تعدادى از مشهور ترین تکنیک های مدیریت زمان

۱. تکنیک GTD

شاید بتوان گفت GTD مشهورترین تکنیک مدیریت زمان در دنیا باشد. ایده اصلی این تکنیک آن است که شخص ابتدا باید کارها را از ذهن خود خارج کند و روی کاغذ بیاورد؛ با این کار ذهن تنها روی کارهای نوشته شده تمرکز خواهد کرد و از یادآوری اینکه چه کاری باید انجام دهد رها می شود.

۲. تکنیک Pomodoro

این تکنیک یک روش ایتالیایی است که یاد گرفتن آن چندان زمان زیادی نمی برد. در این روش شما با استفاده از یک تایمر انجام کارها را به محدوده های ۲۵ دقیقه ای تقسیم کرده و بین هر ۲۵ دقیقه ۳ تا ۵ دقیقه زمان استراحت قرار دارد و سپس کار بعدی شروع می شود.

۳. تکنیک تمرکز فرانکلین کاوی

مبنای این روش اولویت بندی کارها می باشد. کارها را براساس سرعت انجام در یک ماتریس طبقه بندی می کنیم. با مشخص کردن کارهای کم اهمیت تر بیشتر بر روی کار هایی تمرکز کنیم که ارزش بالاتری دارد.

هفت عامل افزایش انگیزه کارکنان

از اصلی ترین وظایف شما به عنوان مدیر سازمان حفظ و ارتقای انگیزش افراد سازمان شماست از مهمترین روشهای ایجاد و ارتقاء انگیزش در محیط پروژه عبارتست از :

۱٫ چالش
به افراد وظایفی واگذار کنید که باعث پیشرفت آن‌ها شود. هر چه افراد چالش‌های بیشتری را در کارشان تجربه کنند،‌ مشارکتی‌تر می‌شوند و احساس مثبت‌تری نسبت به خود دارند.

۲٫ آزادی
به افراد اختیار کافی برای انجام کارها بدون نظارت دقیق بدهید. هرچه برای انجام کار به روش خودشان آزادتر باشند، احساس بهتری نسبت به خود خواهند داشت.

۳٫ کنترل
برای بررسی کارها، گرفتن بازخورد و بحث درباره کار، زمان‌‌های منظمی را تعیین کنید. هرچه کارمندان بازخوردهای منظم‌تری در مورد عملکردشان دریافت کنند، احساس بهتری خواهند داشت و کارشان را ارزشمندتر می‌دانند.

۴٫ احترام
وقتی نظر افراد را جویا می‌شوید و با دقت به آن‌ها گوش می‌دهید، بیشتر احساس ارزش و اهمیت می‌کنند. با گوش سپردن دقیق به نظرات دیگران و توجه به آن‌ها – حتی اگر به عنوان مدیر بر اساس اطلاعات آن‌ها عمل نکنید – نشان می‌دهید که به منحصربه‌فرد بودن هر شخص احترام می‌گذارید.

۵٫ صمیمیت
هر چه افرادتان بیشتر ببینند که آن‌‌ها را دوست دارید و علاوه بر کارمند به عنوان انسان به آن‌ها اهمیت می‌دهید، عملکرد بهتری خواهند داشت. اگر با افرادتان مانند دوستان خود و امتداد طبیعی «خانواده» شرکت رفتار کنید،‌ باعث می‌شوید که بیشتر احساس آرامش، امنیت و اهمیت کنند.

۶٫ تجربیات موفق
کلید ایجاد خودباوری و خودانگاره محول کردن وظایفی به افراد است که بتوانند آن‌ها را با توجه به میزان تجربه و مهارتشان با موفقیت انجام دهند. وقتی کاری را به انجام می‌رسانند، موفقیت آن‌ها را تشخیص داده و به شکل خصوصی و عمومی قدردانی کنید تا احساس «برنده‌» بودن داشته باشند.

۷٫ انتظارات مثبت
شاید این نیرومندترین انگیزه‌ساز باشد. هیچ‌چیز بیش از اینکه افراد حس کنند رئیسشان به خوبی و شایستگی آن‌ها و توانایی‌شان برای انجام درست کار اعتقاد دارد، باعث افزایش خودباوری و بهبود عملکرد نمی‌شود.
پروژه ‌‌های موفق محیطی ایجاد می‌کنند که افراد در آن احساس فوق‌العاده‌ای نسبت به خود دارند. درک نقش خودانگاره در رفتار، نقطه شروع اثربخشی در مدیریت و انگیزش است.

این نظریه در حوزه علم جامعه شناسى مطرح شده است و یک واقعیت اجتماعى را با استعاره از “پنجره شکسته” تشریح مى نماید.
هنگامى که شیشه پنجره خانه اى شکسته شده باشد، در صورتى که پس از مدتى پنجره شکسته ترمیم نشود، به تدریج رهگذران با تصور اینکه ساختمان خالى از سکنه است، اقدام به شکستن شیشه هاى پنجره هاى دیگر خواهند کرد و به مرور زمان بر سرعت شکستن پنجره ها نیز افزوده خواهد شد!!

کاربست نظریه پنجره شکسته در علم مدیریت:

۱. در صورت بروز کوچک ترین مشکل و نقطه ضعف توسط مدیر (بالاخص ضعف شخصى) در یک سازمان، آن مى بایست سریعا رفع شود.

۲. در صورت عدم بهبود نقطه ضعف توسط مدیر، برخى از کارکنان و ارباب رجوع ممکن است از ضعف موجود حداکثر سوء استفاده را کرده و اقدام به زدن ضربه هاى بیشتر به مدیر و سازمان کنند.

۳. نتیجه این کار افزوده شدن ضعف ها و به عبارتى افزایش تعداد پنجره هاى شکسته است.

۴. بنابراین پنجره شکسته اول مى تواند در صورت عدم ترمیم نهایتا منجر به فروپاشى و اضمحلال مدیریت شود!

نیروی انسانی، موتور محرک سازمان هاست و با استفاده صحیح از این منبع ارزشمند می توان بازدهی سازمان را به مراتب افزایش داد. سوخت این موتور محرک چیزی جز افزایش انگیزه کارکنان نیست.
برای مثال فرض کنید که فردی را برای مدیریت شبکه های اجتماعی استخدام می کنید. این کار کمی کسل کننده بوده و تنها کافی است چند تصویر و نوشته از سایت های مختلف جمع آوری کرده و در شبکه های اجتماعی بارگذاری کرد. همین عامل ممکن است باعث کاهش انگیزه فرد شود، در این صورت شما به عنوان مدیر برای افزایش انگیزه او چه کار خواهید کرد؟
شاید پاسخ شما وعده افزایش حقوق باشد اما اینکار در روحیه کارمند تاثیر چندانی نخواهد داشت؛ چون خود او می داند که تخصص خاصی ندارد و نمی تواند بیش از مقدار مشخصی دستمزد بگیرد.
افزایش انگیزه کارکنان تنها در پاداش های مالی، امنیت شغلی یا مرخصی های مستمر خلاصه نمی شود. این موارد می تواند از کم شدن انگیزه کارمند جلوگیری کند اما تنها با ایجاد یک چشم انداز روشن از آینده می توان انگیزه کارکنان را به صورت پیوسته افزایش داد.

رهبران بزرگ به خوبی می دانند که با ترسیم تصویری از آینده سازمان و موفقیت هایی که در این مسیر در انتظار کارکنان است، اشتیاق آنها را برای کار چند برابر می کنند.
برای انگیزه دادن به مسئول شبکه های اجتماعی نباید به او وعده غیر واقعی افزایش حقوق داده یا او را تهدید کنید که در صورت عدم جذب مخاطب کافی از کار اخراج می شود. در عوض با روشن ساختن اهمیت حضور سازمان در رسانه های اجتماعی، نقش وی در استراتژی کلان شرکت را توضیح دهید.

برای مثال اگر یک فروشگاه دارید و برای اطلاع رسانی تخفیف ها و آفرهای ویژه از رسانه های اجتماعی استفاده می کنید، برای این کارمند تاثیر حضور در این شبکه ها بر فروش کلی شرکت و جذب مشتریان بیشتر را توضیح دهید.

اکثر افراد شاغل در یک سازمان می دانند چه نقشی را برعهده دارند اما نکته مهم آگاهی از چگونگی قرار گرفتن این نقش ها در کنار یکدیگر و ترسیم تصویر بزرگتر است.
کارکنانی که نقش خود در موفقیت شرکت را درک نمی‌کنند، به احتمال زیاد از لحاظ احساسی ارتباطی با شرکت برقرار نمی‌کنند. از اینرو شما باید به آنان دلیل حضورشان در سازمان و تاثیرشان بر دستیابی به اهداف را توضیح دهید؛ بدین ترتیب کارکنان احساس می کنند در موفقیت کلی گروه نقش داشته و با جدیت بیشتری کار خواهند کرد.

در پایان باید گفت که همه کارکنان از بالاترین تا پایین ترین سطح، باید مطمئن شوند که تلاش‌هایشان در استراتژی گسترده‌ تر شرکت نقش خواهد داشت.

فراموش نکنید بزرگترین آتش‌سوزی جهان را در ابتدا می‌توان با یک فنجان آب خاموش کرد (درایت، مدیریت بحران)؛

توان یک زنجیر به اندازه ضعیف‌ترین حلقه آن است (مشارکت)؛

مداد هر رئیس باید پاک‌کن داشته باشد (گذشت)؛

به خاطر داشته باشید کشتی‌ها در لنگرگاه‌ها امنیت بیشتری دارند اما هیچ‌گاه برای چنین هدفی ساخته نشده‌اند. (تلاش در رفع موانع)؛

ذهن انسان مانند چتر نجات است که تنها زمانی کار می‌کند که باز باشد(ذهن باز)؛

با دو گوش و یک زبان که داریم، باید دو برابر آنچه که می‌گوییم، بشنویم (خوب شنیدن)؛

چگونه می‌توانیم راه‌حلی بیابیم که در ارتباطات اجتماعی، برای همه اشخاص راضی‌کننده باشد و ما را به تفاهم برساند؟
به طور کلی، انسان‌ها را همانند موجودات دریایی به ۳طبقه تقسیم میشوند:
ماهی‌های کپور
کوسه‌ها
دلفین‌ها
دسته اول :
ماهی‌های کپور
که همیشه ماهی‌های قربانی‌اند‌؛ زیرا توسط دیگر ماهی‌ها خورده می‌شوند.
برخی از انسان‌ها نیز چنین‌ هستند؛ آنها کم و بیش و برحسب مورد، قربانی این یا آن چیز، این یا آن مسئله، این یا آن شخص می‌شوند و حتی ممکن است قربانی روابط غلط و تفکرات منفی خود شوند
دسته دوم :
کوسه ماهی‌ها
با روش (برنده – بازنده)
برای اینکه من برنده شوم‌ تو باید بازنده باشی
برای کوسه‌ماهی، هر نوع ماهی، دشمن و یک وعده غذایی بالقوه است.
شاید ما نیز این نقش را بازی کرده باشیم ‌یا حداقل با انسانهای کوسه‌ مسلک برخورد کرده باشیم مثل کارکنانی که برای رسیدن به مقام‌های بالا یکدیگر را می‌درند.
دسته سوم :
دلفین ها
نوع دیگری از حیوانات دریایی هستند.
این پستانداران آبزی باهوش دارای روحیه همکاری هستند و در ارتباطات خود شیوه برنده _ برنده را برگزیده اند.
دلفین هیچ کمبودی ندارد و می خواهد که همه چیز را با همگان تقسیم کند.
اگر یک دلفین زخمی شود، ۴ دلفین دیگر او را همراهی می کنند تا خود را به گروه برساند.
در سان دیه گو پژوهشگران ۹۵ کوسه و ۵ دلفین را به مدت یک هفته در استخر بزرگ رها کرده و به مطالعه حالات رفتاری آنها پرداختند.
ابتدا کوسه ها به یکدیگر حمله کردند و در این تهاجم تعداد زیادی از آنها نابود شدند، سپس به دلفین ها حمله ور شدند.
دلفین ها فقط می خواستند با آنها بازی کنند ولی کوسه ها بی وقفه به آنها حمله می کردند.
سرانجام دلفین ها به آرامی کوسه ها را محاصره کرده و هنگامی که یکی از کوسه ها حمله می کرد آنها به ستون فقرات پشت یا دنده هایش می کوبیدند و آنها را می شکستند.
به این ترتیب کوسه ها یکی بعد از دیگری کشته می شدند.
پس از یک هفته ۹۵ کوسه مرده و ۵ دلفین زنده در حالی که با هم زندگی می کردند در استخر دیده شدند.
در دنیای کوسه ای، برای برنده شدن دیگران یا باید بمیرند و یا ببازند.
اما در دنیای دلفینی، انعطاف وجود دارد و سر شار از تشخیص های پربار است…

نتیجه گیری :
دنیای زیباتری داشتیم اگر که ما انسان ها نیز دارای چنین تفکر زیبایی می بودیم:

تفکر دلفینی یعنی اینکه ؛غیر از خود به دیگران هم بیاندیشیم؛
با دیگران در زمان بروز مشکلات همذات پنداری کنیم؛
از خوشحالی دیگران مشعوف شویم؛
و از ناراحتی و درد دیگران ما هم احساس درد کنیم؛
با دیگران همدلی و همراهی کنیم؛
دست در دست برای موفقیت هم تلاش کنیم:
به جای اینکه برای بالا رفتن از نردبان ترقی پا روی کسی بگذاریم دست دیگری را بگیریم و با خود بالا بکشیم که مطمنا در این حال دست دیگری هست که از بالا دستمان را بگیرد.
همکاری، همدلی، همراهی، همفکری و … تمام کارهایی که با انجامشان هم به خودمان کمک کرده ایم هم به دیگران
پس کمی تأمل کنیم.

نشریه فوربس به هفت مهارت و ویژگی رهبری اشاره نموده که اغلب مدیران، فاقد آن می‎باشند. این مهارت‎ها و ویژگی ها عبارتند از:

? دریافت دیدگاه‎ها و نقطه‎نظرات دیگران:
بسیاری از مدیران نمی‎توانند دنیا را از نگاه ذینفعان مختلف سازمان همچون مشتریان، هیات مدیره، کارکنان و نهادهای قانون‎گذار ببینند.

? کنترل هیجانات و احساسات:
مدیران موفق، زمانی که در موقعیت ناراحت‎کننده یا خوشحال‎کننده‎ای قرار می‎گیرند، نفسی عمیق کشیده و هیجانات خویش را کنترل می‎نما‎یند.

? کنجکاوی مفهومی:
مدیران موفق زمانی که در برابر ایده‎ای جدید قرار می‎گیرند، دوست دارند بیشتر در مورد آن بدانند، اما مدیران ضعیف معمولا” با گفتن جمله‎هایی همچون “سیاست‎ شرکت، اجازه چنین کاری را نمی‎دهد” و یا این‎که “این تصمیم به شما ربطی ندارد”، کنجکاوی خاصی در برابر ایده‎‎های جدید از خود نشان نمی‎دهند.

? تفکر انتقادی:
تفکر انتقادی برای همه مهم است، اما اهمیت آن قطعا” برای افرادی که گروهی از مردم را مدیریت می‎کنند، بیشتر است.

? تفکر سیستمی:
مدیران ضعیف، توانایی دیدن رابطه و وابستگی میان مسائل مختلف و حل یکپارچه آن‎ها را ندارند، در نتیجه، بیشتر به دنبال حل یک مساله در فضای ایزوله هستند. چنین راه‎حل‎هایی، معمولا” پایدار نخواهند ماند.

? فروتنی:
مدیران قوی اغلب باور دارند که پاسخ همه مسائل را نمی‎دانند و به عقل‎جمعی و مشورت، محتاج هستند. آن‎ها خود را خردمندتر و باهوش‎تر از سایرین نمی‎دانند.

? مربی‎گری:
مربیگری، هنر گوش‎دادن و هم‎د‎لی است. مدیران ضعیف، اغلب بر دستورات مدیریتی و قوه قهریه تکیه دارند تا انجام فرایند مربی‎گری .

۱- به میدان بیایید!
وقتی افراد تیم شما ببینند شمااهل عملید و شخصا پا به میدان می گذارید، ازشما الهام میگیرند تا بیشتر فعالیت کنند و راه شما را ادامه دهند.

۲- وقت خود را متمرکز کنید!
به قانون ۲۰/۸۰توجه کنید. بیشترین توجه و وقت خود را صرف ۲۰درصد از افرادتان کنید که ۸۰درصد نتایجتان را بوسیله آنها می گیرید.

۳- محیط دوست داشتنی بیافرینید!
افرادتان می خواهند از محیط کارلذت ببرند. تلاش کنید تا محیط کار برای همه ی شما لذت بخش شود.

۴- موانع را حذف کنید !
بوروکراسی ، خلاقیت و نوآوری را ازبین می برد. برخی کاغذبازی ها را حذف کنید.

۵-بازخوردبدهید!
زیردستان شما بازخوردمی خواهند. بازخورد برای حداکثرکردن بهره وری ضروری است. اعضای تیم شمابایدنظرشما را نسبت به عملکردشان و فعالیت هایشان بدانند.
۶- سبک خود را تطبیق دهید!
درتیم خودسبک های ارتباطی و شخصیت هایی متفاوت وجوددارند. نمی توانید همه را به یک روش مدیریت کنید. تصورنکنید هرشخصی دوست دارد به شیوه ای که شما می پسندید مدیریت شود. راه درست ارتباط با افراد مختلف را کشف کنید!
۷- اهداف کوچکترهم تعیین کنید!
داشتن اهداف بزرگ برای آینده و رشد ضروریست اما باید هدف های کوچکی که درزمان های نزدیک هم به آن می توان رسید داشته باشید،تا انرژی و احساس تیم تقویت شود.برای رسیدن به هدف های کوچک جشن بگیریدتاهمه باهم برای رسیدن به هدف های بزرگ انرژی بگیرید.

۸- اطلاعات رابه اشتراک بگذارید!
تاجایی که می توانید اطلاعات را در اختیار همه قراردهید. تعداد زیادی ذهن ، ازمسیر منحرف نمی شوند. این به معنای رعایت نکردن امنیت نیست به معنای دادن اطلاعات کافی و مناسب و سنجیده به اعضای تیم است.

۹- تشکرکنید!
مردم دوست دارند که از آنها بخاطر کاری که انجام می دهند قدردانی شود. یک یادداشت تشکر کوچک هزینه ای ندارد ، اما تفاوت زیادی ایجاد می کند. همه ی اعضای تیم شما نیاز دارند تا فعالیت ها و تلاشهایشان دیده شود.

۱۰- تفویض اختیارکنید!
هیچکس نمی تواند آن کار را به خوبی شما انجام دهد! اما بازهم لازم است که تفویض اختیار کنیدتابرای انجام وظایفی که مناسب سطح شما است ،وقت داشته باشید.
تفویض اختیار درست یکی از مهارتهای کلیدی رهبران و مدیران موفق است. پس این مهارت مهم را درخود تقویت کنید.!

۱۱- کارتیمی را تقویت کنید!
همکاران شمااگر بتوانند کارتیمی رابخوبی تجربه کنند نتایج آن برای همه اعجاب انگیز خواهدبود. لذت و موفقیت همزمان نصیب اعضای تیم خواهدشد.

۱۲-صادق باشید!
بدون صداقت ممکن نیست که سایرین رهبری شما را به معنای واقعی بپذیرند. برای اینکه یک رهبرواقعی وشایسته باشید پیوسته و صادقانه برای داشتن روحیه سالمتر تلاش کنید.

۱۳- آموختن را متوقف نکنید!
شما الگوی اعضای تیمتان هستید. بنابراین پیوسته آموختن یکی از وظایف کلیدی شماست . آنرا در هیچ شریطی متوقف نکنید. اعضای تیم خود را هم به آموختن و رشد تشویق کنید.

زمانی که هوش هیجانی اولین بار به مردم معرفی شد از آن تحت عنوان لینک مفقود شده برای درک میزان هوش افراد نام برده شد. در ۷۰ درصد موارد انسان‌های با ضریب هوش متوسط هوش هیجانی بالاتر از افراد با ضریب هوشی بالا دارند. این موضوع یک سند محکم برای توجیه افرادی است که تصور می‌کنند تنها دلیل موفقیت ضریب هوشی است. نتیجه ده‌ها پژوهش تاکنون بیانگر این مهم است که هوش هیجانی یک فاکتور اساسی در عملکرد ویژه افراد (جدا از سایر عوامل) است.
▫️داشتن دامنه‌ی لغات عاطفی قوی؛
▫️در ارتباط با انسان‌ها کنجکاوند؛
▫️با آغوش باز تغییرات را می‌پذیرند؛
▫️نقاط قوت و ضعف خودشان را می‌دانند؛
▫️شخصیت‌ها را خوب قضاوت می‌کنند؛
▫️اذیت و آزارشان کار سختی است؛
▫️چگونگی نه گفتن به خودشان و دیگران را می‌دانند؛
▫️برخوردی صحیح برای اجتاب و پذیرش اشتباهاتشان دارند؛
▫️می‌بخشند و انتظار جبران ندارند؛
▫️کینه به دل نمی‌گیرند؛
▫️تعامل منفی با افراد پردردسر را خنثی می‌کنند؛
▫️به دنبال کمال نیستند؛
▫️قدردان داشته‌هایشان هستند؛
▫️استراحت می‌کنند؛
▫️مصرف کافئین را محدود می‌کنند؛
▫️به اندازه‌ی کافی می‌خوابند؛
▫️تفکرات منفی را کنار می‌گذارند؛
▫️اجازه‌ی محدود کردن شادیشان را به کسی نمی‌دهند.