کتاب "مدیریت زمان: راهنمای کامل برای بهره‌وری و موفقیت"

مراحل  مدیریت زمان :

پاسخ دهید

مراحل  مدیریت زمان

مدیریت زمان  فرایندی است که شامل چهار مرحله کاملا” مجزا ولی مرتبط به هم به شرح زیر است :

الف- تعهد  ب– تجزيه وتحليل  ج– برنامه ريزی د- پی گيری و تحليل مجدد

[smartslider3 slider=”7″]

الف: تعهد

تعهد ، حساس ترين مرحله مديريت زمان است. جهت بهبود مديريت زمان بايد عزمی راسخ و اراده قوی داشت. مرحله تعهد در مديريت زمان فردی و شخصی است ، افراد بايد به اهميت زمان و عواقب اتلاف وقت آگاهی پيدا کنند. «رابينز» ذکر می کند که استفاده کارآمد از زمان بستگی به شخصيت و خوی مدير دارد و شخصيت مدير (يا هر فرد ديگری ) گرايش وی به استفاده از وقت و زمان را تحت تاثير قرار می دهد. لذا شرط اول در مديريت زمان ايجاد تعهد و پايبندی به تغيير در عادت ها و روش های گذشته است. استفاده از روانشناسی و مشاوره مفيد تلقی شده و می تواند به مدير يا هر فرد ديگری در اين راه کمک نمايد. تغيير در عادت ها و نگرش ها رکن اساسی در اين مرحله به حساب می آيد در این مرحله بايد به سه نکته توجه کافی مبذول گردد1- ايجاد نياز 2- توجه به ويژگيهای فردی 3- نتيجه حاصل از تعامل دو مرحله قبل

ب: تجزيه و تحليل:

مرحله تجزیه و تحلیل در مدیریت زمان شامل دو قسمت 1- تجزیه و تحلیل وضع موجود:این قسمت دارای دو جزءبه نام بعد فردی و سازمانی است که بیان کننده ابعاد مدیریت زمان است ، بعد فردی شناخت وضع موجود شامل خودسنجی است که به معنای شناخت کامل توانایی ها – محدودیتها ، اهداف و اولویتها می باشد. بعد سازمانی شناخت  وضع موجود در برگیرنده دو جزء تجزیه و تحلیل چگونگی استفاده از وقت و اتلاف گران عمده زمان می باشد.2- ترسیم وضع مطلوب: این بخش نیز شامل دو بعد فردی و سازمانی می باشد، بعد فردی شامل توسعه مهارتهای مدیریت زمان جهت زندگی پربارتر و بهبود فعالیتها در ارتباط باوقت مدنظرقرارمی گیرد.دربعد سازمانی نیزتوسعه مهارتهای مدیریت زمان مورد نظر قرار می گیرد که شامل دو زیر مجموعه به نام راه های کم کردن یاحذف اتلاف گران عمده زمان می باشد که نهایتا” به بهبود و اصلاح اتلاف گران عمده زمان می انجامد.

ج برنامه ریزی : مرحله برنامه ریزی در مدل بهبود مدیریت زمان شامل 9 مرحله است که به ترتیب عبارتند از: 1- تدوین اهداف ، که باید به صورت کاملا” روشن و شفاف صورت گیرد و از بیان اهداف مبهم و نامفهوم جلوگیری گردد. هدف ها باید به هدف های خانوادگی – شغلی- تحصیلی – اجتماعی – سازمانی و شخصی تقسیم شوند تا قابلیت وضوح آنها بیشتر گردد.

2- تعیین وظایف اساسی ، که برای رسیدن به اهداف ضروری است. در این مرحله کلیه فعالیتهایی که برای تحقق اهداف باید انجام گیرد تا هدف ها بطور موثر تحقق پیدا کنند، به روشنی بیان می شوند.

3- تعیین نتایج قابل سنجش برای هر وظیفه ، دراین مرحله برای هر وظیفه ای که در مرحله قبل تعیین شده است ، معیار یا ملاک موفقیت یا حد قابل قبول پذیرش تعیین می شود و این حد باید قابل اندازه گیری باشد.

4- محک زدن هدف ها با وظایف و نتایج مورد نظر، در این مرحله مجددا” هدفها بررسی می شوند، وظایف اساسی آنها مورد بازنگری قرار می گیرد و نتایج قابل سنجش هر کدام مجددا” وارسی می شود.

5- تعیین ترتیب و توالی وظایف، در این مرحله وظایف اولویت بندی می شوند و تقدم و تاخرزمانی آنها تعیین می گردد.

6- تعیین منابع مورد نیاز، در این مرحله با توجه به مرحله قبل منابع مورد نیاز از قبیل پول ، نیروی انسانی ، مواد و تجهیزات شرایط و زمان برآورده گردیده و تعیین می شود. باید توجه داشت که زمان و هزینه وابسته به یکدیگرند. باید منابعی را تدارک دید که در زمان صرفه جویی نماید.

7- تعیین تاریخ های تخمینی رسیدن به اهداف، دراین مرحله برای رسیدن به اهداف یا مراحلی از آن ، تاریخ های تقریبی تعیین    می گردد. این تاریخ ها باید با توجه به واقعیتهای مراحل تعیین شود.

8- اجرای برنامه، دراین مرحله برنامه تنظیمی  به اجرادر می آید تا نقاط قوت و ضعف آن مورد بررسی قرار گیرد.

9- ارزشیابی و بازخورد، در این مرحله با توجه به نتایج به دست آمده از اجرای برنامه ، بازنگری در کل فرایند به عمل می آید.

د- پی گیری  و تحلیل مجدد

مرحله پی گیری  و تحلیل مجدد در مدل بهبود مدیریت زمان بیان کننده این است که مدیریت زمان یک فرایند مداوم ارزشیابی ، تجزیه و تحلیل و پی گیری مجدد است ، که بااستفاده از انواع ارزشیابی تشخیصی ، مرحله ای و پایانی به انجام می رسد (پورظهیر، 1380، ص79-55).

نخستين مرحله در استفاده از مديريت زمان، «خودارزيابى» است. نخستين فرايند خودارزيابى، سؤال درباره تقسيم بندى زمان مان است. زمان ما چگونه مى گذرد؟ ما خيلى وقت ها با دو گروه برخورد مى كنيم كه از زمان شاكى اند، گروهى كه مدام وقت كم مى آورد و گروهى كه زمان روى دستش مانده و نمى داند با زمان چه كار بايد كند دومين نكته، شناسايى «نقاط اتلاف» است. پس بايد عوامل اتلاف را به دست آوريم . سومين گام پذيرش اين واقعيت مسلم است كه ما به طور قطع رفتارى داريم كه در آن اتلاف وقت وجود دارد. چگونه بايد آن را تغيير دهيم كه به آن «تغيير رفتار و عادت» مى گويند و به طور خلاصه شامل «شناخت وضع موجود»، «شناخت ضايع كننده ها ى زمان» و «تغيير نقاط اتلاف» است. از ديدگاه مديريت زمان هركسى به اندازه خودش بايد از وقتش خوب استفاده كند. بخشى از اين مسأله به «شناخت توانمنديها» برمى گردد و در قدم بعدى صرف كردن زمان و انرژى خود روى توانمندى ها. اگر پيكره و بدنه جامعه اى به چنين رويكردى روى بياورد، قطعاً اين جامعه موفق خواهد بود؛ اما اگر هركسى منتظر اين باشد كه ديگرى كار كند و او بهره مند شود اين جامعه عنصر مهم «مسئوليت» را كنار زده، از طرفى يكى از پرارزش ترين مسئوليت ها، «مسئوليت در برابر زمان» است (انصاري رناني، 1385) .

با دانلود کتاب مدیریت زمان در وقت خود صرفه جویی کنید و همچنین در تمامی زمینه های شخصی و حرفه ای پیشرفت خواهید کرد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *