اثر پیگمالیون(Pygmalion) و گالاتیا (Galatea) گلم(golem)

✅اثر پیگمالیون ، افزایشی کلی در عملکرد کارکنان است که از افزایش انتظارات مدیر در مورد سطوح ممکن عملکرد آن ها ناشی میشود. مدیرانی که به راستی معتقدند کارکنان آن ها توانایی عملکرد سطح بالا را دارند باعث القای اعتماد میشوند که منجر به عملکرد بالا می شود. این نوع اثر بارها در کلاس های درس تأیید شده اند. معلمانی که در آزمایشات کنترل شده معتقد بودند دانش آموزانشان عالی هستند در نهایت با دانش آموزان با عملکرد عالی به کار خود خاتمه دادند که در واقع دانش آموزان به طور تصادفی انتخاب شده بودند.

✅هر چه زیردستان یا کارکنان ازخود انتظارات بالاتری داشته باشند به ارتقای عملکرد آنها منتج میشود که اثر گالاتیا نامیده میشود.
اثر پیگمالیون به عنوان تیغی دو سر است یعنی انتظار بالای مدیر باعث انتظارات و عملکرد بالا در کارمند می شود و در مقابل انتظار پایین مدیر باعث انتظارات و عملکرد پایین در کارمند می شود.

✅اثر گلم : نظریه ای که اثر نگرش منفی انسان نسبت به دیگران را توضیح می دهد. یعنی انتظار پایین مدیر باعث انتظارات و عملکرد پایین در کارمند می شود.

اثر پیگمالیون را می‌توان در سطح سازمانی و حتی ملی نیز فراگیر کرد. تجربه شرکت مایکروسافت نهادی کردن این اثر را در سازمان به صورت موفق نشان داده است. در این شرکت انتظارات در گروه و به تبع آن در سازمان مشخص می‌شود و افزایش بهره‌وری گروهی به افزایش بهره‌وری سازمانی می‌انجامد. در مایکروسافت پروژه‌های قبلی در مهلت زمانی مشخص تمام شده است و این انتظار بالا به عنصری از فرهنگ سازمانی تبدیل شده است. این وضعیت علاوه بر بهره‌وری و موفقیت، جابجایی کارکنان را نیز کاهش داده است.

 بدانید که افراد تا حدی ارتقا پیدا می کنند و رشد می یابند که به “حد بی کفایتی” برسند.

اصل پیتر یا اصل حد بی کفایتی به مدیران و کارکنانی اشاره می کند که در شغل خود دارند دست و پا میزنند و دیگر نمی توانند گامی به جلو بردارند. یعنی به بی کفایتی رسیده اند.

یکی از مهارت های مدیران ارشد این است که حواس شان به کارکنان شان باشد تا ان ها را به حد بی کفایتی نرسانند.
یعنی به حدی افراد را باد نکنند که دیگر بازدهی نداشته باشندو با یک فشار کوچک بترکند.

مدیران هوشمند افراد را همیشه در جایگاه قبل از حد بی کفایتی نگه می دارند یعنی قبل از اصل پیتر

تا نه نیرو از دست رود و تخریب شود و نه سازمان افراد بی انگیزه و نابهره ور در خود داشته باشد.

روزی به مدیری می گویند چرا فلانی را به سمت سرپرستی ارتقا نمی دهی به نظرم خیلی کارشناس توانمندی است و او جواب جالبی به من داد.

وی گفت :
من یک کارشناس خیلی خوب دارم که اگر او را سرپرست کنم دیگر نه یک سرپرست شایسته خواهم داشت و هم دیگر آن کارشناس خبره را نخواهم داشت.

حواسمان به پیتر و اصلش باشد تا اصلیت انسان ها را زیر سوال نبریم و تخریبشان نکنیم و بی کفایتشان نکنیم.

مدل بانکداری در آموزش و پرورش

پائولوفریره به طرح ریزی آموزش و پرورش رهایی بخش پرداخت که هدف آن ارتقای آگاهی مردم مستضعف و محروم بود . فریره، مربی برزیلی که منتقد نظام های آموزشی موجود بوده است، از نظام آموزشی که در خدمت سلطه و تعمیق فرهنگ خاموشی یاد می کند . از نظر او مفهوم بانکی تربیت به عنوان « مدل بانکداری در آموزش و پرورش » است، با عنوان ابزاری برای ظلم و بیداد به کار می رود. در این مدل ،کار تربیت « سپرده گذاری » است . یعنی معلم«سپرده گذار» و دانش آموز «سپرده گیر» است . در این مدل معلم به گونه ای سخن می گوید که گویی واقعیت چیزی بی حرکت، ایستا و حجره حجره و قابل پیش بینی است.  غافل از آنکه معرفت تنها از طریق اختراع و ابداع مجدد به دست می آید . ظرفیت مدل بانکی در به حداقل رسانیدن یا نابود کردن قدرت خلاق دانش آموزان و برانگیختن ساده لوحی آن ها به نفع ستمگران است که نمی خواهند راز جهان برملا سازند و نه میل دارند که آن را دگرگون بینند (مرزوقی، ۱۳۸۳).  

منبع:

مرزوقی، رحمت الله ( ۱۳۸۳ ). تربیت سیاسی: نظریه ها، روش ها و برنامه درس . ی شیراز: انتشارات مشکات.

بهترین و والاترین پیام های مدیریت را در قرآن کریم جستجو کنیم: چیزی که بیش از ۱۴ قرن پیش در قرآن آمده، حالا محققان غربی به آن رسیده اند و به آن افتخار می کنند. ( مانند : مدیریت مشارکتی در آیه زیر)
‏ وَلَوْ کُنْتَ فَظًّا غَلِیظَ الْقَلْبِ لَانْفَضُّوا مِنْ حَوْلِکَ فَاعْفُ عَنْهُمْ وَاسْتَغْفِرْ لَهُمْ وَشَاوِرْهُمْ فِی الْأَمْرِ فَإِذَا عَزَمْتَ فَتَوَکَّلْ عَلَى اللَّهِ إِنَّ اللَّهَ یُحِبُّ الْمُتَوَکِّلِینَ‏
‏ و اگر درشتخوی و سنگ‌دل بودی از پیرامون تو پراکنده می‌شدند . پس از آنان درگذر و برایشان طلب آمرزش نما و در کارها با آنان مشورت و رایزنی کن . و هنگامی که ( پس از شور و تبادل آراء ) تصمیم به انجام کاری گرفتی ( قاطعانه دست به کار شو و ) بر خدا توکّل کن‌ ؛ چرا که خدا توکّل‌کنندگان را دوست می‌دارد .

سازمانهای آینده به دلیل ماهیت عصری که در آن بسر می بریم تفاوت بسیار زیاد با سازمانهای گذشته دارند  عصر حاضر را می توان با دو مشخصه اصلی آن یعنی شتاب فراوان تغییرات و افزایش عدم قطعیت تعریف نمود.

به تبع این ویژگی های محیطی  اداره سازمانهای امروز بسیار پیچیده شده و راه حلهای دیروز به کار حل مسائل امروز نمی آیند یکی از این ویژگیهای سازمانهای امروزی سازمانهای آفتاب پرست می باشد.

سازمانهای آفتاب پرست از جمله تعابیری است که اندیشمندان از سازمانهای قرن بیست و یکم دارند. استعاره سازمان آفتاب پرست از ابداعات دوگ میلر (Doug miller) است. وی در نظریه‎ی خود بیان می‎دارد که برای توصیف سازمان آینده ابتدا ناگزیر به وصف جانوری به نام آفتاب پرست هستیم. آفتاب پرست‎ها مارمولک‎های عجیبی هستند که می‎توانند رنگ پوست خود را تغییر دهند. آفتاب پرست روی شاخه درخت در انتظار حشراتی می‎نشیند. جانور دمش را دور شاخه درخت می‎پیچد و خود را محکم نگه می دارد. در همین حال چشمان گردان جانور، به او این امکان را می‎دهند که در یک زمان از دو جهت شکار را زیر نظر بگیرد. به هر ترتیب این ویژگیها همراه با کاکل ، و تیغچه های بدن و چشمان گرد و چرخان جانور، آفتاب پرست را به موجودی عجیب و فرازمینی شبیه کرده است. ویژگیهای منحصر به فرد آفتاب پرست به او این امکان را می‎دهد که هم سر طعمه را کلاه بگذارد و هم صیاد را بفریبد و جان خود را نجات دهد.

بسیاری از مردم فکر می‌کنند که آفتاب پرست رنگ پوست خود را برای استتار در محیط تغییر می‌دهد. دانشمندان در این مورد اختلاف نظر دارند. مطالعات آنها نشان داده است که نور، دما و خلق و خوی آفتاب پرست علت اصلی تغییر رنگ است. گاهی اوقات تغییر رنگ باعث می شود که آفتاب پرست احساس راحتی در محیط داشته باشند. گاهی اوقات نیز به آن‌ها کمک می‌کند تا با آفتاب پرست‌های دیگر در ارتباط باشند.

به بیان دیگر، این جانور به راحتی خود را با محیط سازگار می‎کند. سازمانهای آینده نیز باید درست شبیه به آفتاب پرست، کاملا به ابزار سازگاری با محیط مجهز باشند. سازمانهای آفتاب پرست مقاومتی در برابر تغییر ندارند، و ظاهر، نما و حتی باطن و ساختار آنها بسته به شرایط و در اثر دگرگونی‎هایی که بر دوش سازمان بار می‎شود تغییر می‎کند.

این قبیل سازمان‌ها ویژگی‌های خاصی دارند که از آن جمله می‌توان به موارد زیر اشاره داشت:

        سازمان آفتاب پرست برای آموزش و پیشرفت کارکنان خود اهمیت بسیاری قائل است، چرا که کلیدواژه تغییر در دستان اعضای آن سازمان قرار دارد. از این رو این سازمانها مبادرت به سرمایه گذاری‌های هنگفتی روی آموزش کارکنان خود می‌کنند، به ویژه برای کسانی که هسته بنیادین سازمان را تشکیل می دهند و نقطه ثقل آن هستند.

        نقش گروه و تیم‌های کاری در سازمانهای آفتاب‌پرست بسیار برجسته است. سازمان‌های آفتاب‌پرست از مروجان حیات تیمی هستند.

        وجود گروه خود مختار ( Self Directed) و خود گردان ( Self Managed) در درون سازمان نرمش پذیر به مثابه عضله سازمان است، و به سازمان در مدیریت تحول و مهندسی تغییر کمک می‌کند.

        سازمانهای آفتاب‌پرست از جنس سازمان ‌های بدون مرز و یا سیال هستند و اعضای گروه ممکن است عضو یک گروه، سپس گروه دیگر و یا بطور همزمان عضو چندین گروه باشند. گروه ها نیز به اقتضای کار تغییر می‌کنند.

        مبرم‌ترین نیاز سازمان‌های آینده‌گرا (از جمله سازمان آفتاب‌پرست) ، بهره‌مندی بدنه سازمان از مهارت‌های ارتباطی است، لذا این سازمان‌ها بر کسب مهارت‌های ارتباطی تأکید فراوانی دارند.

به اعتقاد دوگ میلر  سازمان آفتاب پرست پنج ویژگی برجسته داردکه عبارتند از :

      نرمش  پذیری زیاد در برابر تغییرات و واکنش سریع در قبال آنها

      تعهد نسبت به فرد

    استفاده بیشتر و بهتر از گروه

     حفظ و ایجاد قابلیتهای بارز نیرو مند

        تنوع طلبی

منبع:

فرانسیس هسلبین ,  مارشال گلداسمیت ,  ریچارد بک‌هارد (۱۳۸۱) سازمان فردا.  مترجم: فضل‌اله امینی .  تهران: انتشارات نشر فرا

قانون پارتو یا ۲۰/۸۰ چیست؟ (Pareto principle)

 در سال ۱۹۰۶ اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو یک فرمول ریاضی برای توصیف توزیع نابرابر ثروت در کشور خود ابداع کرد. او مشاهده کرده بود که بیست درصد از مردم بیش از هشتاد درصد ثروت را در اختیار دارند. در سالهای پایانی دهه ۱۹۴۰، دکتر ژوزف جوران به اشتباه قانون ۲۰/۸۰ را به پارتو نسبت داد و آنرا اصل پارتو خواند (که نه یک اصل بلکه یک حقیقت اجتماعی در آن سالهای ایتالیا بود). گرچه این نامگذاری اشتباه بود، لیکن اصل یا قاعده پارتو که گاهی بدین نام خوانده می شود،‌ می تواند ابزار بسیار موثری برای کمک به مدیریت اثربخش باشد.

قاعده ۲۰/۸۰ بدین معنا است که در هرچیزی، میزان اندکی (۲۰ درصد) دارای اهمیت حیاتی و بسیاری (۸۰ درصد) کم اهمیت و یا دارای اهمیت ناچیز است. در مورد پارتو این قاعده بدین معناست که ۲۰ درصد مردم ۸۰ درصد ثروت را در اختیار دارند. در کار اولیه جوران چنین بیان شده است که ۲۰ درصد نواقص باعث ۸۰ درصد مشکلات می شوند. مدیران پروژه ها می دانند که ۲۰ درصد کار (اولین ده درصد و آخرین ده درصد) ۸۰ درصد زمان و منابع را صرف می کند. می توانیم قاعده ۲۰/۸۰ را در مورد تقریباً هرچیزی بکار ببریم، از علم مدیریت گرفته تا جهان فیزیک.

 بعنوان مثال، شاید توجه کرده باشید که ۲۰ درصد از لوازم شما بیش از ۸۰ درصد فضای انبار خانه را اشغال می کنند و نیز ۸۰ درصد لوازم را ۲۰ درصد از فروشندگان عرضه کرده اند. همچنین ۸۰ درصد فروش ناشی از فعالیت ۲۰ درصد کارکنان بخش فروش است. بیست درصد کارکنان شما مسئول ۸۰ درصد مشکلات هستند اما بیست درصد دیگر، هشتاد درصد تولید را فراهم می کنند. این قاعده در هر دو مورد صادق است.

 این قاعده چگونه می تواند به ما کمک کند؟

 ارزش اصل پارتو برای یک مدیر در این است که به او متذکر می شود بر ۲۰ درصد چیزهای مهم تمرکز کند. از میان کارهایی که در طول روز انجام می دهیم، تنها ۲۰ درصد دارای اهمیت واقعی هستند آن ۲۰ درصد، ۸۰ درصد نتایج را تولید می کنند. باید این موارد مهم را شناسایی نموده و بر آنها تمرکز کرد. برنامه کاری روزانه خود را مرور کنید. اگر بتوان از موردی طرفنظر کرد، اگر چیزی از قلم افتاده است، بدانید که به آن۲۰ درصد امور مهم تعلق ندارد.

در آن زمان یک تئوری مدیریت رواج داشت که پیشنهاد می کرد اصل پارتو را بعنوان مولد مدیریت فوق ستاره تعبیر کنند. بنا به ادعای این تئوری، از آنجایی که ۲۰ درصد نیروهای کاری مسئول تولید ۸۰ درصد از دستاوردها هستند، ما بعنوان یک مدیر باید وقت محدود خود را بر مدیریت تنها آن ۲۰ درصد محدود کنیم، افرادیکه فوق ستاره نامیده می شوند. این تئوری مغشوش است، زیرا از این حقیقت غفلت می کند که ۸۰ درصد وقت ما صرف امور مهم می شود. کمک به افراد در جهت ارتقا و پیشرفت کاری، استفاده مناسبتری از زمان است و کمک می نماید دستاوردهای خوب مبدل به دستاوردهای فوق العاده شوند. اصل پارتو را در مورد تمام فعالیتهایمان می‌توانیم بکار بریم، اما در استفاده از آن باید نهایت احتیاط و خردمندی را اعمال کرد.

 اصل پارتو و یا بعبارتی قاعده ۲۰/۸۰ می تواند بعنوان یک یادآوری روزانه در خدمت ما باشد و به ما یادآور شود که ۸۰ درصد زمان و انرژی خود را بر ۲۰ درصد آنچه واقعاً مهم است، متمرکز کنیم. تنها هوشمندانه کار نکنید، بلکه هوشمندانه بر روی چیزهای درست و مهم کار کنید.

 مطابق اصل پارتو، با توجه به نکات فوق، پیشنهادهای زیر برای افزایش بهره وری در سازمان پیشنهاد می شود:

 باید معلوم شود ۲۰ درصد بالای جدول کارکنان چه کسانی هستند (کسانی که ۸۰ درصد تصمیم ها را اخذ می کنند)،

• رهبر باید ۸۰ درصد از وقتی را که برای ملاقات با کارکنان اختصاص داده به این ۲۰ درصد اختصاص دهد،
• رهبر باید ۸۰ درصد بودجه پرورش کارکنان را صرف این ۲۰ درصد کند،
• رهبر باید آن ۲۰ درصد کار را که ۸۰ درصد درآمد دارد، معلوم کند و دستیاری را آموزش دهد تا آن ۸۰ درصد کارهای کم اهمیت را اداره کند. با این روش وقت بیشتری برای رسیدگی به کارهای خلاقانه باقی می ماند.

  چگونه پارتو را رسم کنیم ؟

 پس از اینکه مجموعه ای از اطلاعات عددی در مورد عوامل و دلایل مرتبط با کیفیت محصولات تولیدی جمع آوری شد با پیروی از مراحل زیر می توانیم نمودار پارتو را رسم کنیم :

مر حله اول : اطلاعات جمع آوری شده را به صورت نزولی مرتب کنید .

 مرحله دوم : اقلامی را که کمترین تاثیر را داشته به عنوان سایر دسته بندی کنید و اطلاعات آنها را با هم جمع کنید .

 مرحله سوم : اطلاعات هر یک از اقلام را به صورت درصد محاسبه کنید و فراوانی تجمعی و درصد تجمعی را به دست آورید .

 مرحله چهارم : نمودار پارتو را به صورت زیر رسم کنید :

 الف ) محور عمودی سمت چپ نمودار برای نشان دادن اطلاعات اصلی جمع آوری شده مانند تعداد موارد ( فراوانی ) ، هزینه و غیره به کار می رود . درجه بندی این ستون بر حسب مجموع اطلاعات جمع آوری شده انجام می شود .

 ب) محور افقی شامل عناوین مقوله ها ( موارد ) می باشد. این محور با توجه به تعداد مقوله ها ( شامل موارد اصلی و مقوله سایر ) به فاصله های مساوی تقسیم می شود و عناوین مربوط به موارد به ترتیب نزولی در زیر این محور ثبت می شود به طوری که مقوله سایر در انتهای سمت راست نمودار قرار می گیرد .

 ج) محور عمودی سمت راست نمودار از نقطه انتهایی محور افقی ( مقوله سایر ) رسم شده و بر حسب درصد درجه بندی می شود. از این ستون برای تحلیل و تفسیر اطلاعات و نقش آنها در کل مقولات استفاده می شود .

 د) نام مناسبی برای نمودار انتخاب کنید . دوره زمانی داده های مورد استفاده را ذکر کنید و منابع آنها را عنوان کنید .

 مرحله پنجم : با استفاده از اطلاعات جمع آوری شده ، ستونها و منحنی نمودار را رسم کنید . برای اینکار ابتدا اطلاعات ثبت شده را براساس مقولات مرتب شده در روی محور افقی و درجه بندی محور عمودی سمت چپ ، به صورت نمودار ستونی رسم کنید. طول ستونها نشان دهنده فراوانی مقوله مورد نظر می باشد. سپس براساس درصد تجمعی و با توجه به درجه بندی محور عمودی سمت راست منحنی مربوط به درصد اقلام را ترسیم کنید.

 مرحله ششم :با توجه به نمودار رسم شده نقش هر کدام از اقلام را در کل عیوب و اشکالات شناسایی کرده ، مورد بررسی و تفسیر قرار دهید .

اصل پارتو و یا به عبارتی قاعده۲۰/۸۰ می تواند به عنوان یک یادآوری روزانه در خدمت ما باشد و به ما یادآور شود که ۸۰درصد زمان و انرژی خود را روی ۲۰درصد آنچه واقعا مهم است، متمرکز کنیم.

کاربرد قانون پارکینسون در مدیریت

ما پارکینسون را بیشتر به عنوانِ یک بیماری، به ویژه بیماری افراد سالمند، می شناسیم. اما پارکینسون، نامِ یک قانون مهم در روان شناسی و مدیریت هم هست. البته بین قانون پارکینسون و بیماری پارکینسون ارتباطی وجود ندارد. بد نیست بدانید، هر دوی این ها، به افتخار کاشفان شان، نام گذاری شده است. در سال ۱۹۵۸ نویسنده و تاریخ نگار انگلیسی، سی نورتکوت پارکینسون (۱۹۰۹ تا ۱۹۹۳) کتاب طنزی در توصیف رفتار انسان نوشت. “قانون پارکینسون : تعقیب پیشرفت”. چکیده ی نظریه ی او، این بود: “کارها تا وقتی ادامه پیدا می کنند که زمانِ در اختیارشان را پر کنند”.
قانون پارکینسون ( که گاهی اصل پارکینسون نیز نامیده می شود) به شکلی حیرت انگیزی صحیح بوده است. در واقع قانون پارکینسون به قدری تکرار ، تکرار و نقل شده است که بسیاری نمی دانند، این قانون در ابتدا تنها یک شوخی و فکاهی بوده است.حتی اگر این قانون به طور نسبی معتبر و پذیرفته شده باشد، استدلالات متعددی برای کاربرد و کارآیی آن در سازمان ها، بهره وری مدیریت، و انگیزش نیروی کار وجود دارد.

این قانون می گوید، معمولا افراد تمایل دارند تا کاری که به آن ها محول شده، تا آن جایی که امکان دارد، (مثلا تا پایان تاریخی که از قبل تعیین شده)، به تعویق بیاندازد. یکی از دلایلی که روان شناسان برای این موضوع ذکر می کنند، این است که انجام زودتر از موعد یک فعالیت معمولا پاداشی به همراه ندارد، اما ممکن است باعث شود تا مسئولیت دیگری به فرد داده شود. بنابراین گذراندن و اتلاف زمان برای انجام فعالیت به سود فرد است، زیرا فشار کاری کمتری به او وارد می شود. در پروژه های پیمان کاری، ممکن است که اعلام این که پروژه زودتر از موعد پایان یافته، باعث شود تا سود حاصل از انجام کار کاهش یابد. از موارد دیگری که باعث وقوع قانون پارکینسون می شود، این است که در صورت انجام سریع تر کارها، ممکن است گفته شود، تخمین زمانی غلط بوده است. دلیل دیگری که برای قانون پارکینسون ذکر می شود، این است که مدیران دوست دارند، مرئوسان بیشتری داشته باشند. به زبانِ ساده، قانون پارکینسون می گوید کار طوری گسترش می یابد که زمان داده شده را پر کند یا به عبارتی می گوید کار به اندازه ی زمانی که برای انجام آن وجود دارد ادامه می یابد. یک مثال برای درک بهتر:
قانون پارکینسون می گوید اگر برای انجام پروژه ای یک هفته وقت لازم باشد و به شما برای انجام دادن همان پروژه دو هفته وقت بدهند، شما به اندازه ی دو هفته برایش وقت صرف می کنید. یعنی شما پروژه را در پایان آن دو هفته به اتمام می رسانید گرچه یک هفته کافی بود.(نگوییدنه. این گونه نیست؟!)
اگر متوجه قانون پارکینسون نشدید، قانون و مثال را دوباره بخوانید و با همدیگر مقایسه کنید!! قانون پارکینسون توجیه بسیار مناسبی می تواند باشد برای افراد تنبل و برخی از مدیران!
نکته ی مهم در مورد قانون پارکینسون: گستردگی(کش یافتن) به میزان و ماهیت کار ارتباط چندانی ندارد.
در مورد زمان انجام کارها و در کنار قانون پارکینسون، قانون دیگری وجود دارد، با عنوان قانون مشخصه دانش آموزی. فرض کنید، یک دانش آموز برای امتحان درس ریاضی، ۵ روز فرصت دارد. این دانش آموز از روز اول شروع به دس خواندن نمی کند، بلکه مطالعه اش را مثلا از روز سوم شروع می کند. در فعالیت های کاری و هم چنین پروژه هایی که محدودیت زمانی دارند، می توانیم صحت این قانون را مشاهده کنیم .
قانون پارکینسون در کنار قانون مشخصه ی دانش آموزی، اثرات منفی زیادی را باعث می شوند. این دو قانون باعث از دست رفتن زمان و ایجاد اضطراب و دلهره در فرد و سازمان می گردد، که نتیجه ی نهایی آن به تعویق افتادن پروژه ها و در مواردی که محدودیت زمانی شدید وجود دارد، کاسته شدن از کیفیتِ نتیجه کار است.
افراد و سازمان ها به طور طبیعی به این دو قانون گرایش دارند. برای پرهیز از اثرات منفی ناشی از این دو ویژگی، نیازمند آموزش و اجرای برنامه های خاص در سازمان هستیم. مثلا می توان افراد و یا گروه هایی را که فعالیت محوله را زودتر از موعد مقرر انجام داده اند، را تشویق کرد. مدیریت زمان، راهکار غلبه بر این مشکل است. راهکاری برای استفاده ی درست از بزرگ ترین سرمایه ی انسان: یعنی زمان. موضوعی که در شماره های بعد، در موردش صحبت خواهیم کرد.

و اما قانون پارکینسون چند تعریف دیگر هم دارد. ازجمله: هزینه ها بدون استثنا آنقدر بالا می روند تا با درآمد ها یکسان شوند!!! هر چه درآمدتان بیشتر باشد بیشتر خرج می کنید و همچنان در موقعیت قبلی خود باقی می مانید.اگر هنوز این قانون را باور ندارید به این بیندیشید که چرا اکثر انسانها از نظر مالی پیشرفت نمی کنند!!! (لطفا مثال خاص نزنید.) اگر به هیچ وجه قانع نمی شوید، پس، قانون شکنی کنید!!! خوشحال می شوم که شما یکی از این قانون شکنان باشید.

قوانین پارکینسون در مدیریت

قانون پارکینسون مفهومی رایج در مدیریت است و نام آن از نام تاریخدان انگلیسی سیریل پارکینسون گرفته شده که در سال ۱۹۵۵ در مقاله‌ای طنزآمیز در مجله اکونومیست به آین قانون اشاره کرده است.

وقت بیشتر= اتلاف وقت بیشتر
کارمند بیشتر= بیکاری بیشتر
دخل بیشتر= خرج بیشتر
وقت بیشتر= اتلاف وقت بیشتر
کارمند بیشتر= بیکاری بیشتر
دخل بیشتر= خرج بیشتر

اصل اول:وقت بیشتر= اتلاف وقت بیشتر
قانون پارکینسون می گوید کار طوری گسترش می یابد که زمان داده شده را پر کند یا به عبارتی می گوید کار به اندازه ی زمانی که برای انجام آن وجود دارد ادامه می یابد.یک مثال برای درک بهتر:
قانون پارکینسون می گوید اگر برای انجام پروژه ای یک هفته وقت لازم باشد و به شما برای انجام دادن همان پروژه دو هفته وقت بدهند شما به اندازه ی دو هفته برایش وقت صرف می کنید یعنی شما پروژه را در پایان آن دو هفته به اتمام می رسانید گرچه یک هفته کافی بود.بخش دیگری از این قانون می‌تواند کمی از تنبلی‌هایی که در انجام کارهای‌مان به خرج می‌دهیم را توجیه کند و به ما بگوید چرا همیشه در دقیقه ۹۰ همه کارها را انجام می‌دهیم. حتما برای شما هم پیش آمده که برای یک کار ساده هفته‌ها از رئیس‌تان زمان بگیرید و باز هم درست در لحظه آخر آن کار را با عجله بسیار تمام کنید یا این‌که با وجود داشتن چند هفته وقت قبل از امتحان‌تان، باز هم اصلی‌ترین مباحث را پشت در ورود به جلسه مرور کنید و به‌خودتان تعهد دهید که در ترم بعد هرگز چنین اتفاقی را تکرار نمی‌کنید اما با وجود گذشت سال‌ها و سال‌ها باز هم همین روال را پیش ببرید و نتوانید از آن رها شوید. اگر مدیر یک سازمان هم باشید ممکن است برای بالا بردن کیفیت کارتان وقت بیشتری به کارمندتان بدهید اما باز هم کاری پر اشتباه و کم‌دقت را آن هم در زمانی طولانی‌تر تحویل بگیرید. شاید شما گناه این اتفاقات را برگردن خود یا کارمندان‌تان بیندازید و فکر کنید اگر فرد دیگری در این موقعیت بود به شکلی دیگر عمل می‌کرد اما پارکینسون می‌گوید، این یک موضوع همه‌گیر است و تا برایش برنامه‌ریزی دقیقی انجام ندهید نمی‌توانید از شرش خلاص شوید. این قانون می‌گوید، مهم نیست که برای انجام یک کار به شما چقدر زمان داده می‌شود، چه یک هفته و چه یک ماه برای شما فرقی نخواهد کرد، زیرا شما کارتان را به اندازه همان زمانی که داده شده طول می‌دهید.
از نظر پارکینسون، استرس و فشار کار در تمام این مدت همراه شما خواهد بود و هرگز خودتان نخواهید فهمید چرا نمی‌توانید در زمانی که برای کار کافیست آن را تمام کنید و نه در زمانی که به شما برای انجام آن داده شده است. این قانون می‌گوید، هرچقدر به شما برای انجام یک پروژه وقت داده شود، شما همان‌قدر برای تمام شدنش وقت خواهید گذاشت مثلا اگر برای کاری که شما توان انجام دادنش را در یک هفته دارید، ۲ هفته زمان درنظر گرفته شود، هرگز شما آن را در یک هفته تمام نخواهید کرد و بازهم چیزی که برای شما از این وقت اضافه باقی می‌ماند، همان اضطراب دقیقه نودی است. شاید بد نباشد برای کم کردن این اضطراب و دور زدن زمان راه‌حل‌هایی پیدا کنید و اگر مدیر هستید بتوانید در زمانی که برای انجام آن کار لازم است آن را از کارمندتان بخواهید و نه زمانی بیشتر چراکه این زمان بیشتر تنها رکود کار شما را بالا می‌برد و نه‌کیفیت و دقت انجام آن را.________________________________________

وقتی کارها کش می‌آید…
یک لیست از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید و زمانی که برای انجام آن مورد نیاز است را نیز برآورد کنید و در مقابل هر کدام بنویسید. اگر هم چند پروژه‌ دانشگاهی پیش‌روی‌تان است اولویت‌های‌تان را مشخص کنید و باز هم برآورد زمانی‌تان را مقابل هر کدام یادداشت کنید. زمانی که برای انجام کارها تعیین کرده‌اید را جدی بگیرید و به‌خودتان اطمینان دهید که طبق این زمان‌بندی پیش خواهید رفت نه‌فرصتی که دیگران به شما می‌دهند. در تمامی مدت انجام کارتان قانون پارکینسون را از یاد نبرید؛ اگر شما محدودیتی برای خودتان قائل نشوید کارتان همانطور کش خواهد آمد، پس اگر دیگران شما را محدود نمی‌کنند خودتان برای خودتان چهارچوب تعیین کنید. شما می‌توانید با شروع هر هفته، لیستی از کارهایی که پیش‌روی‌تان است را مشخص کنید و حتی اگر مدیران‌تان وقت بیشتری به شما برای انجام‌شان می‌دهند، به این فکر کنید که در ۶ روز کاری توان انجام چه میزان از این کارها را دارید یا این‌که در وقت درنظر گرفته شده برای امتحان‌تان می‌توانید چطور پیش بروید و به چه کارهای دیگری هم برسید.

اصل دوم:
کارمند بیشتر= بیکاری بیشتر
قانون پارکینسون با این اصل شروع می‌شود: کار به همان اندازه‌ای که برایش وقت یا نیروی انسانی باشد، کش می‌آید. این قانون تلاش می‌کند سیستم آزار‌دهنده اداری را موشکافی کند و به ما بگوید که چرا برای یک کار ساده اداری باید روزها و هفته‌ها وقت بگذاریم، از این اتاق سازمان به اتاق دیگر پاس داده شویم و در نهایت کارمان هم آنطور که باید انجام نشود. پارکینسون «تمایل مدیران به داشتن مرئوسان بیشتر» را انگیزه گسترش بوروکراسی‌ها می‌داند که در نتیجه موجب افزایش کارکنان وایجاد وظایف تکراری می شود.
پارکینسون اصرار دارد که اگر برای کاری که از عهده ۲ کارمند بر می‌آید ۱۰ کارمند هم استخدام کنیم، نه کار سریع‌تر انجام می‌شود و نه کیفیت انجام شدنش فرقی می‌کند بلکه آن کار به اندازه ۱۰ نفر از ما نیروی بیهوده می‌گیرد. او از این طریق سیستم وقت‌گیر اداری را توضیح می‌دهد و معتقد است که براساس این اصل، ادارات با اختصاص تعداد بیشتری نیروی انسانی برای کارهای ساده تنها سیر انجام کار را طولانی‌تر می‌کنند و وقت بیشتر و هزینه بالاتری را به سازمان و مراجعان تحمیل می‌کنند. طبق قانون پارکینسون، با افزایش تعداد کارمندها سرعت انجام کار بالاتر نمی‌رود بلکه کارکنان موضوعات ساده و ابتداعی را بیهوده به هم ارجاع می‌دهند و بیشتر از قبل انجام کار را به تعویق می‌اندازند. پارکینسون با توضیح این اصل تلاش می‌کند که از مدیران بخواهد، در سیستم استخدام کارمندان‌شان تجدیدنظر کنند و به جای پر کردن چارت سازمانی به فکر انجام بهتر کارها باشند. او معتقد است در اکثر مواقع چرخه اداری بیهوده طولانی می‌شود و کارمندی که توان انجام کار را دارد، تنها برای پیروی از آن روال اداری کار را به دیگران ارجاع می‌دهد و این موضوع می‌تواند سازمان را به مرور دچار یک وضعیت نامساعد کند و بیشتر وقت و هزینه را به انجام کارهایی اختصاص دهد که نیازی به انجام‌شان نیست. البته این اصل فقط به درد مدیران اداره‌ها نمی‌خورد. شما حتی در منزل هم گاهی با این اصل سروکار دارید. کمی فکر کنید…
________________________________________
اگر مدیر هستید…
براساس اصل پارکینسون جدا شدن تخصص‌های ساده و سپردن‌شان به نیروهای متعددی که به‌اصطلاح متخصص هم هستند هیچ نفعی برای سازمان و همین‌طور برای مراجعان ندارد. اما پارکینسون مدیران را برای آسودگی از این چرخه تنها نمی‌گذارد. او می‌گوید اگر شما مدیر یک سازمان هستید یا این‌که کسب و کار خودتان را دارید، بهتر است برای استخدام کارمندان‌تان کمی محتاط‌تر باشید. قرار نیست همه کارها را بر دوش یک نفر بگذارید اما نباید با جدا کردن بیش از حد تخصص‌ها و استخدام آدم‌های متعدد برای یک کار، چرخه را طولانی‌تر کنید و روند انجام کارتان را کندتر. حتی اگر یک کارمند ساده باشید، می‌توانید این موضوع را در کار خودتان هم اجرا کنید. در میان ارزش‌گذاری‌های اداری پیش‌قدم شدن و تلاش برای آسان‌تر انجام شدن کارها، اصلی مهم تلقی می‌شود. شما می‌توانید بدون آسیب زدن به کارهایی که وظیفه انجام‌شان را دارید، برای انجام بخشی از کارهای دیگر که توان و تخصص‌شان را دارید پیش‌قدم شوید و در محدوده کوچک خودتان مانع از طولانی شدن این چرخه کاری شوید.
________________________________________
اصل سوم:
دخل بیشتر= خرج بیشتر
خرید کمتر= کمتر پول خرج کردن= نیاز کمتر به کار= وقت اضافه بیشتر؛ شاید همین معادله ساده بتواند انگیزه‌ای باشد که از جیب‌تان بیشتر مراقبت کنید و نگذارید پول‌های‌تان به راحتی خرج شوند. حتما شما هم بارها و بارها این سوال را از خود پرسیده‌اید که چرا با وجود بالاتر رفتن رتبه کاری‌تان و بیشتر شدن درآمدتان هنوز زندگی‌تان مثل قبل می‌گذرد یا با وجود این‌که در کنار شغل اصلی‌تان یک کار پاره وقت هم دارید، باز هم نیمه‌ ماه بی‌پول می‌شوید و برای پرداخت اقساط‌تان هم مشکل دارید. پارکینسون دلیل این مشکل را پیروی نکردن از معادله‌ بالا می‌داند. او در قانونش به‌گونه‌ای دیگر به این موضوع می‌پردازد و سعی می‌کند دلیل بی‌پولی همیشگی ما را توضیح دهد و به این سوال‌مان پاسخ دهد که چرا با وجود بیشتر شدن درآمدمان هنوز هم پس‌اندازی نداریم و همان گرفتاری‌های قدیمی را برای گذراندن زندگی‌مان داریم. براساس این قانون، مهم نیست شما چقدر پول در می‌آورید، زیرا تمام پولی که در می‌آورید و حتی کمی بیشتر از آن را خرج می‌کنید. قانون پارکینسون می‌گوید، هزینه‌های مردم درست هم‌پایه درآمدشان بالا می‌رود و هرچه افراد بیشتر پول دربیاورند، هزینه‌های‌شان هم بیشتر می‌شود. برای درک کردن این قانون نیازی به مثال‌های عجیب و غریب نداریم. اگر شما به آدم‌های دوروبرتان نگاه کنید، می‌بینید که اغلب آدم‌ها این روزها چند برابر حقوقی که برای نخستین بار گرفته‌اند درآمد دارند اما باز هم برای جمع کردن دخل و خرج‌شان، به ریال ریال آن پول احتیاج دارند و با وجود افزایش درآمد، نمی‌توانند پس‌اندازی داشته باشند. از نظر این قانون مهم نیست که چقدر پول درمی‌آورید بلکه نکته این‌جاست که هیچ وقت پول لازم برای زندگی به آن شکلی که دوست دارید را ندارید. با وجود ارتقای شغلی و افزایش درآمد، شما به زحمت می‌توانید تغییر درآمدتان را در تغییر سبک زندگی‌تان مشاهده کنید.
حتی اگر اضافه کاری بیشتری بمانید یا حقوق بیشتری دریافت کنید، باز هم روز سی‌ام ماه را به سختی و به انتظار حقوقی که فردا می‌گیرید، می‌گذرانید.
________________________________________
پول پول می‌آورد…
اگر خرج کردن شما آرام‌تر از درآمدتان افزایش یابد، می‌توانید کمی پس‌انداز داشته باشید. از نظر این قانون با کم کردن سرعت ولخرجی‌های‌تان می‌توانید وابستگی اقتصادی با کارتان را کمتر کنید و کمتر از اطراف‌‌تان به این درآمد ماهانه وابسته باشید. طبق این اصل اگر شما بتوانید با بالا رفتن درآمدتان، هزینه‌های رایج زندگی‌تان را زیاد بالا نبرید یا در واقع با سرعت کمتری آن‌ها را بیشتر کنید، خیلی زود می‌توانید سبک زندگی‌تان را ارتقا دهید و از طرف دیگر پول بیشتری هم به دست بیاورید. شاید بد نباشد چند ماهی این قانون را امتحان کنید و صرف‌نظر از این‌که چقدر درآمدتان اضافه شده، هزینه‌های‌تان را در همان حد و حدود قبل نگه دارید و بعد از چند ماه تاثیرش را روی زندگی‌تان ببینید. این قانون همان حرف قدیمی پول پول می‌آورد را تایید می‌کند اما در شرایطی که شما کمی برای خرج کردن آن پول مکث کنید و نگذارید حساب‌تان همیشه تا ریال آخر خرج شود.
________________________________________
بهتر است برای استخدام کارمندان‌تان کمی محتاط‌تر باشید. قرار نیست همه کارها را بر دوش یک نفر بگذارید
________________________________________
چگونه صرفه جو باشید؟
اگر از این‌که هیچ وقت پس‌اندازی برای روز مبادا ندارید خسته شده‌اید، بهتر است راه و رسم صرفه‌جویی را یاد بگیرید و در زمانی کوتاه به آنچه انتظار دارید برسید.
هدفمند پیش بروید: برای خودتان یک هدف مشخص کنید. این پول جمع شده را قرار است چطور خرج کنید؟ هر چه این هدف برای شما ارزشمندتر باشد، موفقیت شما در این صرفه‌جویی بیشتر خواهد شد. خرید ماشین، بزرگ‌تر‌کردن خانه، خرید دوربینی که دوستش دارید، رفتن به یک سفر و… همگی می‌توانند هدف شما برای این پس‌انداز باشند.
حساب مخارج‌تان را داشته باشید: لیستی از تمام هزینه‌های‌تان تهیه کنید. برای این کار می‌توانید یک ماه تمام پول‌هایی را که می‌پردازید روی کاغذ فهرست کنید و در پایان ماه ببینید که چقدر پول خرج کرده‌اید و بیشترین و کمترین هزینه‌های شما برای چه چیزهایی بوده است. با این کار می‌توانید دور مخارج غیرضروری را خط بکشید و ببینید که در شرایط عادی و با کمی صرفه‌جویی چقدر می‌توانید پس انداز کنید.
واقع گرا باشید: شما قبل از هر کار باید شناختی از خود داشته باشید. درست است که می‌خواهید پس‌انداز کنید و باید سبک زندگی‌تان را کمی تغییر دهید اما نباید غیرواقعی و احساسی در این مورد تصمیم بگیرید. اگر شما اهل اتوبوس‌سواری نیستید، هرگز به این فکر نکنید که چطور با اتوبوس و مترو سواری می‌توانید پس انداز کنید. چنین تصمیم‌هایی را در شرایطی بگیرید که بتوانید به آن عمل کنید.
زمان تعیین کنید: یک دوره را برای این مرحله از پس‌اندازتان درنظر بگیرید. برای مثال اگر شما به ۳ میلیون پول احتیاج دارید یک برآورد زمانی هم برای جمع کردنش درنظر بگیرید. سعی کنید به این زمان پایبند باشید و حتی با وجود میل شدیدتان به خرید، در این دوره از پرداختن پول‌های اضافی صرف‌نظر کرده و سعی کنید هزینه‌ زندگی‌تان را تا آن‌جا که می‌توانید پایین بیاورید.
عابربانک‌تان را فراموش کنید: یکی از دلایل پرخرجی شما می‌تواند همین کارت عابربانک‌تان باشد زیرا به محض ورود به یک مغازه و انتخاب یک کالای غیرضروری خیلی راحت کارت‌تان را بیرون می‌آورید و بدون توجه به هدف‌تان آن کالا را می‌خرید. شاید بد نباشد که در این دوره‌ صرفه‌جویی، مدتی عابربانک‌تان را با خود نبرید و تنها ابتدای هفته بودجه‌ای که برای یک هفته‌تان درنظر گرفته‌اید را از آن بیرون بیاورید و سعی کنید تا پایان هفته به آن پول پایبند باشید. شما می‌توانید درصورت صرفه جویی بیشتر و تمام نکردن این بودجه، خودتان را با یک خرید کوچک یا غذای بیرون شاد کنید

پارکینسون نظرات جالب دیگری هم دارد :
“زمانی که برای هر قلم از اقلام دستور جلسه صرف می شود با میزان اهمیت یا مبلغ آن اقلام رابطه معکوس دارد” یعنی مدیران در مورد هرچی که بیشتر بلدند ، بیشتر وقت گذاشته و بحث می کنند تا آنچه که بلد نیستند!
“مدیران علاقه دارند تا افراد تحت سرپرستی خود را چند برابر کنند” یعنی مبادرت به استخدام نیروهای غیر ضروری و تشدید بروکراسی
البته شاید این حالت به دلیل عقده حقارت و خود کم بینی باشد . فردی که با دو خصوصیت بی کفایتی و حسادت وارد یک سلسله مراتب می شود ، چون کیفیت کارش درجه دو است ، مرئوسان درجه سه استخدام می کند! چنین سازمانی برای بهتر شدن تلاش نمی کند و چون تقریبا هیچ کاری هم نمی کند ، لذا سریع به هدفهای از پیش تعیین شده می رسد و مورد تشویق هم قرار می گیرد.
خواهش می کنم یک بار دیگر به مفهوم قوانین پارکینسون دقیق شوید و اگر نظری دارید با مثالی همراه کنید تا بحت بیشتر پخته شود.

برگرفته از وب سایت مدیر یار