خطر واقعی استفاده از هوش مصنوعی برای انسان چیست؟

متخصصان در مورد خطر واقعی استفاده از هوش مصنوعی برای انسان هشدار داده اند.

یک کارشناس فناوری، خطری واقعی را آشکار کرده که معتقد است افرادی که از هوش مصنوعی استفاده می‌کنند با آن مواجه خواهند بود. 

ادریان کانزل، مدیر ارشد فناوری در پلتفرم پیشرو داده Own در یک گفت و گو دیدگاه‌های مثبت و منفی خود در مورد هوش مصنوعی را توضیح داده است.

کانزل با اشاره به این که هوش مصنوعی چگونه می‌تواند مفید باشد، گفت: من می‌توانم چند مثال را ذکر کنم که به نظر استفاده بسیار جالبی از هوش مصنوعی است. در حال حاضر ثابت شده است که هوش مصنوعی می‌تواند سرطان را بهتر از پزشکان تشخیص دهد، این کاملاً درست است.

این متخصص در ادامه با تاکید بر این که چگونه وارد کردن درون داد‌های انسانی به داده‌ها گاهی اوقات می‌تواند مخاطره آمیز باشد و همچنین استفاده از داده‌های قدیمی برای آموزش هوش مصنوعی می‌تواند خطرناک باشد، افزود: در استفاده از اطلاعات تاریخی برای آموزش دستگاه‌ها یک خطر واقعی وجود دارد؛ چرا که در اطلاعات تاریخی یک جانبداری واقعی وجود دارد. 

وی تصریح کرد: بنابراین، این‌ها موضوعات واقعاً مهمی هستند که باید به آن‌ها فکر کنیم. 

پذیرش جانبداری‌های مضر انسانی توسط هوش مصنوعی یکی از نگرانی‌هایی است که توسط متخصصان دیگر مطرح شده است. یک مطالعه جدید اخیراً نشان داده‌ است که چگونه هوش مصنوعی می‌تواند انسان‌ها را به تصمیم‌گیری مغرضانه وادار کند.

در نتایج این تحقیق آمده است که نگرانی‌هایی در ارتباط با قرار گرفتن انسان‌ها در معرض یک چرخه خطرناک وجود دارد. 

کانزل گفت: من فکر می‌کنم ما تازه شروع کرده ایم. ما چیز‌های زیادی برای یادگیری داریم.

 وی افزود: ما باید مراقب باشیم. قطعا باید مراقب حریم خصوصی افراد و داده‌های آن‌ها باشیم. داده‌های شرکتی موقعیت خوبی برای شروع استفاده از برنامه‌های هوش مصنوعی هستند، اما بهتر است هنوز از هوش مصنوعی در داده‌های شخصی استفاده نشود.

منبع: الیوم السابع به نقل از باشگاه خبرنگاران جوان

چگونه دو یا چند فایل PDF را با هم ترکیب کنیم؟

برای ادغام کردن چند فایل پی دی اف با هم، روش های مختلفی وجود دارد که در این مقاله ما دو تا از بهترین روش های در دسترس را به شما معرفی می کنیم. توجه داشته باشید که برخی از نرم افزارها برای انجام این کار پولی هستند، ما نرم افزارهای رایگان را به شما معرفی می کنیم.

ترکیب PDF ها از طریق ویندوز

در ویندوز، Adobe Acrobat DC بهترین ابزاریست که می توان از آن برای ترکیب دو یا چند فایل PDF استفاده کرد. پس بیخود و بی جهت به دنبال نرم افزارهای متفرقه نروید و بیایید با همین Adobe Acrobat DC کار را جلو ببریم.

برای شروع کار ابتدا وارد این صفحه شوید و نسخه تریال رایگان Adobe Acrobat DC را دانلود و نصب کنید. با به پایان رسیدن پروسه نصب و راه اندازی، پنجره Adobe Acrobat DC را باز کنید و به سراغ تب Tools بروید.

در مرحله بعد روی Combine Files کلیک کنید تا ابزار ترکیب کننده فایل های PDF در اختیارتان قرار بگیرد. سپس با کلیک روی کلید Add Files به سراغ فایل هایی که می خواهید با هم ترکیبشان کنید بروید و آن ها را انتخاب کنید.

فایل هایتان را که انتخاب کردید، در پنجره نرم افزار به دنبال کلید آبی رنگ Combine بگردید و روی آن کلیک کنید.

با کلیک روی کلید Combine، پروسه ترکیب فایل های PDF آغاز می شود و در نهایت Adobe Acrobat DC تمام آن ها را در یک فایل ادغام می کند. تنها کاری که بعد از به پایان رسیدن این پروسه باید انجام دهید ذخیره کردن آن فایل جدید است.

پس به همین منظور روی File کلیک کنیدو از میان گزینه های موجود در منوی باز شده به سراغ Save As بروید. حالا یک لوکیشن و نامی مناسب برای این فایل جدید در نظر بگیرد و آن را ذخیره کنید.

ترکیب PDF ها از طریق مک

آخرین نسخه سیستم عامل مک به کاربرانش اجازه می دهد تا حین پیشنمایش گرفتن از فایل های PDF آن ها را با هم نیز ترکیب کنند. روش انجام این کار نیز خیلی راحت است. برای شروع به سراغ فایندر بروید و به انتخاب تمام فایل هایی که می خواهید با هم ادغامشان کنید بپردازید.

اگر همه فایل ها را با هم باز کنید، سیستم عامل مک طبق معمول همیشه پیشنمایش تمام آن ها را به نمایش خواهد گذاشت.

در پنجره هر پیشنمایش به سراغ منوی View بروید و گزینه Thumbnails را انتخاب کنید. با این کار ساید باری در گوشه تصویر ظاهر می شود که می توان در آن تمام صفحات فایل های PDF را مشاهده کرد. حالا فقط کافیست صفحات یک PDF را با ماوس بگیرید و آن ها را در لا به لای صفحات PDF دیگر قرار دهید.

کارتان که تمام شد، یک نام متفاوت برای این PDF تازه انتخاب و آن را ذخیره کنید.

ترکیب PDF ها از طریق فضای وب

برای ترکیب دو یا چند فایل PDF، ابزار تحت وب بیشماری نیز وجود دارد. فقط کافیست عبارت «How to combine PDF files» را گوگل کنید تا بیشمار نتیجه مختلف که هر کدامشان در نوع خود کاربردی نیز هستند در اختیارتان قرار بگیرند.

اما شاید PDFMerge بهترین ابزار تحت وبی باشد که بتوانید پیدا کنید. نحوه کار با PDFMerge نیز به شدت آسان است. فقط کافیست وارد لینکی که برایتان گذاشتم بشوید و تمام فایل های PDF خود را به دست PDFMerge بسپارید. به محض کلیک روی کلید Merge Files پردازش های PDFMerge سریعا آغاز می شوند و تمام PDFهایتان در کمترین زمان ممکن در فایلی جدید ادغام خواهند شد.

بیایید شروع کنیم:

کاربران macOS: اگر نیاز به ترکیب فایلهای PDF در یک سند PDF دارید ، می توانید به سادگی از برنامه Preview که هنگام خرید رایانه Mac خود نصب شده است، استفاده کنید. شما فقط نیاز به کشیدن و رها کردن فایل ها دارید ، بنابراین روند سریع و بی دردسر است.

قبل از شروع ، مطمئن شوید که تمام پرونده هایی را که می خواهید در یک پوشه با هم ترکیب کنید داشته باشید تا روند ادغام همه جانبه تر شود.

مرحله 1: پوشه Finder را که فایلهای شما در آن ذخیره شده است باز کنید و به عنوان اولین صفحه خود نسخه ای از پرونده مورد نظر خود را تهیه کنید.

شما می توانید یک کپی از فایل اصلی بگیرید و ان را نگه دارید تا در صورت اشتباه و یا پشیمانی نسخه ای داشته باشید.

مرحله 2: بر روی فایل اصلی دوبار کلیک کنید تا در Preview باز شود.

اطمینان حاصل کنید که نوار کناری ریز تصاویر قابل مشاهده است. اگر اینگونه نیست ، به View>Thumbnails بروید یا Option+Cmd+2 را فشار دهید. اگر فایل شما به طور پیش فرض در Preview باز نمی شود ، می توانید بر روی آن فایل دو انگشت بزنید و سپس به Open with> Preview بروید.

مرحله 3: با کشیدن و رها کردن آنها در نوار کناری ، PDF ، JPG ، PNG و سایر فایلهای دیگر را به Preview اضافه کنید.

متأسفانه ، پیش نمایش به شما اجازه نمی دهد پرونده های Word ، Excel و HTML را به یک سند PDF اضافه کنید. اگر می خواهید با استفاده از Preview این موارد را اضافه کنید ، ابتدا آنها را به اسناد PDF تبدیل کنید. در غیر این صورت بهتر است از برنامه Adobe Acrobat DC که در macOS موجود است استفاده کنید.

اگر تصمیم به استفاده از برنامه Adobe Acrobat DC را دارید ، برای دنبال کردن مراحل ویندوز 10 به پایین بروید ، زیرا آنها مطابق با macOS هستند.

مرحله 4: با کشیدن و رها کردن آنها در نوار کناری ، فایلها را به ترتیب مورد نظر خود تنظیم کنید.

مرحله 5: در صورت آماده شدن ، به File> Export as PDF بروید. نام فایل مورد نظر خود را تایپ کرده و پوشه ای را که می خواهیدفایل را در آن ذخیره کنید ، انتخاب کنید.

نحوه ترکیب فایلهای PDF در ویندوز 10 :

همانطور که قبلاً اشاره کردیم ، بسیاری از وب سایت ها و برنامه های شخص ثالث وجود دارند که می توانید از آنها برای ترکیب چندین سند PDF در یک فایل واحد استفاده کنید. و بسیاری از آنها این کار را برای شما بسیار آسان می کنند – اغلب ، فقط انتخاب فایل ها و کلیک بر روی یک دکمه است.

اما باز هم ، شما باید تحقیقات خود را انجام دهید تا مطمئن شوید سرویس مورد استفاده شما مطمئن است و فایل مخربی را روی رایانه شما نصب نخواهد کرد. اگر نمی خواهید این کار را انجام دهید ، احتمالاً بهتر است از برنامه Adobe Acrobat DC برای پردازش فایلهای PDF استفاده کنید.

هشدار منصفانه: Acrobat DC رایگان نیست. شما باید برای عضویت ماهانه یا سالانه ثبت نام کنید که از 12.99 دلار در ماه شروع می شود و تا 24.99 دلار در ماه افزایش می یابد.

با این حال ، اگر رسیدگی به پرونده های PDF – مانند ویرایش ، ایجاد ، ارسال یا تبدیل و ترکیب فایل های PDF ، بخش بزرگی از کار شما است، شاید ارزش پرداخت آن اشتراک سالانه را با قیمت 14.99 دلار در ماه داشته باشد. نه فقط برای ایمنی بلکه همچنین برای راحتی و تضمین اینکه اسناد PDF شما دقیق و بدون خطا هستند.

مرحله 1: Adobe Acrobat DC را باز کنید. به Tools > Create & Edit بروید.

مرحله 2: در قسمت Combine Files ، روی Open کلیک کنید.

این امر شما را به فضای کاری Combine Files می برد که می توانید فایلها را اضافه کنید ، آنها را به ترتیب مورد نظر تنظیم مجدد کنید و آنها را در یک فایل PDF واحد ادغام کنید. زیبایی این ابزار این است که انواع مختلفی از پرونده ها ، از PDF و فایل های تصویری گرفته تا اسناد Word و Excel را می پذیرد.

مرحله 3: در فضای کاری Combine Files ،فایلهایی را که می خواهید ترکیب کنید بکشید و رها کنید یا بر روی Add Files کلیک کنید و آنها را در کادر گفتگو انتخاب کنید.

همچنین می توانید پوشه ها را اضافه کنید ، یک صفحه وب اضافه کنید یا از Clipboard اضافه کنید.

مرحله 4: پرونده ها را به ترتیبی که می خواهید در سند PDF نهایی ظاهر شود با کشیدن و رها کردن ترتیب دهید.

مرحله 5: پس از آماده شدن ، روی دکمه Combine در قسمت بالا سمت راست کلیک کنید یا به سادگی Shift + Ctrl + I را فشار دهید.

هنگامی که فایلهای شما در یک سند PDF واحد ادغام شدند ، یک برگه در کنار زبانه Home و Tools ظاهر می شود. برای دسترسی به سند روی آن کلیک کنید.

مرحله ششم: هنگامی که از سند PDF راضی هستید ، برای ذخیره آن ، روی نماد ذخیره در سمت چپ بالای صفحه کلیک کنید. همچنین می توانید Ctrl + S را فشار دهید.

شما همچنین می توانید فایل را در Adobe Document Cloud خود ، که در اشتراک پرداخت شده شما است ، ذخیره کنید ، بنابراین فضای ذخیره سازی را در رایانه خود ذخیره می کنید. برای انجام این کار ، بر روی cloud با نماد فلش به سمت بالا ، کنار دکمه ذخیره کلیک کنید. یا به سادگی Shift + Ctrl + W را فشار دهید.

مرحله 7: پوشه ای را که می خواهید سند PDF جدید خود را در آن ذخیره کنید ، انتخاب کنید ، نام پرونده خود را تایپ کنید و به Save ضربه بزنید.

برگرفته از : ساعد نیوز

آموزش اضافه کردن فایل صوتی به اسلاید‌ها در پاور‌پوینت

نوشته

<strong>تکرار خودکار سطرهای جدول در بالای هر صفحه در ورد</strong>

نوشته

چگونه در اکسل فرمول نویسی کنیم؟

نوشته

چگونه بعد از ارسال ایمیل را ویرایش کنیم؟

نوشته

چگونه در ورد متن را به‌صورت افقی و یا عمودی قرار دهیم؟!

فروشگاه محصولات فیزیکی با تخفیف عالی

چگونه در اکسل نمودار خطی بکشیم

این آموزش مراحل ساخت نمودار خطی را در اکسل به صورت مرحله به مرحله توضیح داده و نحوه‌ی شخصی‌سازی و بهبود آن را نشان می‌دهد. همراه ساعد نیوز باشید.

نمودار در اکسل چیست؟

همان طورکه گفته شد، نمودارها و گراف ها به ساختن جلوه ای بصری از داده های موجود در فایل اکسل کمک می کنند. عبارت های نمودار و گراف عموما درکنار یکدیگر و برخی اوقات به جای هم استفاده می شوند. به طورکلی، گراف (Graph) را می توان پایه ای ترین روش برای نمایش بصری داده دانست که مقادیر داده را در بازه ی زمانی نمایش می دهند. نمودارها (Chart) ساختاری پیچده تر دارند و به نوعی مقایسه ی دو نوع داده را با یکدیگر آسان می کنند.

کاربران عموما با استفاده از نمودارها، داده های مدنظر خود را برای مدیران، مشتریان، اعضای تیم، استادان و مخاطبان دیگر نمایش می دهند تا چشم اندازی سریع از نتایج یا پیشرفت در مسئله ای نمایش داده شود. با رسم نودار در اکسل می توان هرگونه داده ی کمّی را به خوبی در جلوه ای بصری نمایش داد. رسم نمودار در اکسل به راحتی انجام می شود. از آنجاکه داده های موردنیاز برای نمایش در نمودار هم عموما در همان فایل نمودار قرار دارند، کاربرانی پیچیدگی زیادی برای رسم و مدیریت نمودارها نخواهند داشت. به علاوه، اکسل انواع پیش فرض نمودار و گراف را دراختیار کاربر می گذارد که برای انواع داده و مقایسه بین آن ها کاربرد دارند.

کاربرد انواع نمودار در اکسل

مجموعه ی عظیمی از انواع نمودار در اکسل دراختیار کاربران قرار دارد. برای هر نوع داده، می توان از چند نوع نمودار استفاده کرد؛ ولی انتخاب بهترین نمودار اهمیت بیشتری دارد که مفهوم ترین جلوه از محتوای مدنظر شما را نمایش دهد. شما همیشه می توانید با اضافه کردن جلوه های گرافیکی، نمودار خود را جذاب تر و درک پذیر تر کنید. اکسل ۲۰۱۶ پنج دسته ی اصلی برای نمودار و گراف دراختیار کاربر قرار می دهد.

نمودار ستونی (Column Charts)

نمودار ستونی در اکسل از انواع مشهور و پرکاربرد محسوب می شود که تقریبا همه ی کاربران با آن آشنا هستند. این نوع از نمودارها برای مقایسه ی اطلاعات کاربرد زیادی دارند. برای مثال، اگر اطلاعاتی دارید که چند دسته از یک متغیر را بررسی می کند، نمودار ستونی انتخاب مناسبی خواهد بود؛ مثلا برای مقایسه ی آمار فروش چند محصول می توان از این نمودارها استفاده کرد. انواع گوناگونی از نمودارهای ستونی در اکسل وجود دارند که ازلحاظ جلوه ی گرافیکی باهم متفاوت هستند:

• Clustered
• Stacked
• 100%Stacked
• 3D Clustered
• 3D Stacked
• 3D 100%Stacked
• 3D

نمودار میله ای (Bar Charts)

تفاوت اصلی نمودارهای میله ای و ستونی، در افقی بودن نمودار میله ای است. برای رسم نمودار در اکسل در حالت میله ای، می توان همان کاربرد های نمودار ستونی را در نظر گرفت. البته نمودارهای میله ای برخی اوقات نمای مناسب تری از پیشرفت یا مقایسه ی وضعیت دو نوع داده در گذر زمان ارائه می کنند. نمودار میله ای در اکسل در انواع زیر دردسترس کاربر قرار دارد:

• Clustered
• Stacked
• 100%Stacked
• 3D Clustered
• 3D Stacked
• 3D 100%Stacked

نمودار دایره ای (Pie Charts)

نمودار دایره ای در اکسل بهترین انتخاب برای مقایسه ای درصدی چند نوع داده محسوب می شود. درواقع این تصویرسازی، به راحتی نشان می دهد هریک از داده های بررسی شده چه سهمی از کل یک داده را به خود اختصاص داده اند. هر داده به صورت برشی از دایره نمایش داده می شود و به راحتی می توان نسبت آن را با داده های دیگر مقایسه کرد. برای رسم نمودار دایره ای در اکسل، پنج انتخاب دارید:

• Pie
• Pie of Poe (این نمودار، یک بخش از نمودار دایره ای را در نمودار جداگانه ای تقسیم بندی می کند که برای نمایش سهم هر زیرمجموعه از داده مناسب است)
• Bar of Pie
• 3D Pie
• Doughnut

نمودار خطی (Line Charts)

نمودار خطی برای نمایش روندها در گذر زمان کاربرد بسیار عالی دارند. درواقع، داده هایی که در این نمودارها نمایش داده می شوند، عموما چند نوع محدود هستند که قصد داریم روند آن ها را در گذر زمان مقایسه کنیم. در نمودار خطی، نقاط داده از هر نوع داده به هم متصل می شوند و به راحتی می توان روند صعودی یا نزولی آن ها را مشاهده کرد. برای رسم نمودار در اکسل در حالت خطی، هفت انتخاب در پیش دارید:

• Line
• Stacked Line
• 100Stacked Line
• Line with Markers
• Stacked Line with Markers
• 100%Stacked Line with Markers
• 3D Line

نمودار پراکندگی (Scatter Charts)

نمودار پراکندگی کاربردی شبیه به نمودار خطی دارد و تغییر یک داده را در گذر زمان می توان به بهترین نحو در آن نمایش داد. البته نمودارهای پراکندگی نقطه ی تمرکز دیگری هم دارند و تأثیر متغیری بر متغیر دیگر را نمایش می دهند که با اصطلاح همبستگی یا Correlation در مدیریت داده شناخته می شود. نمودارهای پراکندگی در هفت نوع دردسترس قرار دارند:

• Scatter
• Scatter with smooth lines and markers
• Scatter with smooth lines
• Scatter with straight lines and markers
• Scatter with straight lines
• Bubble
• 3D Bubble

علاوه بر پنج دسته ی اصلی ذکرشده، چهار دسته ی زیرمجموعه هم وجود دارد که می توان برای رسم نمودار در اکسل از آن ها بهره برد.

نمودار مساحت (Area)

نمودارهای مساحت مانند نمودارهای خطی تغییر مقادیر داده را در گذر زمان نمایش می دهند. نمودارهای مساحتی برای جلب توجه به تفاوت بین متغیرهای گوناگون کاربرد زیادی دارند.

نمودار سهام (Stock)

همان طورکه از نام این نمودار برمی آید، برای نمایش حداقل و حداکثر و قیمت شروع و پایان عرضه ی یک سهام در دوره ی زمانی خاص از آن استفاده می شود. اگرچه نمودارهای سبک سهام برای تحلیل های مالی کاربرد بیشتری دارند، برای نمایش مواردی همچون بازه ی مقادیر یک داده (مثلا بازه ی مقادیر واقعی در مقایسه با بازه ی مقادیر پیش بینی شده) می توان از آن ها استفاده کرد.

نمودار سطحی (Surface)

برای نمایش داده درزمینه ی سه بعدی می توان از نمودار سطحی استفاده کرد. رسم این نوع از نمودار در اکسل که صفحه ا ی اضافی را در نمودار نمایش می دهد، برای دیتاست های عظیم با بیش از دو متغیر یا دسته بندی های متنوع در داخل یک متغیر کاربرد زیادی دارند. البته خواندن و درک نمودار سطحی آن چنان آسان نیست و برای استفاده از آن باید مطمئن شوید که مخاطب چگونگی تحلیل داده در نمودار سطحی را درک می کند یا خیر.

نمودار رادار (Radar)

برای نمایش داده از متغیرهای گوناگون و ارتباط و نسبت آن ها با یکدیگر، از نمودار راداری استفاده می شود. در این نمودارها، همه ی متغیرها از مرکز شروع می شوند. فراموش نکنید در نمودار راداری، داده ها در مقایسه با یکدیگر نمایش داده می شوند. اغلب کسب وکارها برای نمایش قدرت و ضعف انواع محصولات یا کارمندان یا موارد دیگر، از نمودار راداری استفاده می کنند.

از نمودارهای پرکاربرد دیگر در اکسل می توان به نمودار آبشاری (Waterfall) اشاره کرد. نمودار آبشاری مجموعه ای از گراف های ستونی است که تغییرات مثبت و منفی را در گذر زمان نمایش می دهد. نمودارهای دیگری هم در فهرست نمودارهای اکسل دیده می شوند که برای کاربردهای خاص استفاده می شوند. Treemap ،Sunburst ،Histogram و Box&Whisker انواع دیگری از نمودارها هستند. در پایان فهرست نمودارهای اکسل نیز نوعی ترکیبی به نام Combo پیشنهاد می شود که امکان رسم نمودار را با استفاده از چند نوع نمودار همچون ستونی و خطی فراهم می کند.

برای ایجاد نمودار خطی، مراحل زیر را اجرا کنید.

1. دامنه A1:D7 را انتخاب کنید.

2. در برگه Insert، در گروه نمودارها، روی نماد Line (خط) کلیک کنید.

3. روی Line with Markers (خط با نشانگر) کلیک کنید.

نتیجه:

توجه داشته باشید: اگر برچسب های عددی داشته باشید، سلول خالی A1 را قبل از ایجاد نمودار خطی ایجاد کنید. با انجام این کار، اکسل اعداد در ستون A را به عنوان یک سری داده تشخیص نمی دهد و این عدد را به صورت خودکار در محور افقی (رده) قرار می دهد. پس از ایجاد نمودار، می توانید متن سال (Year) را اگر دوست داشته باشید، در سلول A1 وارد کنید.

برگرفته از : ساعد نیوز

چگونه انیمیشن‌ها را در پاورپوینت ترکیب کنیم؟

نوشته

چگونه با موبایل عکسهای خوب بگیریم؟

نوشته

چگونه به طور اتوماتیک در گوگل‌شیت نمودار ایجاد کنیم؟

نوشته

چگونه فیلتر رنگ‌ها در ویندوز 10 را فعال کنیم؟

نوشته

چگونه در اکسل کلید میانبر بسازیم؟

آموزش طراحی کارنامه با اکسل

اکسل یکی از پرکاربردترین برنامه های شرکت مایکروسافت است که معمولا به طور پیش فرض بر روی ویندوز شما نصب میباشد. حالا در این آموزش قصد داریم به شما بیاموزیم که چگونه با استفاده از اکسل یک کارنامه طراحی کنید و بخش های کوچکی از فرمول نویسی و چند تابع را به شما بیاموزیم.

ابتدا برنامه اکسل را به روش زیر اجرا کنید.
۱- در محیط دکستاپ کلیک راست کنید.
۲- گزینه New را انتخاب کنید و با استفاده از گزینه Microsoft Excel Worksheet یک سند جدید بسازید و با استفاده از آن وارد میحط اکسل شوید.

نکته: توجه داشته باشید برای این که هر چه ساخته ایم از بین برود (مثلا با قطع شدن جریان برق اطلاعات کلا از بین میرود) بهترین کار این است که با استفاده از کلید های ترکیبی ctrl+s از روی صحفه کلید استفاده کنیم، البته نرم افزار آفیس به طور خودکار هر ۱۰ دقیقه یکبار اطلاعات را ذخیره میکند.
نکته : از برنامه Microsoft Excel 2010 در این برنامه استفاده شده است ولی تفاوت بسیاری با سایر نسخه ها ندارد.

فارسی کردن صفحه
ابتدا ما باید صفحه ایجاد شده را با روش زیر فارسی کنیم.
۱-از نوار منو های منو Page Layout را انتخاب کنید.
۲-از گروه Sheet Option بر روی گزینه Right-To-Left کلیک کنید.

قدم بعدی که در راستای اهداف کارنامه باید برداریم این است که نام Sheet مورد نظر رو به (کارنامه) تغییر دهیم. برای این منظور در پایین صفحه سمت راست برو روی Sheet مورد نظر کلیک راست کرده و با استفاده از گزینه Rename نام آن را تغییر دهید و سپس کلید Enter را فشار دهید.

قدمی بعدی این است که محدوده ای را که میخواهیم نمره ها و درس ها را وارد کنیم انتخاب کنیم. حال باید طرح اولیه کارنامه را در Sheet کارنامه بکشیم.
۱-ابتدا از یک خانه شروع میکنیم و اطلاعاتی مثل نام درس و … را وارد میکنیم مثل شکل زیر که خیلی ساده هم هست.

۲-حال ما باید خانه های (B2,C2,D2,E2,F2,G2) را با هم ادغام کنیم و در آن قسمت می نویسیم (کارنامه کل سال تحصیلی) ، البته جوری تنظیم میکنیم که نوشته مربوط در وسط سلول های ادقام قرار بگیرد. برای ادقام کردین این سلول هارا انتخاب(Select) کنید و از سربرگ منو Home گزینه Merge & Center را انتخاب کنید و پس از ادغام شدن سلول ها در آن قسمت بنویسد (کارنامه کل سال تحصیلی)

۳-برا این که ما بتوانیم نوشته ها را در وسط سلول در بیاوریم (چون اینجا کل سلول هست) همه سلول های که در تشکیل کارنامه دخالت دارند را به حالت انتخاب در میاوریم و روی آنها کلیک راست میکنیم و گزینه Format Cell را انتخاب میکنیم ، سپس در صفحه باز شده به تب Alignment رفته و گزینه Horizonal و Vertical را روی Center قرار میدهیم و بقیه تنظیمات را با توجه به تصویر انجام دهید و سپس گزینه OK را انتخاب کنید.

که نتیجه به دست آمده مشابه شکل زیر باید بشود.

حال ما قصد داریم در اینجا کارنامه را رنگی یا رنگ های مختلف در بیاوریم ما هم میتوانیم کل کارنامه رو به یک رنگ در بیاوریم و یا میتوانیم هر قسمت را به یک رنگ خاص در بیاوریم. اولین کار این است که کارنامه رو انتخاب میکنید تا بتوانیم یک رنگ مناسب برای کارد آن انتخاب کنیم. پس از انتخاب کردن تمام پخش های کارنامه مجددا کلیک راست کرده و گزینه Format Cell را انتخاب میکنیم و در صفحه جدید باز شده به سربرگ Border میرویم.

توضیحاتی مربوط به تصویر بالا:
Style: از این قسمت میتوانید کادر مورد نظر خودتون رو تنظیم و انتخاب کنید.
Color: در این قسمت میتوانید رنگ مورد علاقه و مورد نظر خودتان رو انتخاب کنید.
Presets : در این قسمت شما میتوانید انتخاب کنید که چه پخش های از سلول رنگ آمیزی شوند.

شما با توجه به سلیقه خود و کمی خلاقیت میتوانید کارنامه خود را مانند تصویر زیر و حتی زیباتر رنگ آمیزی کنید.

تا به اینجای کار ما با چهار چوب و خط کشی کارنامه آشنا شدیم و بحث فرمول نویسی ، با رسم نمودار کارنامه را از این به بعد آموزش خواهیم داد.
حالا قبل از این که به سراغ بخش فرمول نویسی برویم به شما باید بیاموزید که چگونه یک ستون به پروژه خودمون اضافه کنیم برای مثال ما میخواهیم بین ستون اینگلیسی و حرفه و فن یک ستون جدید ایجاد کنیم برای این کار روی سلول اینگلیسی کلیک راست میکنیم و گزینه Insert را انتخاب میکنیم. و با توجه به تصویر و توضیحات خانه جدید را ایجاد کنید.

Shift Cells Left : یک سلول جدید میسازه و از سمت چپ به فاصله یک سلول سطرح جا به جا می شود.
Shift Cells down : یک سلول جدید میسازه و از سمت پایین به فاصله یک سلول سطرح جا به جا می شود.
Entire row : ایجاد یک سطر جدید از بالای سلول انتخاب شده.
Entire column : ایجاد یک ستون جدید از سمت چپ سلول انتخاب شده.

فرمول نویسی:

مهم ترین پخش کارنامه فرمول نویسی میباشد، فرمول نویسی بسیار مهم است و یکی از اساسی ترین قسمت های اکسل می باشد ، که ابتدا من شما را با چند عبارت کوچیک در اکسل آشنا میکنم.

عبارت ( + ) در اکسل نشانه جمع می باشد.
عبارت ( – ) در اکسل نشانه تفریق یا کم شدن می باشد.
عبارت ( * ) در اکسل نشانه ضرب می باشد.
عبارت ( / ) در اکسل ناشنه تقسیم می باشد.
عبارت ( : ) به معنی تا می باشد مثلا می گویند از خانه A1 تا G1 میشود A1:G1.

ابتدا ما نمرات را در کارنامه وارد میکنیم مثل شکل زیر.
خب برای مثال نمره نیم سال اول درس دینی ما در سلول B4 قرار دارد و نمره نیم سال دوم ما در سلول D4 قرار دارد و نمره اصلی ما که جمع دو نمره سال اول و سال دوم تقسیم بر ۲ در قسمت نمره اصلی و سلول F4 باید قرار گیرد برای این کار بر روی سلول F4 کلیک کنید و فرمول زیر را وارد کنید و سپس کلید Enter را فشار دهید.

بعد از اینکه فرمول ثبت شد دیگر نیازی به این کار نیست که برای تک تک سلول های ستون F فرمول بنویسید. به قسمت پایین سمت چپ سلولی که در آن فرمول نوشته اید بروید تا نشانه گر ماوس به شکل عبارت ( + ) در بیاید. وقتی به این شکل در آمد کلیک چپ کرده و آن را تا خانه ای که فرمول ها باید جای گذاری شود به سمت پایین بکشید یا درگ کنید تا خودش به صورت اتوماتیک فرمول ها را جای گذاری کند. بر روی تصویر نشان داده شده است که فلش ماوس را به کجا ببرید تا به یک علامت مثبت تبدیل شود.

حالا علامت مثبت را تا سلول F12 به سمت پایین بکشید و پس از رسیدن به بخش مورد نظر آن را رها کنید. به شکل خیلی راحت تا به اینجا فرمول های اولیه کار ما وارد شدند. حالا نوبت معدل تو نیم سال تحصیلی میباشد که با توجه به تصویر فرمول هارا در سلول مخصوص خود وارد میکنیم.

فرمول معدل نیم سال اول :

فرمول معدل نیم سال دوم:

حالا نوبت بخش ملاحضات می باشد هدف ما این است که اگر فرد نمره ۱۰ یا بالاتر از ۱۰ گرفت به صورت اتوماتیک در پخش ملاحضات آن عبارت (قبول) یا کمتر از ۱۰ گرفت عبارت (تجدید) وارد شود که برای این کار IF (اگر) کمک میگیریم. برای یادگیری بهتر به مثال زیر توجه کنید.

((ما قصد این را داریم که اگر در سلول C4 بنویسیم که اگر نمره داخل سلول B4 بزرگتر از ۱۰ یا خود عدد ۱۰ بود به طور خودکار عبارت قبول را نشان دهد و اگر داخل خانه یا سلول B4 کمتر از ۱۰ بود عبارت تجدید را نشان دهد.))

برای این کار ابتدا به سلول C4 را انتخاب میکند و به منوی Formulas میرویم و با استفاده از زیر گروه گزینه auto sum گزینه More Functions را انتخاب میکنیم. تا پنجره جدید باز شود در این بخش گزینه IF را انتخاب میکنیم و سپس گزینه OK میزنیم.
در صفحه جدید که باز میشود با توجه به تصویر و فرمول آن را پر کنید و سپس گزینه OK را وارد کنید.

در قسمت Logical_test نوشتیم خانه یا سلول B4 بزرگتر،مساوی عدد ۱۱ باشد. در قسمت Value_if_true نوشتیم در صورتی که شرط در قسمت Logical_test برقرار بود عبارت قبول را در خانه یا سلول C4 نمایش بدهد. در قسمت Value_if_False نوشتیم در صورتی که شرط در قسمت Logical_test بر قرار نبود عبارت تجدید را در خانه یا سلول C4 نمایش بدهد.

برای نیم سال های دیگر نیز میتوانید از همین فرمول استفاده کنید .
نمونه پایانی پروژه

در صورت داشتن هر گونه پیشنهاد یا سوال میتوانید از بخش نظرات با ما در میان بگذارید تا در سریع ترین سرعت به آن پاسخ داده باشیم ، امیدوارم آموزش به قدری کافی و جامع بوده باشه که بتونه بخشی از نیاز های شما رو در برنامه اکسل برطرف بکند.

برگرفته از : ساعد نیوز

دانلود رایگان تقویم سال 1402 شمسی با ذکر مناسبت ها و تعطیلات با دو فرمت pdf و اکسل (قابل ویرایش)

نوشته

فصل 5 : آموزش انویوو: جستجو و بازیابی اطلاعات

نوشته

آنچه باید درباره ی زیره سیاه کرمانی بدانید

نوشته

قفل گذاری روی فایل های ورد،پاورپوینت و اکسل

نوشته

پرسشنامه تحمل ابهام –  16 گویه‌ای بادنر (1962)

استفاده از اکسل در حسابداری و ساخت گزارشات

حسابداری با اکسل از موضوعاتی است که اکثر حسابداران پیگیر آن هستند. برخی با تلاش و زحمت به یادگیری حسابداری می پردازند و در برنامه ای بلند مدت برای خود موفقیت های خوبی رقم میزنند. برخی نیز زمان برای گذر از یک برنامه بلند مدت ندارند و تمایلشان به این مورد است که به سرعت به یادگیری حسابداری بپردازند.

حسابداری با اکسل

ایجاد صفحه گسترده هزینه و درآمد (دریافت و پرداخت) می تواند به شما در مدیریت امور مالی شخصی و شرکت تان کمک کند. انجام این کار بوسیله یک صفحه گسترده ساده مانند اکسل بسیار ساده بوده و با استفاده از توابع و فرمول نویسی امکان پذیر است.

در این نوشتار سعی داریم، یک برنامه حسابداری با اکسل را شخصی سازی می کنیم. ابتدا برخی از اطلاعات و اقلام کلیدی در مورد منابع هزینه و درآمد را در یک کاربرگ ذخیره کرده و در کاربرگ دیگری درآمد و هزینه ها را یادداشت می کنیم. توجه داشته باشید که برای تهیه گزارش های یک دست و ساده، باید اقلام اطلاعاتی در کاربرگ هزینه و درآمد را برحسب کاربرگ اطلاعات کلیدی یا اولیه ایجاد کنیم.

از طرفی برای تهیه گزارشات حسابداری با اکسل (مانند جمع بندی و تهیه صورت های مالی) استفاده از ابزارهای دیگر این نرم افزار، مانند فیلتر و تابع SUBTOTAL ضروری به نظر می رسند. همچنین به کارگیری «جدول محوری» (PivotTable) با توجه به تنوع گزارشاتی که تولید می کند، یک گزینه بسیار مطلوب برای تهیه صورت های مالی خواهد بود. همه این موارد در این متن مورد توجه قرار گرفته و در پایان، فایل مربوط به ایجاد یک دفتر روزنامه و گزارش گیری از آن، در قالب یک کارپوشه (Workbook) به صورت یک نرم افزار حسابداری با اکسل قابل دستیابی خواهد بود.

گام های مربوط به ساخت نرم افزار حسابداری با اکسل را براساس یک مثال ساده از لیست هزینه و درآمدها پی می گیریم.

گام صفر: تعریف اقلام دسته یا گروه هزینه/درآمد

برای انجام عملیات حسابداری با اکسل باید به معرفی حساب های دریافتنی/پرداختنی بپردازید. البته در اینجا گام صفر که مربوط به انجام این عمل است، یک مرحله اختیاری است. در این گام، گزینه های مربوط به دسته یا گروه درآمدی یا هزینه ها را مشخص می کنیم. هر چند تعریف اقلام مربوط به هزینه یا درآمد ضروری نیست، ولی انجام این کار باعث می شود که لیست دریافت و پرداخت های تهیه شده، دارای گزینه هایی مشابه بوده و گزارش گیری از آن ها ساده تر صورت گیرد. اگر گام صفر را اجرا نکنید باز هم یک جدول (کاربرگ) درآمد و هزینه خواهید داشت ولی در تهیه گزارش جدول محوری، با مشکل مواجه خواهید شد. تصویر ۱، به معرفی مقادیر «کاربرگ اطلاعات اولیه» اشاره دارد.

همانطور که دیدید، سطرهای این جدول، نشانگر مراکز هزینه یا درآمد است. بنابراین هر یک از اقلام این جدول را باید برای ستون دسته جدول هزینه/درآمد مشخص کرد. این کار را در گام اول و بوسیله «اعتباردهی داده ها» (Data Validation) انجام خواهیم داد. واضح است که برای هر قلم که مربوط به هزینه است، در ابتدا عبارت هزینه و برای اقلامی که براساس درآمد هستند، کلمه درآمد قرار گرفته است. به این ترتیب شاید در گزارش های دیگری که مربوط به هزینه یا درآمد است، جمع بندی براساس این کلمات نیز امکان پذیر شود. به این ترتیب تفکیک گزارش حسابداری با اکسل به شکل مطلوب صورت می گیرد.

گام اول: ایجاد کاربرگ هزینه و درآمد در اکسل

در ابتدای امر، باید هزینه ها یا درآمدهای مربوط هر روز را در یک جدول یادداشت کنیم. این کار اولین گام برای ایجاد یک سیستم حسابداری با اکسل محسوب می شود. البته اگر این اقلام اطلاعاتی را به شکل درست، طبقه بندی کرده باشیم، می توانیم گزارشات مختلفی برحسب مرکز هزینه یا منبع درآمدی تهیه کنیم. این کار اغلب در گزارشات مالی صورت گرفته و به عنوان یک گزارش پایان ماه یا حتی زمانی که حساب ها در یک سال مالی بسته می شوند، به عنوان سند اختتامیه، تهیه می شود. در تصویر ۲، مثالی از یک لیست ساده با برخی از داده های نمونه آورده شده است. به ستون های تعریف شده در این جدول دقت کنید. این جدول را در ادامه متن، مبنای کار حسابداری با اکسل قرار می دهیم.

برای اطلاع از چگونگی ثبت و نمایش تاریخ شمسی، مطلب تاریخ شمسی در اکسل | راهنمای کاربردی را مطالعه کنید.

نکته: هر تعامل مالی (دریافت یا پرداخت) را یک «تراکنش» (Transaction) می نامند. بنابراین هر سطر از این جدول به یک تراکنش مالی ارتباط خواهد داشت.

ستون های تعریف شده در کاربرگ اکسل که در تصویر ۲ مشاهده کردید، در ادامه معرفی و نقش هر یک از تراکنش های مالی ذکر شده است.

• ستون تاریخ: تاریخ انجام تراکنش در این ستون وارد می شود. برای وارد کردن تاریخ شمسی در این ستون، از شیوه فارسی سازی تاریخ در اکسل استفاده کرده ایم. در گزارشاتی که در آینده بوسیله این جدول تهیه خواهیم کرد، تاریخ شمسی نقش مهمی ایفا می کند. به این ترتیب سیستم حسابداری با اکسل را به صورت کاملا فارسی در اختیار خواهید داشت.
• ستون شرح: شرح تراکنش در این قسمت نوشته می شود. ممکن است محتویات این سلول ها، متنی، عددی یا مخلوطی از محتویات متنی و عددی باشد. البته اگر بخواهید مثلا یک شماره چک یا مثلا شماره کارتی که به آن پرداختی انجام داده اید را از این بخش جدا کنید، اکسل، توابع و برنامه های مختلفی در اختیارتان قرار می دهد. این موضوع در نوشتار دیگری از مجله فرادرس با عنوان جدا کردن عدد از متن در اکسل — راهنمای کاربردی قابل مشاهده است.
• ستون دسته یا گروه: سلول های این ستون به دسته بندی یا طبقه بندی هزینه یا درآمد اشاره دارند. می توانید گزینه های خاصی را برای این ستون در نظر بگیرید. ایجاد یک لیست سفارشی و معرفی آن به عنوان مقادیر مجاز برای ثبت در این سلول ها راه کار مناسبی خواهد بود. کافی است که از Data Validation برای انجام این کار کمک بگیرید. انجام این عمل در ادامه متن مورد توجه قرار گرفته است.
• ستون هزینه: هر مقدار هزینه ای که در تاریخ های ثبت شده در ستون تاریخ داشته اید را در این قسمت وارد کنید. ممکن است برای این عددها، از واحد ریال یا تومان استفاده کنید. این را به خاطر داشته باشید که اگر مقادیر ستون هزینه را به ریال وارد کرده اید، درآمدها را هم به ریال وارد کنید تا باقی مانده بدست آمده، معنی دار باشد. ستون هزینه ممکن است از نوع خرید، سود قسط بانکی و … باشند. بنابراین گزینه مناسب را از ستون دسته برای هر هزینه انتخاب کنید.
• ستون درآمد: رفتار این ستون نیز درست به مانند ستون هزینه است. برای هر یک از مقادیر این ستون در قسمت دسته، گروه مناسب درآمد را انتخاب کنید. برای مثال ممکن است درآمد مربوط به فروش، دریافت سود بانکی و … باشد.

اعتبار سنجی داده برای ستون دسته

همانطور که گفته شد، بهتر است، برای مقادیر ستون «دسته» از اقلامی اطلاعاتی استاندارد که در «کاربرگ اطلاعات اولیه» تنظیم شده، استفاده کنیم. به این منظور ستون دسته را انتخاب کرده و از برگه Data دستور Data Validation را از بخش Data Tools اجرا می کنیم.

با انجام این کار مقادیری که در ستون «دسته» قرار می گیرند حتما باید یکی از اقلام کاربرگ اطلاعات اولیه در سلول های B2 تا B13 باشند. به علامت دلار ($) که در این آدرس ها ثبت شده و آن ها را به صورت آدرس مطلق درآورده نیز توجه داشته باشید.

نکته: انتخاب گزینه Ignore blank باعث می شود که سطرهای خالی در کاربرگ اطلاعات اولیه در ناحیه گفته شده، در لیست گزینه های انتخابی ظاهر نشوند. این سطرهای خالی به این منظور در Data Validation به کار رفته اند تا اگر سطرهای دیگری به جدول اطلاعات اولیه اضافه شد، به گزینه های انتخابی در جدول «درآمد هزینه» اضافه شوند. همچنین با انتخاب گزینه In-cell dropdown، دکمه ای برای انتخاب اقلام مورد نظر برای سلول های مربوط به ستون «دسته» ظاهر شده که با کلیک روی آن می توانید لیست گزینه های مورد نظر را ظاهر و از بین آن ها انتخاب انجام دهید.

جمع بندی برای ستون هزینه و درآمد

از طرفی برای هر دو ستون درآمد و هزینه، احتیاج به یک جمع نیز داریم. بنابراین بهتر است در قسمتی از لیست، یک محل نیز برای جمع بندی و خلاصه کردن جدول بالا، در نظر بگیریم. به این ترتیب می توانیم در همین قسمت، تفاضل هزینه از درآمد را محاسبه کرده و به عنوان سلول مانده (سود/زیان) در نظر بگیریم.

برای جمع کردن یک ناحیه، معمولا از تابع SUM در اکسل استفاده می کنیم. بنابراین برای محاسبه جمع کل هزینه و درآمد، فرمولی به صورت زیر در سلول های E1 و F1 می نویسیم. توجه داشته باشید که هر چه بعد از علامت «:E1» یا «:F1» قرار گرفته را باید در سلول بنویسید.

E1: = sum(E4:E20)

F1: = sum(F4:F20)

مشخص است که آدرس های F20 و E20 نشانگر انتهای لیست هستند. ولی اگر می خواهید مجموع را برای سطرهای دیگر جدول «رآمد هزینه» محاسبه کنید باید سطرهای آخر جدول را در این مکان مشخص کنید. برای مثال اگر سطر آخر جدول تان در ردیف هزارم قرار دارد باید آخرین سلول را به صورت E1000 و F1000 در فرمول مشخص کنید.

حال کافی است برای محاسبه مانده دو سلول E1 و F1 را از یکدیگر کم کنیم. معمولا هزینه را از درآمد کم کرده تا مانده (سود / زیان) مشخص شود. این کار را در سلول H1 انجام خواهیم داد.

H1: = F1 – E1

به این ترتیب با اضافه کردن هر سطر به جدول اطلاعاتی هزینه/درآمد، مانده عملیات صورت گرفته (تراکنش ها) به راحتی به دست آمده و قابل مشاهده است. بنابراین همانطور که دیدید بهتر است که سلول مربوط به جمع بندی را در بالاترین سطر جدول اطلاعاتی درج کنیم. اگر از دستور ثابت کردن سطر در اکسل (Freeze) استفاده کنیم، می توانیم اسامی ستون ها و همینطور جمع ها را همیشه در کاربرگ مشاهده کرده و با افزایش تعداد سطرهای جدول، آن ها را گم نکنیم.

ثابت کردن سطرهای اولیه کاربرگ درآمد هزینه

حال فرض کنید که جمع کل هزینه ها را بوسیله تابع SUM در سلول E1 و F1 نوشته و همچنین مانده نیز در سلول H1 محاسبه شده است. واضح است که با وارد کردن سطرهای جدید به «کاربرگ درآمد هزینه»، صفحه اکسل به پایین حرکت کرده و دیگر امکان نمایش سطرهای اول جدول را نخواهد داشت. اگر می خواهید سطرهایی از بالایی کاربرگ را به صورت ثابت نمایش داده و در عین حال قادر به ورود داده به سطرهای پایین باشید، باید از دستور Freeze Pane استفاده کنید. برای ثابت کردن عنوان های جدول و همینطور سطر جمع، به صورت زیر عمل می کنیم.

1. روی سطر ۴ کاربرگ کلیک می کنیم. به این ترتیب کل سطر چهارم کاربرگ درآمد هزینه انتخاب می شود.
2. از برگه View گزینه Freeze panes را از بخش Window کلیک می کنیم.
3. با انتخاب دستور Freeze Panes از محل سطر انتخابی به بالای کاربرگ ثابت خواهد شد.

حال اگر کاربرگ را به سمت پایین، پیمایش (Scroll) کنید، همیشه سطرهای اول تا سوم کاربرگ دیده خواهند شد. توجه دارید که سطر انتخابی باید اولین سطری باشد که قرار است، سطرهای قبل از آن ثابت شوند.

گام دوم: فیلتر کردن سطرهای جدول

همانطور که گرفته شد، جدول هزینه و درآمد، کل تراکنش های مالی را نمایش می دهند. ولی شاید به نوع خاصی از هزینه ها (هزینه های خدماتی) یا درآمدها (فروش محصول خاص) توجه داشته باشیم. برای این که نمایش اطلاعاتی «کاربرگ درآمد هزینه» براساس انتخاب گزینه خاصی از ستون دسته یا گروه صورت گیرد، از فیلتر استفاده می کنیم.

به این منظور مراحل زیر را طی خواهیم کرد.

1. سطر سوم از کاربرگ که شامل اسامی ستون های جدول است را انتخاب می کنیم.
2. از برگه Data، گزینه Filter را به صورت فعال در می آوریم.
3. با استفاده از دستگیره های فیلتر که روی ستون ها قرار است، هر قلم از ستون «دسته» را انتخاب و سطرهای مرتبط را نمایش می دهیم.

به تصویر ۴ توجه کنید. این گزارش می تواند نتایج حاصل از فیلتر کردن جدول توسط گروه «هزینه اداری» را نشان دهد.

از طرفی شاید بهتر باشد که از تابع «زیرجمع» (SUBTOTAL) که با فیلتر نیز همخوانی دارد استفاده کنیم. بنابراین فرمولی که برای انجام این کار در سطر دوم کاربرگ و در بالای ستون هزینه و درآمد خواهیم نوشت به صورت زیر خواهد بود.

E2: =SUBTOTAL(9,E4:E20)

F2: =SUBTOTAL(9,F4:F20)

نکته: کد ۹ که به عنوان پارامتر اول این تابع به کار رفته، مربوط به تابع جمع است. در حقیقت تابع SUBTOTAL قادر است ۱۱ محاسبه یا تابع مختلف را به کارگیرد. اگر از کد ۱ برای پارامتر اول استفاده کنید، عمل میانگین گیری برای سطرهای معرفی شده، صورت خواهد گرفت.

به این ترتیب هر گاه فیلتر را در ستون گروه یا دسته هزینه/درآمد، تغییر دهید، نتیجه جمع بندی برای آن گروه، در انتهای جدول ظاهر خواهد شد. نکته ای که در این بین باید به آن توجه کرد، قرارگیری محل جمع بندی در کاربرگ است. معمولا سطرهای متعددی در هر ماه ممکن است در جدول هزینه و درآمد ثبت شوند. در نتیجه هیچگاه انتهای لیست یا سطرهای این جدول از قبل مشخص نیست. بنابراین سطر دوم کاربرگ، محل مناسبی برای ثبت این فرمول ها خواهد بود.

به تصویر ۵ توجه کنید. مانده حاصل از جمع هزینه و درآمد به همراه زیر جمع براساس فیلتر روی درآمد محصول ۱ صورت گرفته است. هر چند سطرهای ۴ تا ۲۰ در تابع SUBTOTAL معرفی شده اند، ولی فقط سلول هایی از این ستون در جمع نقش دارند که مطابق با فیلتر بوده و نمایش داده شده اند.

گام سوم: تهیه گزارش از جدول دریافت و پرداخت

هر چند فیلتر گذاری و محاسبه به کمک تابع SUBTOTAL می تواند بسیاری از گزارشات دلخواه ما را تهیه کند، ولی لازم است برای تهیه هر گزارش، گزارش قبلی را تغییر دهیم. از طرفی گزارش هایی که توسط تابع SUBTOTAL و فیلتر ایجاد می شوند، روی جدول اطلاعاتی اعمال شده و عملاً جدول داده های اصلی، دیده نمی شوند. بنابراین بهتر است از تکنیک یا ابزار «جدول محوری» (PivotTable) استفاده کنیم تا هم گزارش ها را بطور مجزا از جدول اطلاعاتی داشته باشیم و هم اینکه بتوانیم بطور همزمان چندین گزارش را مشاهده کنیم.

فرض کنید به گزارشی احتیاج داریم که برحسب هزینه های باشد و بتواند به تفکیک هر مرکز هزینه، مجموع را محاسبه و نمایش دهد. مراحل ایجاد جدول محوری برای کابرگ درآمد و هزینه به صورت زیر است. البته فرض بر این است که هیچ فیلتری روی جدول اطلاعاتی اعمال نشده است.

نکته: توجه داشته باشید که برای خاموش کردن فیلتر، کافی است دکمه اجرای فیلتر را از برگه Data مجدد کلیک کنید.

1. ناحیه اطلاعاتی «کاربرگ درآمد هزینه» یعنی سلول های B3 تا F9 را انتخاب کنید.
2. از برگه Insert و از قسمت Tables گزینه PivotTable را انتخاب کنید.
3. تنظیمات مربوط به پنجره ظاهر شده را مطابق با تصویر ۶ اجرا کرده و دکمه OK را انتخاب کنید.

به این ترتیب یک جدول محوری بر اساس متغیرهای موجود در ستون های تاریخ تا درآمد ساخته می شود. کافی است که در این هنگام متغیرهای دسته بندی (Grouping) و جمع بندی (Summarizing) را معرفی کنیم تا گزارش کامل شود.

همانطور که می دانید، متغیرهایی که برای دسته بندی لازم هستند، باید شامل مقادیر تکراری باشند تا امکان گروه بندی وجود داشته باشید. می توان از ستون «تاریخ» و همچنین «دسته» برای قسمت های ستون (Column) یا سطر (Row) جدول محوری استفاده کرد. از طرفی اگر قرار است جمع هزینه یا درآمد را به تفکیک هر یک از این بخش های بدست آوریم، لازم است که متغیرهای هزینه و درآمد را به عنوان متغیر «جمع بندی» (Value) معرفی می کنیم.

همانطور که در تصویر 7، مشاهده می کنید، این جدول محوری قادر است بسیاری از سوالات ما را به عنوان یک گزارش کامل، پاسخ بدهد. برای مثال متوجه می شویم که مجموع هزینه های ماده اولیه چقدر است. از طرفی امکان محاسبه جمع هزینه های تولید نیز طبق یک جدول دیگر میسر است.

همانطور که مشاهده می کنید، این گزارش فقط مربوط به هزینه های صورت گرفته است.

به یاد داشته باشید که با دوبار کلیک روی یک گزینه از جدول محوری، در یک کاربرگ جدید، سطرهایی که نتیجه جمع بندی آن ها سلول بوده اند، دسترسی خواهید داشت. به این کار در جدول محوری، Drill in یا «کنکاش کردن» می گویند. این کار درست مثل آن است که از یک گزارش کلی به گزارش فرعی و ریز اسناد مربوط به آن حساب کل توسط سیستم حسابداری با اکسل دست پیدا کنید.

نکته: البته می توان همه این گزارشات در یک جدول ارائه نمود. برای این کار کافی است متغیر «درآمد» را به قسمت Values در قاب PivotTable Fields اضافه کنید. البته با این کار، گزارش و جدول محوری، عریض تر شده و شاید خوانایی لازم را نداشته باشد. ولی به هر حال می توان بیش از یک متغیر را در قسمت های مختلف یک جدول محوری یعنی، سطر-Row، ستون-Column، فیلتر-Filter و حتی مقادیر جمع بندی- Values، قرار داد. این کار گزارش حسابداری با اکسل را متنوع و تکمیل تر می کند.

توجه داشته باشید که برای نمایش اعداد به صورت فارسی یا قالب بندی جدول محوری باید از قلم های فارسی و همچنین رنگ آمیزی یا سبک های (Style) جدول استفاده کنید.

گام چهارم: به روز رسانی جدول گزارش

متاسفانه در زمانی که جدول اصلی یعنی جدول درآمد هزینه، دارای سطر جدیدی شده یا مقادیر آن تغییر یابد، جدول محوری که حاوی گزارش های جمع بندی است، تغییر نکرده و داده های جدید مورد محاسبه قرار نمی گیرند. بنابراین این لازم است ناحیه جدول اطلاعاتی مربوط به جدول محوری را مجدد تعیین کنید. این کار به کمک دستور Change Data Source از برگه Analyze در بخش PivotTable Tools امکان پذیر است. این برگه فقط در زمانی که یکی از سلول های جدول محوری انتخاب شده باشد، ظاهر خواهد شد.

سیستم حسابداری با اکسل باید به روز شود. لازم است که تغییرات صورت گرفته در این جدول، در گزارش جدول محوری، اعمال شوند، باید جدول محوری را به روزآوری (Refresh) کنید. به این منظور یکی از سلول های جدول محوری را انتخاب کرده و از برگه Data در قسمت Connection، روی Refresh All کلیک کنید.

با این کار تمامی تغییراتی که در جدول اصلی، جدول پایه و داده های آن ها ایجاد کرده اید در گزارش جدول محوری ارائه و مورد محاسبه قرار خواهد گرفت. به این ترتیب آخرین اطلاعات را در گزارش خواهید دید. در تصویر ۸، محل قرارگیری دستور به روزآوری (Refresh All) دیده می شود.

منظور از گویه در پرسشنامه چیست؟

نوشته

نشریات و مجلات معتبر بین المللی (ISI) در حوزه کبدشناسی و بیماری های روده و معده

نوشته

سندرم ربکا در روابط عاطفی

نوشته

روش ایجاد نمودار ستونی در مکس کیو دی ای MAXQDA

نوشته

انواع مقیاس های اندازه گیری با ذکر مثال