید. حرکت کردن و پیدا کردن چنین سلول هایی در این کاربرگ، کار بسیار مشکل و زمان گیری خواهد شد. بهتر است از ابزار جستجوی اکسل برای پیدا کردن سلول های ادغام شده استفاده کنیم.
برای این امر از دستور Find از برگه Home در قسمت Editing استفاده می کنیم. در تصویر ۷، پنجره مربوط به دستور جستجو را مشاهده می کنید. برای در اختیار گرفتن امکانات بیشتر برای جستجوی سلول ها برحسب قالب بندی آن ها دکمه Options را بزنید.
تصویر ۷: پنجره جستجو و جایگزینی (Find and Replace)
مشخص است که نمی دانیم متن یا عبارت درون سلول های ادغامی چیست در نتیجه در کادر Find چیزی نمی نویسیم ولی می دانیم که سلول های ادغام شده هدف جستجو هستند در نتیجه از دکمه Format برای نشان دادن قالب سلول های مورد جستجو استفاده می کنیم.
در تصویر ۸، پنجره مربوط به تنظیمات جستجوی قالب بندی را مشاهده می کنید. کافی است در این پنجره گزینه Merge Cell را انتخاب کنید تا این گونه سلول ها را پیدا کنید. با زدن دکمه OK و بازگشت به پنجره جستجو کار را ادامه می دهیم.
تصویر ۸: پنجره تنظیمات قالب بندی در جستجو (فعال کردن گزینه ادغام)
اگر می خواهید سلول های ادغام شده را مشاهده کنید، از پنجره Find and replace، دکمه Find Next را کلیک کنید. با این کار اولین سلولی که ادغام شده است، فعال خواهد شد.
با انتخاب دکمه Find All، همه سلول های ادغام شده در کادر پایین این پنجره به همراه جزئیاتی مانند محتوا (Value) و آدرس (Cell)، همچنین نام کاربرگ (Sheet) و کارپوشه (Workbook) چنین سلول هایی نمایش داده می شود.
تفکیک سلول های ادغام شده در اکسل
یکی از مشکلاتی که با کاربرگ های اکسل ممکن است رخ دهد، عدم کارایی دستورات مرتب سازی (Sort) یا ترسیم نمودار برای نواحی از کاربرگ است که در سطرهایی از آن ها، ادغام سلول ها صورت گرفته است. بنابراین بهتر است این سلول ها را از حالت ادغام خارج کنیم.
برای این کار بهتر است ابتدا به شیوه ای که در قبل به آن اشاره کردیم، سلول های ادغام شده را پیدا کرده و به حالت عادی یا تفکیک شده، برگردانیم. بنابراین گام های زیر را اجرا می کنیم.
پنجره جستجو را به وسیله کلیدهای میانبر Ctrl+F ظاهر می کنیم.
دکمه Options را در این پنجره برای ظاهر شدن، گزینه های بیشتر برای جستجو، کلیک می کنیم.
با استفاده از دکمه Format، پنجره قالب بندی را برای محتویات مورد جستجو، فعال می کنیم.
در پنجره Find Format گزینه Merge را انتخاب می کنیم و دکمه OK را برای بازگشت کلیک می کنیم.
دکمه Find All را در پنجره جستجو کلیک می کنیم تا کادر مربوط به سلول های مورد جستجو ظاهر شود.
با فشردن کلید ترکیبی Ctrl+A در این هنگام، همه سلول های ادغام شده را در کادر جستجو، انتخاب کنید.
با اجرای دستور Unmerge Cells، همه سلول های انتخابی را به حالت عادی یا تفکیک شده، در می آوریم.
نکته: اگر بخواهید سلول های ادغام شده را حذف کنید، به جای گام آخر، دستور Delete را از برگه Home و قسمت Edit اجرا کنید. انتخاب گزینه Delete Cells، همه سلول های ادغام شده را حذف خواهد کرد.
تصویر ۹: پنجره جستجو همه گزینه ها (Find All)
نمایش محتویات یک سلول در بین چند سلول بدون ادغام
همانطور که گفته شد، ادغام سلول ها معمولا برای نمایش عنوان یک جدول در سطر اول به کار می رود. ولی گفتیم که این کار هنگام ترسیم نمودار یا مرتب سازی جدول ها، کار را دچار مشکل می کند زیرا آدرس بعضی از سلول ها در چنین نواحی، در دسترس نیست.
به عنوان یک راه حال جایگزین بهتر است به جای ادغام سلول ها با دستور Merge از دستور Center Across Selection استفاده کنیم. برای اجرای این دستور گامی های زیر را بر می داریم.
متن عنوان را در سلول اول آن ناحیه مربوط به عنوان جدول وارد می کنیم.
ناحیه ای که قرار است برای عنوان جدول به کار رود، انتخاب می کنیم. این ناحیه شامل سلولی است که متن عنوان در آن ثبت شده است.
با کلیک راست روی این ناحیه و اجرای دستور Format Cell پنجره مربوطه را ظاهر می کنیم.
از برگه Alignment در قسمت Horizontal گزینه Center Across Selection را انتخاب می کنیم.
با فشردن دکمه OK، متن عنوان در ناحیه انتخابی، در وسط قرار خواهد گرفت.
در تصویر ۱۰ نحوه اجرای این دستور مشخص شده است.
تصویر ۱۰: پنجره قالب بندی سلول و دستور وسط چین کردن ادغامی (Center Across Selection)
نتیجه گام های ذکر شده در تصویر ۱۱ دیده می شود.
تصویر ۱۱- نتیجه اجرای دستور Center Across Selection
همانطور که در تصویر ۱۱ مشخص است، سلول با آدرس B1 یا C1 و D1 در اثر اجرای این دستور از بین نرفته اند و فقط محتویات سلول A1 در بین ناحیه انتخابی (A1 تا D1) وسط قرار گرفته است.
نکته: این دستور همه محتویات سلول های ناحیه مربوطه را در وسط ظاهر می کند. برای مثال اگر در سلول C1 نیز مقداری نوشته شود، هر دو عنوان در این ناحیه به شکل وسط چین دیده خواهند شد. به تصویر ۱۲ دقت کنید.
تصویر ۱۲: نمایش دو عنوان روی جدول به کمک ادغام وسط چین (Center Across Selection)
نحوه از مرج درآوردن Unmerge
برای خارج کردن یک محدوده از حالت مرج، کافیه محدوده مورد نظر رو انتخاب کرده و گزینه Cells Unmerge رو از منوی Merge در تب Home انتخاب کنیم. اگر کل شیت رو انتخاب کنیم و Unmerge Cells رو بزنیم همه سلولهای Merge شده از حالت مرج خارج میشن.
پیدا کردن سلولهای Merge شده
خیلی وقت ها پیش میاد که بخوایم سلولهایی که مرج شدن رو پیدا کنیم. برای این کار یک ترفند خیلی عالی بهتون معرفی میکنم.
برای پیدا کردن محدوده های مرج شده از ابزار Find استفاده میکنیم. ویدئوی زیر رو ببینید تا مراحل کار رو متوجه بشید:
با زدن Ctrl+F پنجره مربوط به & Replace Find باز میشه
روی Option کلیک میکنیم و زبانه Format رو باز میکنیم
پنجره format cell باز میشه. از تب Alignment چک باکس مربوط به Merge رو تیک میزنیم.
در آخر هم Find All رو میزنیم تا هم سلول های مرج شده پیدا بشن.
مشکلات مرج کردن
هنگام فرمول نویسی:
وقتی چند سلول رو با هم ادغام میکنیم در واقع آدرس چند سلول رو حذف میکنیم. برای همین موقعی که فرمول نویسی انجام بدیم و بخوایم درگ کنیم، به لحاظ آدرس سلول ها دچار مشکل میشیم.
زمان استفاده از Pivot Table:
بانک اطلاعاتی که سلول مرج شده داشته باشه امکان گزارشگیری بوسیله Pivot رو نداره. برای همین اگر میخواهیم از دیتابیسی با استفاده از Pivot گزارش بگیریم، باید همه سلولهای مرج شده از این حالت خارج بشن.
هنگام کپی کردن و انتقال داده ها:
سلولهای مرج شده موقع انتقال و جابجا شدن، با خطا مواجه میشن. یا فقط داده آن ها باید انتقال پیدا بکنه یا اینکه از حالت مرج خارج شده و بعد اقدام به انتقال به محدوده های دیگه بکنیم.
پیشنهاد می شود مقالات زیر را از سایت مطالعه فرمائید:
روش های محاسبه میانگین در اکسل را در این قسمت برای شما عزیزان آموزش خواهیم داد همراه ما باشید.
تابع AVERAGE اکسل برای محاسبه میانگین یک محدوده یا مجموعه ای از اعداد استفاده میشه. با استفاده از این تابع میتونیم میانگین چند عدد رو در سلول دلخواه خودمون نشون بدیم. اگر شما تازه با فرمول نویسی اشنا شدید و میخواید یکی از توابع مهم اکسل رو یاد بگیرید با من در ادامه این مطلب از آموزش های اکسل همراه باشید.
همونطور که گفتم تابع AVERAGE اکسل میانگین پارامترهایی که به اون داده بشه رو محاسبه میکنه یعنی اونها رو با هم جمع و بر تعدادشون تقسیم میکنه. تابع AVERAGE اکسل در واقع مترادف فرمول (SUM(X)/COUNT(X هست. پارامتر مقدار مینوه یک عدد، یک آرایه از اعداد یا یک محدود باشه. در مثال زیر با نحوه کارکرد تابع AVERAGE اکسل بیشتر آشنا میشیم. جدول زیر رو در نظر بگیرید:
A
B
1
نام دانش آموز:
علی رضایی
2
نام درس
نمره کسب شده
3
ریاضی
18
4
فیزیک
17
5
شیمی
18
6
فارسی
20
7
عربی
15
8
انگلیسی
15
9
ورزش
12
10
معدل:
اگر بخوایم در سلول B10 معدل دانش آموز رو نمایش بدیم می تونیم از فرمول (AVERAGE(B3:B9 استفاده کنیم. که با قرار دادن این فرمول در سلول B10 مقدار این سلول برابر 16.43 خواهد بود.
چند نکته در خصوص تایع AVERAGE:
در صورتی در یکی از سلول های تعیین شده در پارامترهای تابع AVERAGE خطا وجود داشته باشه یا مقدار سلولی از نوع متن باشه تابع AVERAGE اکسل خطا خواهد داد.
در صورتی که بخوایم سلول های متنی که متن اونها قابل تبدیل به عدد هست یا سلول هایی که دارای مقادیر منطقی مثل TRUE هستند هم در میانگین گرفتن لحاظ بشن میتونیم از تابع AVERAGEA استفاده کنیم.
اگر بخوایم برای گرفتن میانگین اعداد شرط خاصی تعیین کنیم میتونیم از تابع AVERAGEIF استفاده کنیم.
در صورتی که بخوایم بیش از یک شرط برای میانگین گرفتن تعیین کنیم هم میتونیم از تابع AVERAGEIFS استفاده کنیم.
روش دوم
۱- روی سلول مورد نظر جایی که می خواین میانگین نمایش داده بشه کلیک کنید
۲- روی منوی Formulas کلیک کنید ۳- در قسمت Function Library ابزار Autosum رو پیدا کنید ۴- روی فلش زیر ابزار کلیک کنید ۵- از گزینه های نمایش داده شده AVERAGE رو انتخاب کنید ۶- با استفاده از درگ موس سلول های مورد نظر از ستون A انتخاب کنید (یا در صورتی که کل ستون A رو می خواین روی عنوان ستون کلیک کنید) ۷- کلید Enter رو بزنین
روش سوم
۱- روی سلول مورد نظر جایی که می خواین میانگین نمایش داده بشه کلیک کنید ۲- تایپ کنید =AVERAGE(A:A) برای کل ستون یا مثلاً برای ستون های ۲ تا ۶ تایپ کنید
تغییر فونت یکجا سلولها با استفاده از دستور replace
تغییرات فونت سلول ها در اکسل همانند تمام نرم افزارهای آفیس (Microsoft Office) کاری ساده است. تنظیمات نام فونت، رنگ و اندازه ی آن در گروه Font در تب Home در اکسل شما وجود دارد. برای تنظیمات بیشتر، می توانید با کلیک راست بر روی سلول و انتخاب گزینه ی Format Cells وارد پنجره تنظیمات سلول شوید.
بعد از یک ماه کار بر روی فایل اکسل، بالاخره فایل نهایی شد و آماده ارائه به کارفرما، ولی در روز آخر تصمیم گرفتم به جای فونت بی نازنین از فونت بی زر استفاده کنم ولی شناسایی سلولهای که در آنها فونت بی نازنین استفاده شده است در فایل اکسل با ۲۵ شیت و بیش از ۵ میلیون سلول فعال با فرمت و فونت متفاوت کار دشواری بود. لذا دنبال روش تغییر فونت یکجا سلولها بودم.
ولی مطمئن بودم که حتما راه حلی وجود داره. بالاخره در اکسل هیچ چیز غیر ممکن نیست.
ابتدا خواستم با استفاده از VBA این کار را بکنم که یکدفعه سوالی به ذهنم رسید که آیا میشود این کار را با دستور Find and Replace انجام داد؟
این دستور فوق العاده است و بارها کاری که در حالت عادی باید در یک ماه انجام میدادم را با استفاده از این دستور در یک ساعت انجام دادم، اما همیشه با استفاده از این دستور متن خاصی را با متن دیگر در سلول یا فرمول ها جایگزین میکردم یا سلولهایی که فرمت خاصی دارند را انتخاب میکردم و به صورت دستی رنگ آنها یا فرمت آنها را تغییر میدادم ولی این بار میخواهم فرایند تغییر دادن را هم با همین تابع انجام بدم.
دستور Replace
در این مسئله ابتدا درون یکی از سلولها کلید میانبر Ctrl +h را زدم تا صفحه Find and Replace به صورت ذیل باز شود.
سپس بر روی گزینه option کلیک کردم تا قسمت تنظیمات این دستور باز شود.
سپس قسمت with in را از حالت worksheet به workbook تغییر دادم تا تغییرات در تمامی شیتهای فایل اکسل انجام شود.
در قسمت رو به روی Find What بر روی format کلیک کردم تا صفحه مربوط به تعیین فرمت سلولهای مد نظر باز شود. در ادامه از تب font قسمت font فونت B Nazanin را انتخاب کردم و در انتها پنجره را تایید کردم. (این کار به معنی آن است که باید سلولهایی با فونت B Nazaninانتخاب شوند)
سپس از مقابل قسمت Replace With بر روی format کلیک کردم تا صفحه مربوط به تنظیمات فرمت باز شود. این دفعه از تب font قسمت font، فونت B Zar را انتخاب کردم و پنجره تنظیمات فرمت را تایید کردم. (این مرحله بدین معنی است که فونت سلولهای شناسایی شده، را به فونت B Zar تغییر بده)
در نهایت بر روی کلید Replace All کلیک کردم تا فونت تمامی سلولها با فونت B Nazanin به B Zar تغییر کند.
در پنجره Format Cells و در تبAlignment، همانطور که در شکل زیر نشان داده شده است، میتوانید کارهای زیر را انجام دهید:
تنظیمات جهت متن (Text Direction)، که شامل تعیین Right-to-Left یا Left-to-Right بودن متن می باشد.
جانمایی متن در سلول (Alignment) که چپ، راست، وسط چین بودن و موقعیت عمودی متن در سلول را مشخص می نماید.
تنظیمات زاویه ی متن (Orientation) برای حالت هایی که شما می خواهید متن خود را به صورت مورب در سلول بنویسید فراهم شده است.
و در نهایت قسمت کنترل متن (Text Control) که می توانید انتخاب کنید که اندازه فونت متن داخل سلول را به اندازه ای کوچک کنید تا در سلول جا شود (Shrink to Fit) یا اینکه اندازه ی ارتفاع سلول را به اندازه ای بزرگ کنید تا متن نوشته شده در سلول جا شود (Wrap Text) و یا اینکه سلول هایی را برای ایجاد فضای بیشتر یا الزامات جدول بندی با هم ادغام نمایید (Merge Cells).
البته لازم به ذکر است، اگر در پی تشکیل یک پایگاه داده و یا جدول هستید به هیچ وجه سلول ها را با هم ادغام (Merge) نکنید، در آینده درک بهتری از این جمله پیدا خواهید کرد.
با انتخاب تب فونت در پنجره Format Cells در اکسل، همانطور که در شکل زیر نشان داده شده است، به کاربر این امکان داده میشود که تنظیمات فونت سلول اکسل خود را انجام دهد. علاوه بر این در قسمت Effect می توانید از قابلیت هایی مانند Strikethrough، Super Script و Sub Script استفاده نمایید که با انتخاب هر گزینه در قسمت سمت راست (Preview) تاثیر آن بر روی متن نمایش داده می شود.
گزینه های Sub Script و Super Script در اکسل برای اندیس گذاشتن بر روی حروف مورد استفاده قرار میگیرند. برای اندیس های بالا در اکسل از Super Script و برای اندیس های پایین از Subscript استفاده می گردد.
تغییر رنگ سلول ها در اکسل بسیار ساده است و نیاز به بیان ندارد. در پنجره Format Cells در تب Fill می توانید علاوه بر تغییر رنگ سلول خود برای آن Pattern تعریف نمایید. مثلاٌ می توانید سلول اکسل خود را به صورت هاشور خورده نمایش دهید. علاوه بر این در تب Home و در گره Font گزینه ی Fill Color برای تعیین رنگ سلول ها قرار داده شده است، اما برای قرار دادن Pattern تنها را استفاده از تب Fill در پنجره Format Cells میباشد.
خطوط حاشیه در اکسل
برای تغییر خطوط حاشیه برای سلول های اکسل می توانید علاوه بر تب Border در پنجره Format Cells، از دکمه تنظیمات Border در گروه Font در تب Home استفاده نمایید. علاوه بر تعیین حاشیه برای سلول های اکسل خود، در این منو شما می توانید در قسمت Draw Border حاشیه هایی با ضخامت های متفاوت و رنگ بندی دلخواه خود بوجود آورید. برای یادگیری روش رسم خطوط حاشیه برای سلول ها فیلم آموزشی قرار گرفته در انتهای این مقاله را مشاهده نمایید.
Cell Style در اکسل
علاوه بر تمامی تنظیمات ذکر شده برای فرمت سلول ها در اکسل، اکسل به شما امکان استفاده از یک سری فرمت از پیش طراحی شده را می دهد که می توانید در گروه Style از تب Home به آن ها دسترسی داشته و فرمت دلخواه را برای سلول های اکسل خود تعیین نمایید، شکل زیر این قابلیت را در اکسل ۲۰۰۷ نمایش میدهد.
داشبورد مدیریتی در اکسل ابزارهای گزارش دهی هستند که به مدیران در تصمیم گیری کمک میکنند. این ابزارها بینشی را در مورد شرایط یا فعالیت مورد نظر ایجاد میکنند و فهم نتایج، روندها و نقاط مورد نظر را میسر می سازند. داشبورد مدیریتی معمولا به صورت منظم آپدیت می شوند.
داشبورد مدیریتی اکسل چیست؟
هوش تجاری چیزی است که شما از داده های خام دریافت میکنید و آن داده های خام را به دانشی قابل اتکا تبدیل میکنید و از آن میتوانید در تصمیم گیری ها استفاده نمایید.
در سیستم های اطلاعات مدیریت، داشبورد ارائه گرافیکی مهم ترین اطلاعات مورد نیاز برای رسیدن به یک یا چند هدف مشخص هست؛ که در یک صفحه با دقت و نظم چیده شدن، تا مدیران بتونن با یک نگاه وضعیت موجود رو نظارت کنند.
داشبورد مدیریتی معمولا از مجموعه ای از عناصر گرافیکی تشکیل شده قادر به پیوستن به منابع متنوع هستن، یعنی اطلاعات را از بانک های اطلاعاتی موجود در سازمان استخراج کرده و به صورت یکپارچه در یک صفحه، به نمایش میذاره. داشبورد می تونه برای تمامی بخش های سازمان در نظر گرفته شود، مثل: امور مالی، منابع انسانی و استخدام، فروش، عملیات، امنیت، فناوری اطلاعات، مدیریت پروژه، مدیریت ارتباط با مشتری و غیره.
داشبوردهای مدیریتی تا حدودی شبیه داشبورد اتومبیل هستند که میزان کیلومتر طی شده، میزان بنزین باقی مانده، سرعت، وضعیت ایمنی و… را در یک پنل کوچک، جلوی چشم راننده ارائه می دهد، همچنین مدیران می تونن، میزان فروش در لحظه، میزان کار پرسنل، سود واقعی و هر اطلاعات دیگری که در مورد شرکت خود نیاز دارند را در یک صفحه در قالب تصویر و نمودارهای مختلف مشاهده کنند.
داشبورد ( داشبورد مدیریتی ) به مدیران کمک میکنه که تصویری جامع از وضعیت کسب و کار داشته باشند تا بتونن بهترین تصمیم ها رو در کوتاهترین زمان بگیرند. از داشبورد گاهی به عنوان داشبورد مدیریتی یا داشبوردهای اطلاعاتی نام برده میشه.
در واقع داشبورد مدیریتی در اکسل، ترکیبی از همه امکانات و توانایی های اکسل از قبیل فرمول نویسی حرفه ای، نمودارهای حرفه ای و تخصصی، ابزارها، کنترلها، کدنویسی VBA به همراه خلاقیت هست.
داشبورد اکسل
داشبوردهای اکسل شامل عناصر مختلفی مانند نمودارها، جداول، شکل ها و اندازه گیری ها هستند که در تحلیل داده ها کمک می کنند. این داشبوردها می توانند از هر نوع داده برای بازارها و اهداف مختلف استفاده کنند. از نتایج این تحلیل ها می توان برای بازاریابی، مذیریت مالی یا سایر پروژه های تجاری استفاده کرد. بیشترین کاربرد داشبورد مدیریتی در اکسل برای تحلیل داده ها با حجم وسیع است چرا که در غیر این صورت بررسی آن حجم از داده مخصوصا با مدت زمان محدود، بسیار هولناک است. اما با ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل، به راحتی می توان حجم وسیعی از داده ها را تحلیل و بررسی کرد.
طراحی داشبورد مدیریتی در اکسل
همنطور که گفته شد از داشبورد مدیریتی در اکسل رای نمایش نمای کلی از تحلیل داده های حجیم استفاده می شود. داشبوردها با نشان دادن قسمت های مهم داده ها در همان پنجره، روند تصمیم گیری را آسان می کنند. ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل یک فرایند چند مرحله ای است و موارد اساسی وجود دارد که باید هنگام طراحی داشبورد مدیریتی در اکسل به خاطر داشته باشید.
هدف از ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل چیست؟
قبل از راه اندازی اکسل، باید هدف از طراحی داشبورد مدیریتی اکسل را واضح بدانید. به عنوان مثال، اگر داشبورد KPI برای ردیابی KPI مالی یک شرکت ایجاد می کنید، هدف شما نشان دادن مقایسه دوره فعلی با دوره (های) گذشته است. به همین ترتیب، اگر داشبوردی برای بخش منابع انسانی برای پیگیری آموزش کارمندان ایجاد می کنید، هدف این خواهد بود که نشان دهید چه تعداد کارمند آموزش دیده اند و چه تعداد برای رسیدن به هدف باید آموزش ببینند.
بسیاری از افراد به محض دستیابی به اطلاعات روی داشبورد کار می کنند و در بیشتر موارد، به دلیل عدم تحقق اهداف مشتری/ ذینفع، لازم می شود که مجددا روی داشبورد مدیریتی کار کنند.
در زیر برخی از سوالاتی که باید قبل از شروع طراحی داشبورد مدیریتی در اکسل به آن ها پاسخ داده باشید آورده شده است:
هدف داشبورد مدیریتی در اکسل چیست؟
اولین کاری که باید به محض دریافت اطلاعات (یا حتی قبل از دریافت داده ها) انجام دهید، شفاف سازی در مورد خواسته ذینفع خود است.
منابع داده چیست؟
همیشه بدانید که داده ها از کجا و در چه قالبی تهیه می شوند. در اینجا س سئالاتی وجود دارد که باید بپرسید: داده متعلق به چه کسی است؟ در چه قالبی داده ها را دریافت خواهید کرد؟ هر چند وقت یکبار اطلاعات به روز می شوند؟
چه کسی از این داشبورد مدیریتی در اکسل استفاده می کند؟
یک مدیر احتمالاً فقط به ظاهر داشبورد شما علاقه مند باشد، با این حال، برخی از تحلیل گران داده در تیم او ممکن است به یک دید دقیق تر نیاز داشته باشند. براساس کسانی که از داشبورد شما استفاده می کنند، باید داده ها و خروجی نهایی را ساختار ایجاد کنید.
داشبورد اکسل هر چند وقت یک بار به روز می شود؟
اگر داشبورد های شما به صورت هفتگی یا ماهانه به روز می شود، بهتر است یک مدل پلاگین (که بتوانید به سادگی داده ها را کپی و جایگذاری کنید و به طور خودکار به روز شود) ایجاد کنید. اگر فقط یکبار قرار است داده ها وارد شود، می توانید استفاده از پلاگین های خودکار را کنار بگذارید و آن را به صورت دستی انجام دهید.
دریافت داده ها برای ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل
به محض اینکه اطلاعات کافی در مورد آنچه که باید ایجاد کنید، به دست آوردید، مرحله بعدی دستیابی به داده ها و وارد کردن آن ها در Excel است. اگر داده ها به صورت فایل اکسل به شما داده شود، کار شما بسیار راحت است، اما اگر اینگونه نباشد، باید از یک روش کارآمد برای واردکردن آن ها به اکسل استفاده کنید.
اگر فایل CSV یا فایل متنی به شما ارائه شد، می توانید به راحتی آن ها را به Excel تبدیل کنید. اگر به یک پایگاه داده که داده ها را ذخیره می کند دسترسی دارید، می توانید اتصال ایجاد کرده و آن را به طور غیرمستقیم به روز کنید.
پس از داشتن داده ها، باید آن ها را مرتب و استاندارد کنید. به عنوان مثال ممکن است لازم باشد از فضاهای پیشرو، دنباله دار یا مضاعف خلاص شوید، موارد تکراری را پیدا کرده و حذف کنید یا جای خالی و خطاها و … را حذف کنید. در بعضی موارد، حتی ممکن است لازم باشد داده ها را از نو بسازید.این مراحل به پروژه و نحوه نمایش داده های شما در Excel بستگی دارد.
نحوه ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل
در ادامه به صورت گام به گام آموزش ساخت نمونه داشبورد مدیریتی در اکسل را با هم مرور می کنیم.
1. وارد کردن داده ها به اکسل
قبل از ایجاد داشبورد در اکسل، باید داده ها را به اکسل وارد کنید. می توانید داده ها را کپی و جای گذاری کنید، یا اگر از CommCare استفاده می کنید می توانید برای صادرات خود یک اتصال اکسل ایجاد کنید. اما، بهترین راه استفاده از ODBC (یا اتصال دهنده داده زنده) است. ODBC می تواند با انتقال داده های بی درنگ از برنامه شما به اکسل، داده های شما را به اکسل متصل کند. با به روزرسانی داده ها در برنامه شما، داشبورد Excel نیز برای بازتاب آخرین اطلاعات به روز می شود. اگر داد ها را در مکان دیگری ردیابی و ذخیره می کنید و ایجاد داشبورد را در اکسل ترجیح می دهید ، این عمل، گزینه مناسبی است. داده ها را می توان به دو روش مختلف وارد کرد: در یک پرونده تخت (Flat file)یا یک جدول محوری (Pivot table).
2. پرونده داشبورد اکسل خود را تنظیم کنید
هنگامی که داده های خود را وارد کردید، باید کتاب کار (Workbook) خود را ساختار دهید. در این مرحله، بهتر است با مخاطبین و مدیرانی که قرار است داشبورد مدیریتی را با آن ها به اشتراک بگذارید مشورت کنید. یکی از بهترین روش ها این است که یک در ساده در پاورپوینت و یک سری تو ضیحات اماده کنید تا مخاطبین شما متوجه شوند که با داده های موجود چه مدل داشبورد مدیریتی راباید انتظار داشته باشند و همچنین کمک می کند که آن ها تغییراتی سازنده را برای بهبود طراحی داشبورد پیشنهاد کنند.
هنگامی که طرح کلی را بررسی کردید، وقت آن است که شروع به ایجاد داشبورد Excel کنید.
یک کتاب کار جدید در Excel باز کنید و دو تا سه برگ (دو تا سه زبانه) ایجاد کنید. می توانید یک صفحه برای داشبورد خود و یک صفحه برای داده های خام داشته باشید (بنابراین می توانید داده های خام را پنهان کنید). این کتاب کار اکسل شما را منظم نگه می دارد. برای مثال workbook اکسل خود را به سه قسمت تقسیم کنید:
داده ها – این عنوان می تواند یک یا چند صفحه کار باشد که حاوی داده های خام است.
محاسبات – قسمت محاسبات جایی است که شما تمام محاسبات را انجام می دهید. باز هم، ممکن است شما یک یا چند برگ برای محاسبات داشته باشید.
داشبورد – این صفحه ای است که داشبورد دارد. در بیشتر موارد، این یک صفحه تک صفحه است که تجزیه و تحلیل / نمودار های پشتیبان داده را نشان می دهد.
3. یک جدول با داده های خام ایجاد کنید
در صفحه Raw Data، داده های خود را وارد یا کپی و جای گذاری کنید. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات در قالب جدول قرار دارند. این بدان معنی است که هر مورد یا نقطه داده در یک سلول قرار دارد.
4. داده ها را تجزیه و تحلیل کنید
قبل از ساخت داشبورد، کمی وقت بگذارید تا به داده های خود نگاه کنید و آنچه می خواهید انتخاب کنید را پیدا کنید. آیا شما نیاز به نمایش تمام اطلاعات دارید؟ سعی دارید با چه نوع داستانی ارتباط برقرار کنید؟ آیا لازم است داده ای اضافه یا حذف کنید؟
هنگامی که از هدف داشبورد خود ایده گرفتید، به ابزارهای مختلفی که می توانید استفاده کنید فکر کنید. گزینه ها عبارتند از:
فرمول های اکسل مانند SUMIF ، OFFSET ، COUNT ، VLOOKUP ، GETPIVOTDATA و سایر موارد
میزهای محوری
جداول اکسل
اعتبار سنجی داده ها
شکل خودکار
محدوده های نامگذاری شده
قالب بندی مشروط
نمودار
ابزارک های داشبورد اکسل
ماکروها
نگران نباشید، نیازی نیست بدانید که چگونه از تک تک این ابزارهای Excel استفاده کنید. با داشتن دانش اولیه در مورد نمودارها و جداول محوری، می توانید یک داشبورد اکسل زیبا بسازید.
5. داشبورد را بسازید
نمودار گانت را اضافه کنید.
برای نمایش بصری جدول زمانی پروژه شما، یک نمودار گانت اضافه خواهیم کرد.
به صفحه داشبورد خود بروید و درج را کلیک کنید.
در بخش نمودارها، روی نماد نمودار میله ای کلیک کرده و گزینه دوم را انتخاب کنید.
نحوه طراحی داشبورد مدیریتی در اکسل
عناصر داشبورد: می خواهید چه چیزی را در داشبورد خود قرار دهید؟ شما می توانید از میان جدول های ساکن، جدول های محوری، نمودارهای پویا یا ابزارک های سنجش اکسل انتخاب کنید. آیا می خواهید نمودارهای کوچک زیادی اضافه کنید یا چند نمودار بزرگ؟ شناسایی عناصری که می خواهید به داشبورد خود اضافه کنید به شما کمک می کند تا داده های مشابه را با هم گروه بندی کرده و ایده ای از طرح به شما ارائه دهد.
رنگ پس زمینه داشبورد: می خواهید چه مقدار رنگ در داشبورد خود قرار دهید؟ آیا می خواهید برای ایجاد عناصر داشبورد، رنگ زمینه داشبورد اضافه کنید؟ آیا می خواهید برای نمودارهای مشابه از کد رنگی یکسان استفاده کنید؟
تقویت UI داشبورد: سهولت استفاده چقدر مهم است؟ آیا می خواهید وقت خود را صرف افزایش UI داشبورد کنید؟ شما می توانید برای پیمایش آسان، سلسله مراتب و لیست های کشویی اضافه کنید، به هر نمودار با اشیا-به شکل خودکار برچسب اضافه کنید .
توابع مهم اکسل برای داشبورد
با استفاده از فرمول های اکسل می توانید تعداد زیادی داشبورد تعاملی خوب اکسل ایجاد کنید. در اکسل فرمول هایی وجود دارد که براساس نتایج به روز می شوند و داده ها و نمودارهای به روز شده را در داشبورد به شما ارائه می دهند.
در اینجا پنج عملکرد برتر اکسل برای داشبورد اکسل آورده شده است:
عملکرد SUMPRODUCT: این تابع به ما این امکان را می دهد که وقتی متغیرهای زیادی وجود دارد محاسبات پیچیده ای انجام دهیم. به عنوان مثال، فرض کنید یک داشبورد فروش داریم و می خواهیم بدانیم که فروش های نماینده ما در سه ماهه سوم در منطقه شرق چه بوده است، به راحتی می توانم یک فرمول SUMPRODUCT برای این کار ایجاد کنیم.
عملکرد INDEX / MATCH: می توانیم از ترکیب INDEX و فرمول MATCH برای جستجوی داده ها در داشبوردهای Excel استفاده کنیم.
عملکرد IFERROR: هنگام انجام محاسبات بر روی داده های خام، اغلب با خطا مواجه خواهید شد. برای پنهان کردن خطاهای موجود در داشبورد (و همچنین در داده های خام) می توان از IFERROR استفاده کرد.
تابع TEXT: اگر می خواهید عنوان یا عناوین پویا ایجاد کنید، باید از تابع TEXT برای آن استفاده کنید.
تابع ROWS / COLUMNS : وقتی مجبور می شویم فرمولی را کپی کنیم اغلب از این موارد استفاده می کنیم و وقتی پایین / راست سلول می رویم یکی از آرگومان ها باید بیشتر شود.
مواردی که باید هنگام کار با فرمول ها در داشبورد مدیریتی اکسل به خاطر بسپارید:
از استفاده از فرمول های فرار (مانند OFFSET ، NOW ، TODAY و غیره ..) خودداری کنید. این کار باعث کاهش سرعت شما می شود.
فرمول های غیرضروری را حذف کنید. اگر فرم های اضافی در صفحه محاسبه دارید، هنگام نهایی کردن داشبورد، این موارد را حذف کنید.
از ستون های کمکی استفاده کنید زیرا ممکن است به شما کمک کند از فرمول های آرایه طولانی پرهیز کنید..
استفاده از نمودار برای تجسم داده ها در داشبورد مدیریتی اکسل
نمودارها نه تنها داشبورد Excel را از نظر بصری جذاب می کنند بلکه استفاده و تفسیر آن را نیز آسان می کنند. در اینجا چند نکته در هنگام استفاده از نمودارها در داشبورد اکسل آورده شده است:
نمودار درست را انتخاب کنید: اکسل گزینه های زیادی برای نمودار به شما ارائه می دهد و شما باید از نمودار مناسب استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر باید روند را نشان دهید، باید از نمودار خطی استفاده کنید، اما اگر می خواهید مقادیر واقعی را نشان دهید کنید، نمودار میله ای/ستونی می تواند انتخاب صحیحی باشد.
از نمودارهای ترکیبی استفاده کنید: به شدت توصیه می شود که از نمودارهای ترکیبی استفاده کنید زیرا به کاربر اجازه می دهند مقادیر را مقایسه کنید را ترسیم کنید. به عنوان مثال، می توانید رقم فروش را به صورت نمودار ستونی و رشد را به صورت نمودار خطی نشان دهید.
استفاده از پاورپوینت در اکسل
همچنین می توانید یک داشبورد تعاملی با پاورپوینت ایجاد کنید. افزودن تعامل به داشبورد خالص اکسل می تواند چالش برانگیز باشد و معمولاً به ماکرو (یا VBA)، زبان برنامه نویسی مورد استفاده در اکسل، احتیاج دارد. با این حال، اگر نمودارها و اجزای داشبوردی را که در Excel ایجاد کرده اید به PowerPoint اضافه کنید، به راحتی می توانید یک عنصر تعاملی بسازید.
به عنوان مثال، می توانید پنج نمودار دایره ای ایجاد کنید که داده های دقیقاً مشابهی را در طول 5 سال نشان می دهد. اگر به هر اسلاید PowerPoint یک نمودار دایره ای اضافه کنید، می توانید با رد کردن اسلایدها، کاری کنید که به نظر برسد نمودارها در حال حرکت هستند.
استفاده از PowerPoint و Excel با هم باعث می شود داشبورد خود را به راحتی به اشتراک بگذارید. می توانید داشبورد را به عنوان PowerPoint Show ذخیره کرده و از طریق ایمیل برای همکاران ارسال کنید.
نمودار گانت چارت که چند دهه‌ای از مطرح شدن آن می‌گذرد، یکی از مهم‌ترین ابزارها در پروژه‌های کوچک و بزرگ محسوب میشود. روش رسم گانت چارت می‌تواند بسته به سلیقه فرد متفاوت باشد.
نمودار گانت چارت از کجا شروع شد؟
هنری گانت و فردریک تایلور در اوایل قرن حاضر، نمودارهای کار – زمان را برای برنامه ریزی فعالیت های پروژه ها ابداع نموده و به کار گرفتند. این نمودارها پایه و اساس نمودارهای میله ای هستند که هم اکنون نیز در برنامه ریزی پروژه ها متداول بوده و در کشور ما یکی از شیوه های رایج برنامه ریزی پروژه است.
از نارسایی های این نمودارها، عدم قابلیت آن ها در نشان دادن ارتباطات (وابستگی ها) بین فعالیت های پروژه است. با این حال در موارد بسیاری، از جمله در امر تخصیص و تسطیح منابع، نمودارهای میله ای دارای کاربردهای مفیدی می باشند.
در ترسیم نمودارهای گانت (میله ای) رعایت چند قانون ساده الزامی بوده و باعث خواهد شد که به میزان قابل توجهی به کارآیی آن ها افزوده شود. با این وجود، در بسیاری از موارد دیده می شود که این قوانین، مورد اغماض قرار می گیرند.
در صورت در دست داشتن یک شبکه CPM، تبدیل آن به یک نمودار میله ای با توجه به دستورالعمل هایی که بیان می شود، باعث خواهد شد که شبکه حاصل، هم از مزایای نمودارهای میله ای (در نشان دادن زمان های فعالیت ها) و هم از مزایای شبکه های CPM (در نشان دادن وابستگی های بین فعالیت ها) برخوردار باشد.
گانت چارت چیست؟
در سمت چپ این نمودار لیستی از فعالیت ها و در رو به روی آن زمان مناسب برای انجام هر فعالیت نمایش داده می شود. هر فعالیت با یک مستطیل نمایش داده می شود که از طول و جای قرار گرفتن این مستطیل تاریخ شروع، پایان و زمانی که صرف آن فعالیت می شود استناد می شود.
اطلاعات نشان داده شده در گانت چارت
در نمودار گانت اطلاعات زیادی به نمایش در خواهند آمد که شاید بتوان مهم ترین آن ها را در چند مرود زیر خلاصه کرد.
انواع فعالیت ها چه هستند؟
چه موقع یک فعالیت شروع و پایان پیدا می کند؟
هر فعالیت تا چه زمانی ادامه دارد؟
چه فعالیتی با فعالیت های دیگر همپوشانی دارد؟
ابتدا و انتهای کل پروژه چه زمانی است؟
به طور خلاصه می توان گفت که چارت گانت به ما این امکان را می دهد که بدانیم چه کارهایی در چه زمانی قرار است انجام شوند.
گانت چارت برای چه کسانی مفید است؟
نمودار گانت ابزار موثری برای افرادی است که نقش های زیر را دارند:
مدیران پروژه
راهنمایی تیم
مدیران عمومی
مدیران عملیات
مدیران منابع انسانی
مدیران برنامه ریزی
مدیران کار
مدیران بازاریابی
طراحان
مدیران اجرایی و مدیران اجرایی
… و هر کس دیگری که نیاز به یک نمایش فوری از یک جدول زمانی پروژه دارد.
با پیشرفت تکنولوژی نرم افزارهای مدیریت پروژه، امروزه هر کسی ممکن است از نمودارهای گانت به صورت آنلاین یا به صورت مدیریت شخصی خود از آن استفاده کند.
پیش نیازها برای رسم گانت چارت
اولین چیزی که قبل از تنظیم یک نمودار گانت نیاز دارید، داشتن یک طرح دقیق از پروژه است. یک طرح از پروژه شامل یک سری از وظایف متقابل است که باید در یک نظم خاص انجام شود.
برای مثال، هنگامی که می خواهید به دفتر جدید بروید، قبل از امضای قرارداد اجاره نامه، نمی توانید درباره طراحی فضای اداری تصمیم گیری کنید. هریک از فعالیت های یک پروژه دارای تاریخ شروع و تاریخ پایان بوده که زودتر از آن تاریخ نمی توانند آغاز شوند و دیرتر از آن تاریخ نمی توانند به پایان برسند.
جهت ایجاد یک طرح پروژه ابتدا باید ساختار شکست فعالیت های مربوط به آن پروژه تهیه شود. در این ساختار شکست، کارها به زیر مجموعه ایی از فعالیت های مختلف تقسیم می شوند و به این ترتیب سلسله مراتبی از کارها بوجود می آید.
نرم افزارهایی مانند mind mapping می توان برای ایجاد یک ساختار شکست کار با همه جزییات استفاده کرد.
آموزش رسم گانت چارت در اکسل
چگونه می توان یک گانت چارت در نرم افزار اکسل تهیه کرد؟ در ادامه با معرفی چند روش به این پرسش پاسخ خواهیم داد و در زمان کمی می توانید. با استفاده از نرم افزار اکسل میتوانید نمودار گانت چارت را به سه روش زیر رسم کنید.
نمودار کاملی مانند نمودار زیر تهیه کنید.
در زمان کمی می توانید نمودار کاملی مانند نمودار زیر تهیه کنید.
و حتی جزییات زیر را به نمودار خود اضافه کنید.
در ادامه چگونگی ایجاد چند مدل گانت چارت را در اکسل توضیح داده شده است.
روش اول؛ رسم نمودار ساده گانت چارت در اکسل
جدولی با عناوین نام فعالیت ها، تاریخ شروع، مدت زمان فعالیت و تاریخ پایان آاده کنید که در شکل زیر نمونه آن به تصویر کشیده شده است.
همچنین می توانیم در سمت راست نمودار را گسترش داد. و تاریخ انجام فعالیت ها را در بالای آن نمایش دهید.
البته ما می توانیم سلول ها را به صورت دستی پر کنیم اما خوب است که قالب بندی شرطی را تنظیم کنیم تا رنگ ها هر زمانی که تاریخ شروع یا پایان را تغییر می دهند به روز شود. برای هر سلول، فرمول بررسی می کند که آیا تاریخ در بالای ستون بزرگتر یا برابر (یا بعد از) تاریخ شروع و کمتر از (قبل از) تاریخ پایان آن سطر قرار گیرد. اگر چنین است، سلول به این صورت نشان داده شده شود.
در نتیجه صفحه نمایش گرافیکی نمودار گانت شما مانند شکل زیر نمایش داده می شود. که به سادگی تغییر کرده و آماده می شود.
روش دوم
برای ایجاد یک نمودار گانت در Excel، می توانیم با داده های تاریخ شروع، تاریخ پایان، مدت زمان فعالیت شروع کنیم.
از آنجائیکه تاریخ ها و مدت زمان با یکدیگر در ارتباط هستند، معمولا تاریخ شروع وارد می شود و با اضافه کردن مدت زمان تاریخ پایان به دست می آید. End=Duration+Start، محاسبه می شود.
اگر شروع و پایان وارد شوند، مدت زمان به عنوان End-Start محاسبه می شود. برای تغییر فرمت و نوع نمایش ستون تاریخ شروع دکمه Ctr+1 را بزنید، و در قسمت custome فرمت مورد نظر خود را انتخاب کنید. (d-mmm) فرمت مناسب برای تاریخ شروع می باشد.
حال با در قسمت insert نوع 2d-bar را انتخاب کنید. سپس روی نمودار رایت کلیک کنید و در قسمت data change type ستون های تاریخ شروع و Duration را add کرده و سپس نام فعالیت ها را در قسمت Horizontal انتخاب کنید تا در کنار نمودارتان قرار بگیرد.
حال می توانید محدوده تاریخ ها را تغییر بدهید. بنابراین محور را انتخاب کنید و Ctrl + 1 را فشار دهید. حداقل و حداکثر را به 43184 و 43289 تغییر دهید. در زیر شماره، علامت ‘Linked to Source’ را علامت بزنید و سپس می توانید فرمت های نمایش تاریخ را بهتر کنید.
در نهایت قسمت آبی نمودار را بدون رنگ کنید و قسمت نارنجی را از شفافیت اش کم کنید و یا با هاشور و هر نوع دیگر تغییر دهید.
روش سوم؛ رسم نمودار پیشرفته گانت چارت در اکسل
حال می توانید نمودار تان را ارتقاء دهید. افزودن درصد تکمیل فعالیت ها، خط مبنا، و حتی نشان دادن مایلستون ها از جمله مواردی است که می توانید ایجاد کنید.
برای هریک ار ستون ها فرمول های زیر را وارد کنید.
End; G3=C3+F3
Duration; F3=G3+C3
Done; D3=K3*F3
Not Done; E3=(1-K3)*F3
Milestone; J3=(ROW()ROW(J$2)-0.5)/ROWS(J$3:J$11)
Finished; H3=IF(K3=1,J3,NA()
Unfinished; I3=IF(K3>1,J3,NA() )
در این قسمت در سلول C14 فرمول زیر را وارد کنید.
C14=C15+7
سلول های D13 تا D16 به C13 تا C16 می رسند، اما فرمت شان به حالت Number تغییر می کند. این خط تاریخ مبنا را برای ما مشخص می کند. قبل از وارد نمودن نمودار باید، فرمت تاریخ شروع C3 تا C11 را به صورت موقتی تغییر دهیم. Ctrl+1 را روی سلول زده و سپس در قسمت Custom حالت (d-mmm) را انتخاب کنید. بعدا می توانید به هر حالتی بخواهید تغییر دهید.
نمودار خیلی شبیه نمودار ساده گانت است. چهار ستون اول شامل اطلاعات ستون های (Tasks, Start Date, Done, and Not Done) را به صورت نمودار bar-chart رسم می کنیم.
محور عمودی را معکوس کرده تا به ترتیب فعالیت 1، از بالا نماییش داده شود.
سایر تنظیمات را روی نمودار اعمال کنید.
حال قسمت تاریخ های شروع (آبی پررنگ) را بدون رنگ کرده، و فعالیت های انجام شده و انجام نشده را با رنگ دلخواه تنظیم میکنیم.
در این مرحله داده های Milestone را به نمودار وارد می کنیم. برای این کار ستون های Finished و Unfinished را به نمودار اضافه می کنیم.
بر روی هر سری از نمودار کلیک راست کرده و Change Type Chart Type را از منوی پاپ آپ انتخاب کنید. و نوع آن را به حالت نمودار های XY تغییر دهید. اکسل به طور خودکار آن ها را به گروه محور ثانویه اختصاص می دهد و محور عمودی ثانویه را به آن اضافه می کند.
ما نیاز به تغییر محور جدید داریم: آن را انتخاب کنید و Ctrl + 1 را فشار دهید و Check Values in Order معکوس را بررسی کنید. همچنین باید محور min و max را به 0 و 1 مسدود کنیم. در زیر گزینه Axis، جعبه Minimum 0.0 را نشان می دهد و Maximum box نشان می دهد 1.0. اینها را به 0 و 1 تغییر دهید، که نمودار را تغییر نمی دهد، اما برچسب خودکار در کنار هر جعبه به Reset تغییر می کند.
در این مرحله حال می توانید محور ثانویه را پنهان یا حذف کنید. فرمت این نمودار های دایره ایی شکل را تغییر دهید و به حالت لوزی های سیاه و سفید تبدیل کنید.
در انتها می توانید خطی را به عنوان یک Baseline به نمودار خود اضافه کنید. سلول های G13, H14 را انتخاب و کپی کنید، سپس با کمک Paste Spetial به عنوان New series به نمودار اضافه کنید، داده ها به عنوان یک نقطه تک در بالای نمودار اضافه شده است.
این نقطه جدید را انتخاب کنید و بر روی آیکون + که در کنار نمودار قرار دارد کلیک کنید. سپس Error Bars را فعال کنید.
سپس وارد قسمت Chart Area شده و قسمت ‘Series “Vertical” X Error Bars’ را delete کنید. سپس “Vertical” Y Error Bars’ را انتخاب و Crtl+1 را زده، و فرمت آن را تغییر دهید.
به عنوان مثال تاریخ را به صورت d-mmm می توان نمایش داد.
در انتها می توانید ضخامت خط یا رنگ خط خود را تغییر دهید.
حتی می توانید اطلاعاتی مانند درصد تکمیل و یا نام فعالیت را روی نمودار خود نمایش دهید.
اگر از کاربران «مایکروسافت اکسل» (Microsoft Excel) هستید، حتما باید «VBA» را امتحان کنید. VBA یا «Visual Basic for Applications» یک زبان برنامه‌نویسی است که در اپلیکیشن‌های مایکروسافت آفیس مورد استفاده قرار میگیرد و به شما اجازه‌ی ایجاد ماکروها، فرم‌های کاربر، نمایش یک پیغام یا به طور کلی اجرای کد و دستورات در یک سند در شرایط مشخص را میدهد.
ایجاد دسترسی به گزینه های توسعه دهنده
قبل از این که بتوانیم وارد VBA شویم، باید وارد اکسل شده و تنظیمات را به گونه ای تغییر دهیم که زبانه ی «Developer» را به ما نمایش دهد. برای این کار از طریق منوی «File» به بخش «Options» رفته و گزینه ی «Customize Ribbon» را بزنید. همچنین می توانید بر روی زبانه ها راست کلیک کرده و بر روی گزینه ی «Customize the Ribbon» کلیک کنید.
در بخش «Customize Ribbon» گزینه ی «Main Tabs» را انتخاب کنید و سپس گزینه ی «Developer» را فعال نمایید.
ساخت یک دکمه
برای ایجاد یک مبدل واحد پول ابتدا به یک دکمه نیاز داریم. در قدم دوم کدهای نوشته شده در VBA را به دکمه ی خود متصل می کنیم.
یک صفحه گسترده ی اکسل باز کرده و به زبانه ی «Developer» بروید. در اینجا از بخش «Controls» گزینه ی «Insert» را زده و از لیست موجود «ActiveX Command button» را برگزینید.
اندازه و محل مناسب برای قرارگیری دکمه انتخاب کنید. امکان تغییر آن در آینده نیز وجود دارد.
اینک کد خود را به آن متصل می کنیم. بر روی دکمه راست کلیک کرده و گزینه ی «Properties» را انتخاب کنید. در اینجا دو تغییر به وجود می آوریم؛ تغییر اول نام آن است که به چیزی تغییر می دهیم که در کد خود بتوانیم به آن ارجاع داشته باشیم و تغییر دوم نیز «Caption» یا همان نوشته ی روی دکمه است. می توانید هر چیزی که می خواهید برای این دو در نظر بگیرید، فقط دقت داشته باشید که هر نامی در اینجا استفاده کرده باشید بعدا باید در کد خود نیز استفاده کنید. همچنین از نام فارسی نمی توانید استفاده نمایید (نوشته ی روی دکمه می تواند فارسی باشد).
اینک نوشتن دستورات دکمه را آغاز می کنیم.
اضافه کردن کد
کدنویسی در VBA در محیط جداگانه ای از رابط اکسل انجام می شود. برای دسترسی به این بخش مطمئن شوید که گزینه ی «Design Mode» در زبانه ی «Developer» فعال است، سپس با راست کلیک کردن بر روی دکمه و انتخاب گزینه ی «View Code»، وارد محیط کدنویسی شوید.
اینک پنجره ای شبیه پنجره ی زیر را مشاهده خواهید کرد.
بخش شروع و پایان کد ما مشخص است. دو کدی که آبی رنگ هستند شروع و پایان تابع ما را نشان می دهند و متنی که مشکی نوشته شده است گویای این است که ما داریم کدی را می نویسیم که در صورت کلیک کردن بر روی دکمه ی نام برده شده اجرا خواهد شد. اگر به جای نام دکمه از چیزی به جز «ConverterButton» استفاده کرده باشید، آن نام در کد شما نشان داده خواهد شد.
برای تبدیل واحد پول از کد زیر در بین کدهای فعلی استفاده می کنیم:
1
ActiveCell.Value = (ActiveCell * 1.28)
کاری که این قطعه کد انجام می دهد این است که مقدار سلولی که کاربر انتخاب کرده است را در 1/28 ضرب می کند که مقدار پوند به دلار تبدیل شود. در تصویر زیر مشاهده می کنید که این کد در VBA وارد شده است:
اینک از طریق منوی «File» ویرایشگر VBA را بسته و به اکسل بازگردید.
کد خود را آزمایش کنید
اینک زمان آن است که ببینید آیا کد شما کار می کند یا خیر. قبل از این کار باید یک گام بسیار مهم بردارید. باید «Design Mode» را غیر فعال کنید تا دیگر تغییری در دکمه به وجود نیاد و آماده ی انجام کار خود شود.
اینک یک مقدار در یک سلول وارد کرده، بر روی سلول کلیک نموده و سپس دکمه ی خود را بزنید تا کار آن انجام شود. با انجام این کار باید مقدار سلول حدود یک چهارم بزرگتر شود که این به معنای اجرای درست کد ما خواهد بود.
حالا که یک دکمه ایجاد کرده اید و به کمک آن دستورات VBA را در اکسل اجرا نموده اید، می توانید از همین شیوه برای انجام کارهای دیگر نیز استفاده کنید. برای مثال شاید بخواهید دکمه ای ایجاد کنید که با کلیک کردن بر روی آن یک عدد شانسی ایجاد شود یا هر اتفاق دیگری که مد نظرتان است بیفتد. همچنین می توانید دکمه ای ایجاد کنید که مقدار دو سلول را مقایسه کرده و کاری را بر اساس آن انجام می دهد.
زمانی که یک نمودار خطی در مایکروسافت اکسل رسم میکنید، می‌بینید که به طور پیش‌انگار خط‌ها به گونه‌ای تیز و شکسته نمایان شده‌اند. ولی به راحتی میتوانید آنان را به گونه‌ای نرم و صاف دگرگون کنید تا زیباتر به چشم بی‌آیند.
رسم نمودار منحنی در اکسل
در این مثال، ما می خواهیم از داده های فروش ماهانه کلوچه با عنوان Cookies، یک نمودار خطی خمیده رسم کنیم.
نخست بازه A1:F2 را نشان کنید، سپس به سربرگ Insert بروید، و از روی Line or Area Chart کلیک کنید و در پایان ویژگی Line را برگزینید.
اکنون می بینید که یک نمودار خطی که چند خط راست را در بر دارد ساخته شده است.
برای آنکه بتوانید آن را به خطی خمیده دگرگون کنید، روی آن کلیک راست کنید و سپس ویژگی Format Data Series را در منوی کشویی پیش رو برگزینید.
در پنجره ای که باز شده است، نخست بر روی رسته Fill & Line کلیک کنید، سپس تیک ویژگی Smoothed Line را بزنید.
ما در این سایت پرسشنامه های استاندارد (دارای روایی، پایایی، روش دقیق نمره گذاری ، منبع داخل و پایان متن ) ارائه می کنیم و همچنین تحلیل آماری کمی و کیفی رابا قیمت بسیار مناسب و کیفیت عالی و تجربه بیش از 17 سال انجام می دهیم. برای تماس به ما به شماره 09143444846 در شبکه های اجتماعی پیام بفرستید. ایمیلabazizi1392@gmail.com
تمامی حقوق مادی و معنوی این سایت متعلق به لنسرسرا و محفوظ است.
این سایت دارای مجوز می باشد
