آموزش ایجاد فهرست در Google Docs

اضافه کردن فهرست مطالب به فایل شما یک روش مفید برای نشان دادن هر موضوع یا فصل ذکر شده در متن به خواننده ا‌ست. زمانی که شما برای مطلب مورد نظر خود یک فهرست ایجاد می ‌کنید، خواننده با کلیک روی هر بخش از این فهرست به قسمت مربوطه هدایت می شود و یک دسترسی سریع برای این فرد فراهم خواهد شد. با این آموزش همراه ما باشید.

آموزش گوگل داکس به روشی سریع و آسان؛ گوگل داکس نرم افزاری تحت وب و آنلاین است که شبیه مایکروسافت ورد می باشد. گوگل داکس قابلیت های بسیار زیادی را در اختیارتان قرار می دهد و همچنین خیلی سبک بود و کار کردن با آن بسیار آسان است.

گوگل داک چیست؟

اگر تاکنون نام گوگل داک را شنیده باشید، می توانید این بخش را رد کنید و مطالعه مقاله را از بخش بعدی ادامه بدهید، اما اگر تاکنون نام آن را هم نشنیده اید، در این بخش یک معرفی کوتاه در مورد آن خواهیم داشت. در این بخش با مبانی گوگل داک آشنا می شویم تا ایده اولیه ای در ذهن خود داشته باشید و با روش آغاز به کار با آن آشنا شوید.

گوگل داک یک واژه پرداز مبتنی بر وب و رایگان است که از سوی گوگل و به عنوان بخشی از مجموعه نرم افزارهای کامل اداری آن برای رقابت با نرم افزارهای آفیس مایکروسافت عرضه شده است. سرویس های عمده دیگری نیز در این مجموعه مبتنی بر کلود مانند گوگل شیتز (معادل اکسل مایکروسافت) و گوگل اسلایدز (معادل پاورپوینت) وجود دارند.

گوگل داک روی همه دستگاه ها و پلتفرم ها در اختیار شما قرار دارد و تنها چیزی که نیاز دارید یک اتصال اینترنتی و یک مرورگر وب است. در مورد دستگاه های قابل حمل می توانید از اپلیکیشن های مربوطه نیز استفاده کنید. گوگل داک بقیه کار را انجام می دهد و بدین ترتیب با استفاده از اجرای نرم افزار در کلود بار پردازشی سنگینی را از عهده کاربر برمی دارد.

داکس از چندین نوع فایل مانند doc ،.docx ،.txt ،.rtf. و odt. پشتیبانی می کند و بدین ترتیب امکان مشاهده و تبدیل فایل های آفیس مایکروسافت به صورت مستقیم از گوگل درایو فراهم شده است. از آنجا که داکس یک واژه پرداز آنلاین است، می توان سندها را با چند نفر به اشترک گذارد و همزمان چند نفر روی یک سند کار کنند، بازبینی ها را ردگیری نمایند، تغییرات را بررسی کنند و به صورت همزمان پیشنهادهایی مطرح نمایند.

ایجاد یک حساب کاربری

نخستین چیزی که پیش از استفاده از گوگل داک نیاز دارید این است که یک حساب کاربری گوگل یعنی یک حساب جیمیل (gmail@) داشته باشید. اگر از قبل حساب کاربری دارید می توانید به بخش بعدی بروید. اگر چنین نیست، می توانید با روش ساده ای یک حساب گوگل ایجاد کنید تا بتوانید از سرویس داکس استفاده کنید.

به این منظور به صفحه حساب کاربری گوگل (+) بروید و روی گزینه Create Account و سپس For Myself کلیک کنید.

در صفحه بعد، باید اطلاعاتی مانند نام، نام خانوادگی، نام کاربری و رمز عبور برای ایجاد حساب ارائه کنید.

ضمناً باید شماره تلفن خود را تأیید کنید تا گوگل مطمئن شود که یک انسان واقعی هستید و نه یک ربات.

پس از این که شماره تلفن خود را تأیید کردید، در صفحات بعدی لازم است یک آدرس ایمیل بازیابی، تاریخ تولد و جنسیت را وارد کنید و همچنین با «بیانیه حریم خصوصی» و «شرایط استفاده» از سرویس های گوگل موافقت کنید.

ایجاد سند خالی

اکنون که یک حساب کاربری گوگل دارید زمان آن فرا رسیده که نخستین سند گوگل داک خود را ایجاد کنید. به وب سایت گوگل داک (+) بروید و کرسر خود را روی آیکون چندرنگی + در گوشه پایین-راست صفحه قرار دهید.

چنان که می بینید این آیکون به شکل یک آیکون مداد آبی درمی آید. در ادامه روی آن کلیک کنید.

نکته برای کاربران کروم: اگر از مرورگر وب کروم استفاده می کنید، می توانید عبارت docs.new را در نوار آدرس آن وارد کرده و اینتر را بزنید تا به صورت خودکار یک سند خالی جدید در گوگل داک باز شود.

وارد کردن فایل ورد به گوگل داک

حتی اگر به تازگی با گوگل داک آشنا شده اید، ممکن است از قبل مجموعه فایل های مایکروسافت ورد داشته باشید که مایل باشید از آن ها در گوگل داک استفاده کنید. در این حالت، می توانید همه سندهای ورد خود را پیش از مشاهده آن ها آپلود کنید. گرچه ممکن است گوگل داک از برخی قابلیت های پیشرفته و قالب بندی برخی سندهای ورد پشتیبانی نکند، اما به طور کلی کارکرد مناسبی دارد.

زمانی که یک سند ورد را ایمپورت می کنید، می توانید از گوگل داک یا از گوگل درایو برای آپلود فایل های خود استفاده کنید. در هر دو روش امکان کشیدن و رها کردن فایل از کامپیوتر مستقیماً روی مرورگر وب و آپلود آسان وجود دارد. گوگل درایو میزبان همه فایل های آپلود شده است، اما به منظور سهولت کار زمانی که به صفحه اصلی داکس می روید تنها فایل های با نوع سند را نمایش می دهد.

در صفحه اصلی گوگل داک روی آیکون پوشه در گوشه راست-بالا کلیک کنید و سپس به برگه Upload بروید.

زمانی که فایل ورد آپلود شد، داکس به صورت خودکار آن را باز می کند و شما آماده هستید که شروع به ویرایش، اشتراک و کار مشترک با همکاران روی آن بکنید. برای باز کردن یک سند ورد که می خواهید ویرایش بکنید، می توانید در صفحه اصلی گوگل داک روی حرف W آبی که کنار نام فایل قرار دارد کلیک کنید.

بدین ترتیب می توانید انتخاب کنید که فایل را در گوگل داک صرفاً مشاهده کنید یا بتوانید آن را ویرایش نیز بکنید.

زمانی که کار خود را با سند تمام کردید، می توانید سند خود را در قالب های DOCX، یا PDF ،ODT ،TXT ،HTML، یا EPUB دانلود کنید. به این منظور به مسیر File > Download بروید و سپس قالب مطلوب خود را کلیک کنید تا به صورت مستقیم در محل ذخیره فایل ها در مرورگرتان ذخیره شود.

بررسی غلط های املایی در گوگل داک

اینک که چند سند در اختیار دارید زمان آن رسیده است که مطمئن شوید املا و گرامر متن صحیح است. داکس مجهز به نرم افزار غلط گیر است که همواره آماده به کار است. هر زمان که چیزی را نادرست بنویسید، خطا را با زیرخط مواج قرمز نمایش می دهد و از شما می خواهد که آن را تغییر دهید.

این امکان به طور پیش فرض فعال است، اما اگر چنین نبود می توانید با مراجعه به منوی Tools > Spelling > Underline Errors آن را فعال کنید.

برای دیدن اصلاح غلط ها و پیشنهادها، روی کلمه ای که زیر خط دارد راست کلیک کنید. همچنین می توانید از کلیدهای میانبر Ctrl+Alt+X (یا در مک از کلیدهای Command+Alt+X) استفاده کنید تا ابزار بررسی غلط املایی و گرامری باز شود.

روش دیگر برای دسترسی به بخش بررسی غلط ها آیکون با شکل A به همراه تیک بررسی است. این آیکون ابزار مربوطه را فعال کرده و سند را برای بررسی غلط های املایی و گرامری مورد بررسی قرار می دهد.

گوگل داک همراه با امکان غلط یاب، مجهز به فرهنگ واژگان و گنجینه اصطلاحات (برای زبان انگلیسی) است. تنها چیزی که نیاز دارید این است که یک کلمه را انتخاب کنید و روی آن را راست کلیک و سپس روی [Define [word کلیک کنید.

با توجه به اهمیت یادگیری کار با فایل های متنی آنلاین، «فرادرس» اقدام به انتشار فیلم آموزش Google Docs (گوگل داک) – کار با فایل متنی آنلاین در قالب یک آموزش ۱ ساعته کرده که در ادامه متن به آن اشاره شده است.

همکاری همزمان چند نفر روی اسناد گوگل داک

یکی از بهترین قابلیت های گوگل داک توانایی تولید لینک قابل اشتراک است که به هر فردی که لینک را داشته باشد، امکان می دهد سند را ببیند، پیشنهاد ویرایشی بکند یا شخصاً سند را ویرایش کند. بدین ترتیب به جای ارسال فایل برای افراد مختلف و دریافت آن، می توان سند را بین همکاران به اشتراک گذاشت و بی درنگ روی آن ویرایش هایی صورت داد به ترتیبی که گویی همه کارها روی یک رایانه و به صورت همزمان اتفاق می افتند. تنها تفاوت این است که هر فرد کرسر خاص خود را برای ورود متن دارد که می تواند روی رایانه خود از آن استفاده کند.

بدین منظور روی سندی که می خواهید به اشتراک بگذارید، روی دکمه Share کلیک کنید تا شیوه اشتراک گذاری و افرادی که می خواهید سند را با آن ها به اشتراک بگذارید انتخاب کنید. همچنین می توانید نشانی های ایمیل را وارد کنید تا دکمه Get sharable link را در بخش فوقانی بزنید و خودتان از افراد دیگر دعوت کنید.

در منوی بازشدنی می توانید میزان قدرت افراد برای ویرایش فایل را تعیین کنید. گزینه های زیر در اختیار شما قرار دارند:

• Off – اشتراک گذاری غیر فعال شده است. اگر قبلاً لینکی را با دیگران به اشتراک گذارده باشید، این افراد دیگر نمی توانند روی فایل کار کنند و هر مجوزی که زمانی داشتند باطل می شود.
• Anyone with the link can edit – دسترسی کامل خواندن/نوشتن را در اختیار کاربران مشترک می گذارد. اما آن ها همچنان نمی توانند آن را از درایو شما حذف کنند، اما می توانند کل محتوای فایل را پاک کنند.
• Anyone with the link can comment – به کاربران مشترک امکان می دهد که در صورت تمایل توضیحاتی روی فایل بنویسند. این گزینه برای کارهای تیمی عالی است.
• Anyone with the link can view – کاربران مشترک می توانند فایل را ببینند، اما نمی توانند آن را به هیچ طریقی ویرایش کنند. این اقدام پیش فرض در زمان اشتراک گذاری یک فایل است و در صورتی که تلاش می کنید یک فایل را برای دانلود به اشتراک بگذارید، بهترین گزینه محسوب می شود.

مشاهده همه تغییرات اخیر در یک سند

زمانی که یک سند را با افراد دیگر به اشتراک می گذارید، ردگیری همه تغییرات کوچک که روی فایل اتفاق می افتند، در صورت عدم حضور در آن لحظه دشوار خواهد بود. به همین جهت امکان «تاریخچه بازبینی» (revision history) ارائه شده است. گوگل داک رد همه تغییراتی که در یک سند رخ می دهند را نگهداری می کند و آن ها را در دوره های زمانی گروه بندی می کند تا از شلوغی پرهیز شود. شما می توانید با یک کلیک ماوس فایل را به هر نسخه قبلی در تاریخچه آن بازگردانی کنید.

با مراجعه به مسیر File > Version History > See Version History می توانید فهرستی از تغییرات اخیر فایل را مشاهده کنید.

پیشنهاد یک ویرایش روی یک سند

اگر شما مالک سندی هستید و ترجیح می دهید که همکاران، ویرایش های مورد نیاز روی فایل را صرفاً پیشنهاد کنند (و نتوانند آن را مستقیماً ویرایش کنند) می توانید مجوزهای دسترسی را روی «Suggestions» (پیشنهادها) تنظیم کنید. بدین ترتیب افراد دیگر می توانند بدون نگرانی از خرابکاری روی فایل شما، یک ویرایش روی سند اجرا کنند. زمانی که همکار شما یک ویرایش روی سند انجام دهد، یک اعلان ایمیلی در رابطه با ویرایش پیشنهادی دریافت می کنید و می توانید آن تغییر را پذیرفته یا رد کنید.

اگر به بخش راست-بالای پنجره سند نگاه کنید، می توانید حالت کنونی سند را ببینید. اگر با عبارت «Suggesting» مواجه شدید، یعنی آن را درست تنظیم کرده اید. اگر عبارت های «Editing» یا «Suggesting» را مشاهده کردید، در این صورت روی آن دکمه کلیک کرده و گزینه «Suggesting» را انتخاب کنید

مشاهده تعداد کلمه و صفحه

گوگل داک به طور پیش فرض تعداد کلمه ها یا صفحه های سند را نمایش نمی دهد، اما بررسی این دو مورد نیز چندان دشوار نیست. بنابراین اگر می خواهید محدودیت صریحی برای یک سند تنظیم کنید یا می خواهید بدانید چه مقدار تا به اینجا نوشته اید، می توانید جزییات را در تعداد صفحه ببینید. حتی می توانید متن را از هر پاراگراف هایلایت کنید و تعداد کلمه های موجود در بخش انتخابی را مشاهده کنید.

برای دیدن تعداد کلمه/صفحه سند به مسیر Tools > Word Count بروید و یا کلیدهای میانبر Ctrl+Shift+C (روی مک Command+Shift+C) را بزنید.

همچنین می توانید با هایلایت کردن بخشی از متن تعداد کلمه ها را برای آن رشته خاص از متن ببینید. به این منظور پس از انتخاب متن به مسیر Tools > Word بروید.

استفاده آفلاین از گوگل داک

اگر لازم باشد از گوگل داک استفاده کنیم، اما به اینترنت دسترسی نداشته باشیم چه اتفاقی رخ می دهد؟ با این که گوگل داک یک محصول مبتنی بر وب است، اما این بدان معنی نیست که نمی توان به صورت آفلاین از آن استفاده کرد. شما باید یک اکستنشن را برای مرورگر کروم دانلود کنید و مطمئن شوید که فایل مربوطه از قبل برای استفاده آفلاین تنظیم شده است. بدین ترتیب هر تغییری که روی فایل اجرا کنید، به محض آنلاین شدن و اتصال به اینترنت روی فضای ابری ذخیره خواهد شد.

پس از این که اکستنشن رسمی (+) را برای کروم دانلود کردید به صفحه اصلی گوگل داک بروید و در گوشه چپ-بالا روی منوی سه خط و سپس Settings کلیک کنید. زمانی که به اینجا رسیدید، تنظیمات Offline را فعال کنید و سپس روی OK کلیک کنید.

گوگل برای صرفه جویی در فضای ذخیره سازی روی ماشین محلی، صرفاً فایل هایی که اخیراً دسترسی داشته باشید را دانلود کرده و برای دسترسی آفلاین آماده می سازد. برای ویرایش دستی یک فایل روی آیکون سه نقطه آن کلیک کرده و سپس گزینه Available Offline را کلیک کنید.

افزودن شماره صفحه به یک سند

شماره های صفحه یک ابزار بصری برای استفاده جهت نمایش صفحه ای که هم اینک در آن قرار دارید محسوب می شوند. این امکان همچنین کمک می کند که برگه های فیزیکی کاغذ را پس از چاپ کردن سند مرتب کنید. گوگل داک شماره های صفحه را به صورت خودکار تولید نمی کند و شما باید آن ها را به صورت دستی اضافه کنید، اما افزودن آن ها نیز به هدر و فوتر سند چندان دشوار نیست.

برای افزودن شماره صفحه به همه صفحات به مسیر Insert > Header & Page Number > Page Number بروید. یک پنجره بازشدنی می بینید که در آن می توانید استایل شماره صفحه را انتخاب کنید.

کنترل حاشیه صفحه در گوگل داک

حاشیه ها فضاهای سفیدی هستند که پیرامون صفحات سند در همه جهات قرار می گیرند. از آنجا که حاشیه ها یک مرز نامریی ایجاد می کنند، زمانی که اندازه حاشیه را کاهش می دهید، در واقع فضای قابل استفاده روی صفحه را افزایش می دهید. اگر لازم است مقدار فضای لبه های همه صفحه های یک سند را تغییر دهید می توانید با استفاده از خط کشی که در راستای اضلاع کناری و فوقانی سند قرار دارد این کار را انجام دهید.

اگر ترجیح می دهید که حاشیه ها را به صورت دستی تنظیم کنید، به مسیر File > Page Setup بروید و مقدار فضای سفیدی که می خواهید در هر سمت ببینید را تعیین کرده و روی OK کلیک کنید.

افزودن کادر متن به یک سند

افزودن کادرهای متنی به اسناد گوگل داک، روشی عالی برای هایلایت اطلاعات مرتبط و جلب توجه کاربر به عناصر خاص روی سند محسوب می شود. با این حال ایجاد چنین کادر متنی فرایند سرراستی نیست و در مکان نه چندان جالبی مخفی شده است. در واقع برای رسم کادر متنی باید به بخش Drawing مراجعه کنید.

برای دسترسی به منوی Drawing به مسیر Insert > Drawing بروید و روی آیکون کادر متنی در نوار منو کلیک کنید.

اینک کلیک کرده و ماوس را بکشید تا یک کادر متنی باز کرده در فضای مورد نظر و سپس متن مورد نظر خود را وارد کنید.

در نهایت روی Save & Close کلیک کنید تا کادر متنی در سند وارد شود.

افزودن فهرست مطالب

درج فهرست مطالب روشی است که سرفصل ها و موضوعات یک سند را برای خوانندگان نمایش می دهیم. این قابلیت به صورت خودکار فهرست مطالب را تولید می کند و از لینک هایی استفاده می کند که کاربر با کلیک روی آن لینک ها می تواند به هر بخش از سند که می خواهد برود. بنابراین اگر سند متنی بزرگی دارید، بدین ترتیب می توانید به سرعت و بدون نیاز به اسکرول کردن کل صفحات به بخش های خاصی که در نظر دارید مراجعه کنید.

برای درج فهرست مطالب به مسیر Insert > Table of Contents بروید و در ادامه روی یکی از دو گزینه موجود کلیک کنید. بخش نخست یک فهرست مطالب ساده متنی به همراه شماره صفحات در سمت راست ارائه می کند که به منظور استفاده در اسناد چاپی تهیه شده است. گزینه دوم از شماره صفحه استفاده نمی کند، بلکه به جای آن هایپرلینک هایی به بخش های موجود در فهرست مطالب درج می کند که کاربر با کلیک روی آن می تواند مستقیماً به آن بخش مراجعه کند.

توجه کنید که برای ایجاد خودکار یک فهرست مطالب که به بخش های خاصی از سند لینک بدهد، باید هر فصل یا عنوان را با استفاده از استایل های هدر خود گوگل داکس قالب بندی کنید. بدین ترتیب داکس می فهمد که چگونه فهرست مطالب را پر کند و لینک های قابل کلیک را چگونه تنظیم کند.