تیم سازی و ضرورت آن
«یک دست صدا ندارد»؛ همه ما این ضرب‌المثل قدیمی که کار تیمی را تشویق می‌کند، شنیده‌ایم؛ اما مزیت کار تیمی چیست؟ از دیرباز بر کار گروهی و تیمی تاکید شده است؛ چرا که وقتی برای انجام کاری، افراد در قالب یک تیم بسیج می‌شوند، حاصل کار، برآیند توان تک‌تک افراد خواهد بود. همانطور که کن بلانچارد، یکی از برجسته‌ترین نویسندگان حوزه مدیریت، می‌گوید: «هیچ کدام از ما به تنهایی نمی‌تواند به اندازه وقتی همه ما در کنار هم هستیم، قوی باشد». قبل از آن که به ضرورت تشکیل تیم در محیط کسب و کار بپردازیم، لازم است تعریف ساده‌ای از تیم ارائه شود: «یک تیم شامل افرادی است که تخصص‌ها و مهارت‌های تکمیل‌کننده یکدیگر دارند، دارای اهداف و مقاصد مشترک هستند، می‌توانند اختلافات موجود و طبیعی بین هم را حل کنند و با گذشت زمان عملکرد مثبتی ارائه می‌کنند».
به گزارش سایت Embroker در سال 2019، نود درصد استارتاپ‌ها شکست خوردند. در تمام صنایع به نظر می‌رسد استارتاپ‌ها به دلایل مشابهی با شکست مواجه می‌شوند. اولین دلیل عدم موفقیت استارتاپ‌ها، شناخت نادرست بازار مصرف است که در 42% موارد مشاهده می‌شود. دلیل دوم به علت کمبود منابع و بودجه است که 29% موارد را در برمی‌گیرد. دلیل عمده بعدی در شکست استارتاپ‌ها ضعف در تشکیل و مدیریت تیم است که سهم آن 23% در عدم موفقیت استارتاپ‌هاست. از این رو اهمیت کار تیمی و یادگیری آن بیش از پیش باید مورد توجه قرار گیرد.
برای تحقق این امر مهم، ابتدا باید روحیه کار تیمی در مهم‌ترین عامل ورودی سازمان یعنی نیروی انسانی نهادینه شود. قبل از تشکیل تیم، تک‌تک اعضا باید این مهارت را بیاموزند. یادگیری این مهارت به قدری مهم است که بسیاری از محققان این حوزه، معتقدند چیزی که مزیت رقابتی پایدار به وجود می‌آورد و از طرفی استمرار فعالیت‌های سازمان را تضمین می‌کند، موفقیت در کار تیمی است.
نمونه‌ای از یک تیم سازی موفق
نمونه‌ای از یک کار تیمی موفق، فروشگاه مواد غذایی ارگانیک هول فودز مارکت در آمریکا است. این سازمان افرادی را استخدام نمی‌کند که صرفا فروشنده خوبی باشند، بلکه در جستجوی افرادی است که علاوه بر آن، مهارت‌های کار تیمی داشته باشند. همه فروشگاه‌های هول فودز مارکت به 10 تیم کاری تقسیم می‌شوند. هر تیم، مسئولیت مدیریت کسب و کار خودش را بر عهده دارد؛ مانند ارائه صورت سود و زیان، مدیریت موجودی، بهره‌وری نیروی کار و حاشیه سود ناخالص.
تیم‌های هول فودز مارکت غیر از گرفتن تصمیمات مربوط به بخش خودشان، در این مورد که آیا افراد استخدامی جدید می‌توانند همچنان در تیم مشغول به کار باشند هم تصمیم گیری می‌کنند. پس از گذشت 30 تا 40 روز از اشتغال به کار فرد، اعضای تیم در مورد اینکه آیا فرد می‌تواند به عنوان یک عضو دائمی در تیم فعالیت کند رای گیری می‌کنند. حداقل باید دو سوم آرا باید در خصوص دائمی شدن عضویت فرد در تیم مثبت باشد، تا فرد به طور دائمی مشغول به کار شود. گرفتن این تصمیمات از طرف اعضای تیم با جدیت صورت می‌گیرد چون که پاداش ماهیانه آن‌ها بر مبنای عملکرد تیمی پرداخت می‌شود.
هر 4 هفته یک‌بار هم، شرکت عملکرد هر یک از تیم‌ها را با توجه به اهداف و کارایی هزینه‌ها محاسبه می‌کند. وقتی که تیم روش‌هایی را برای اثربخشی بیشتر کار پیدا می‌کند، بودجه استفاده نشده بین اعضای تیم تقسیم می‌شود. این پاداش تیمی ممکن است در هر سر رسید حقوق، به صدها دلار برسد.
دشمن‌های کار تیمی
برای کار تیمی، باید و نبایدهای بسیاری گفته و نوشته شده اما یکی از موثرترین منابع اطلاعات عملی مربوط به کتابی از پاتریک لنچیونی، تحت عنوان «پنج دشمن کار تیمی» است که در این مقاله قصد داریم خلاصه‌ای از این آفات پنج‌گانه که درهم تنیده‌اند، ارائه دهیم. این کتاب بیش از دو میلیون نسخه در سرتاسر دنیا فروش داشته و هر هفته یکی از پرفروش‌ترین کتاب‌های ملی است.
پاتریک لنچیونی نویسنده، مشاور، مؤسس و مدیر گروه The Table Group است. این گروه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا سالم‌تر و مفیدتر فعالیت کنند. ایده‌های لنچیونی درمورد رهبری، کار تیمی و انگیزه دادن به کارمندان به سازمان‌هایی در سرتاسر دنیا کمک کرده‌اند. چیزی که لنچیونی در کتاب خود شرح می‌دهد، داستانی از مدیرعامل شرکتی است که با سخت‌ترین چالش رهبری روبه رو می‌شود. او باید تیمی را متعهد کند که هیچ هماهنگی‌ای با هم ندارند. لنچیونی در این کتاب به شرح پنج دشمن کار تیمی که دلیل این ناهماهنگی است و در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، می‌پردازد؛ دشمنانی که باعث می‌شوند حتی بهترین تیم‌ها هم دچار اختلاف شوند.
آفت شماره 1- بی اعتمادی
نقش اعتماد در میزان موفقیت کار تیمی غیرقابل کتمان است. اعتماد در کار تیمی به معنای اطمینان خاطر و پشت گرمی اعضای تیم از حسن نیت همکاران است. به این صورت که همه باید معتقد باشند که کسی قصد ضربه زدن به دیگری را ندارد تا اعضا حس امنیت و راحتی داشته باشند. این آفت، آن دسته از تیم‌هایی را تهدید می‌کند که اعضای آن از صمیم قلب سفره دل خود را در حضور دیگران باز نمی‌کنند و ضعف‌ها و خطاهای خود را پنهان می‌کنند. یکی دیگر از دلایل به وجود آمدن بی‌اعتمادی مربوط به مدیرانی است که زمینه زیرآب زدن و چاپلوسی را در محیط کسب‌وکار خود آماده می‌کنند. این مدیران از افرادی که حرف جابه‌جا می‌کنند، استقبال می‌کنند و این باعث بی‌اعتمادی افراد مجموعه می‌شود.
ایجاد اعتماد بین افرادی که از قبل شناختی با یکدیگر ندارند و به تازگی در یک تیم جمع شده‌اند کار مشکلی است، اما با اجرای تکنیک‌های ساده‌ای می‌توان به اعتماد نسبی بین اعضا دست یافت. برای مثال اعضا در جلسه اول به پرسش‌های کوتاهی درباره زندگی شخصی خود پاسخ دهند. با ایجاد شناخت نسبی که برای اعضا فراهم می‌شود، حس بهتری از یکدیگر خواهند داشت. همچنین در بسیاری موارد افراد خجالت می‌کشند که از هم تیمی‌های خود کمک بخواهند. بر این اساس یکی دیگر از راهکارهای ایجاد باورپذیری و اعتماد میان اعضای تیم، توسعه روحیه کمک کردن به یکدیگر است که بسیار مفید است. بیرون رفتن، بازی کردن، اتاق فرار، شکم‌گردی و… راه‌کارهایی هستند که به افزایش اعتماد بین اعضا کمک خواهد کرد.
آفت شماره 2- ترس از درگیری
نتیجه بی‌اعتمادی بین اعضا، از بین رفتن صداقت در رای افراد خواهد بود. در چنین فضایی، افراد به جای آن که نظرات خود را صادقانه و شفاف بیان کنند، اظهارنظرهای جانب‌دارانه می‌کنند. در این شرایط افراد برای این یکدیگر را تایید می‌کنند که بحث و جدل به‌وجود نیاید. شما ب‌عنوان مدیر وظیفه دارید جلساتی ترتیب دهید که در آن امکان بیان آزادانه نظرات درباره مدیریت و یا همکاران برای همه فراهم شود و از این طریق روحیه انتقادپذیری را در خود و اعضای تیم تقویت کنید.
آفت شماره 3- بی مسئولیتی و عدم تعهد
نبود برخورد سالم بین اعضا، باعث عدم تعهد هرکدام از آن‌ها در قبال تیم و اهداف مشترک آن خواهد شد. وقتی افراد نظرات خود را صادقانه بیان نکنند و صرفا تظاهر به موافقت با نظر جمع کنند، درباره تصمیم‌هایی که اتحاذ می‌شود خود را پایبند نخواهند دانست؛ زیرا وقتی اعضای تیم به هر دلیلی حس کنند نظراتشان جایگاهی در تیم ندارد و حضور خود را در تیم کم اهمیت تلقی کنند، تعهد لازم برای اجرای تصمیم‌ها را هم نخواهند داشت.
آفت شماره 4- طفره رفتن از پاسخ‌گویی
به علت نبود تعهد و مشارکت واقعی، اعضای تیم، عدم مسئولیت‌پذیری و پاسخ‌گویی را در خود تقویت می‌کنند که همان آفت چهارم است. وقتی اعضا، خود را به برنامه‌های تیمی پایبند ندانند، بنابراین پاسخگوی مشکلات به‌وجود آمده هم نیستند. در این شرایط حتی اعضای متعهد و با انگیزه تیم، کاری را به چنین افرادی واگذار نمی‌کنند و وظایف ناعادلانه توزیع می‌شود.
آفت شماره 5- بی توجه بودن به نتیجه
کوتاهی در عدم واگذاری کارها، زمینه آفت پنجم را فراهم می‌کند. در واقع بی‌توجهی به هدف و نتیجه کار هنگامی پدید می‌آید که اعضای تیم نیازهای فردی را (مثل مقام، پیشرفت شغلی و یا نیاز به تایید و ستایش) بر اهداف تیمی، برتر بدانند. بنابراین درست مثل وقتی که حلقه‌ای از یک رشته زنجیر بریده می‌شود، اگر بگذاریم حتی یک نقص در کار تیمی پیدا شود، تمام کار تیمی آسیب می‌بیند.
وقتی مسئولیتی از افراد خواسته نشود، هرکس به نحوی خود را از اعضای تیم جدا دانسته و به هدف تیم بی‌توجه خواهد شد. برای پیشگیری از این آفت، ابتدای کار باید به هر طریقی تمام اعضای تیم به این نتیجه برسند که اهدافی که تیم در پیش دارد، کاملا با اهداف شخصی تک تک اعضا هماهنگی دارد. همانطور که کن بلانچارد می‌گوید: «بهره وری کار گروهی بستگی به این دارد که اعضای گروه چگونه اهداف خود را در ارتباط با اهداف سازمان می‌بینند».
نتیجه گیری
کار تیمی روز به روز اهمیت بیشتری پیدا می کند و تیم‌های کاری بیشتری تشکیل می‌شود. در سازمان‌های مختلف، هنگامی که افراد با یکدیگر تعامل بهتری دارند، دستاوردها به لحاظ کمی و کیفی بهتر می‌شود. از این رو امروزه سازمان‌های بزرگ، داشتن مهارت کار تیمی را یکی از مهم‌ترین شاخص‌های استخدامی در نظر گرفته‌اند. آنچه هر عضو از تیم باید انجام دهد این است که سهم وظیفه‌ای خود در تیم را به نحو احسن و اکمل انجام دهد و تیم را برای رسیدن به اهداف نهایی‌اش به جلو براند. از سویی فرد باید با هوشمندی نسبت به آفات و موانع موفقیت تیمی، موضعی مناسب بگیرد و یکپارچه با کمک دیگر اعضای تیم اعتماد، تعهد، مسئولیت‌پذیری و حرکت به سوی اهداف تیمی را تقویت نماید