چگونه در مایکروسافت‌ ورد یک فهرست مطالب را ایجاد و مدیریت کنیم؟

ایجاد فهرست در ورد سبب می‌شود که کاربر به راحتی بتواند در محتوای سند شما جا‌به‌جا شده و بسیار سریع‌تر به آنچه که نیاز دارد دست پیدا کند. ساخت فهرست در ورد بسیار ساده است و برای اینکار می‌توانید از تیترهای سند خود بهره بگیرد. در ادامه به همین موضوع، یعنی نحوه فهرست نویسی در ورد خواهیم پرداخت و روش اینکار را به زبانی ساده شرح خواهیم داد.

افزودن جدول محتویات

بدون در نظر گرفتن حجم سند شما، استفاده از یک فهرست مطالب می تواند مخاطب را دقیقا به بخشی که نیاز به مطالعه آن دارد، هدایت نماید. اضافه کردن یک فهرست مطالب به ورد علاوه بر کمک به مخاطبان، به نویسنده نیز در ویرایش قسمت های موردنظر کمک شایانی می کند. برای ایجاد و مدیریت یک فهرست مطالب در ورد با ما باشید.

به طور پیش فرض، ورد یک فهرست مطالب را با استفاده از سه سبک ابتدایی پیش ساخته عنوان (Heading 2 ،Heading 1 و Heading 3) ایجاد می کند.
برای اعمال سبک های عنوان از تب “Home”، سبک موردنظرتان را انتخاب نمایید. اگر از سبک های عنوان موجود راضی نبودید، می توانید سبک های عنوان پیش فرض را تغییر دهید.
شما به دو روش می توانید عناوین را مدیریت کنید. در حالت اول می توانید پس از اتمام سند عناوین را به آن اضافه کنید و در حالت دوم می توانید در حین پیش بردن سند، عناوین را مشخص کنید.

پس از اعمال سبک عنوان، نوبت به افزودن فهرست مطالب می رسد. اولین کاری که باید انجام دهید این است که اشاره گر ماوس را در مکانی که می خواهید جدول ایجاد شود، قرار دهید. سپس به تب “References” بروید و گزینه “Table of Contents” را انتخاب کنید.
یک منو کشویی ظاهر خواهد شد. در این منو شما می توانید از سه نوع جدول پیش ساخته یکی را به دلخواه انتخاب نمایید.

تنها تفاوت بین Automatic Table 1 و Automatic Table 2 در عنوان آن ها است که به ترتیب “Contents” و “Table of Contents” هستند. انتخاب هر یک از این دو جدول درنهایت یک فهرست مطالب از نام عناوین خواهد ساخت.

اگر از منو کشویی “Table of Contents” گزینه “Manual Table” را انتخاب نمایید، یک تمپلیت یا قالب درج خواهد شد که شما باید شخصا آن را ویرایش نمایید.
در این فهرست مطالب متوجه خواهید شد که زیر هر عنوان، یک یا چند زیرسطح یا زیرعنوان وجود دارد. هر سطح نمایانگر یک سبک عنوان در سند شما است. بنابراین اگر از automatic table استفاده می کنید و در فهرست مطالب خود به زیرسطح نیاز دارید باید برای سطح 1 از heading 1، برای سطح 2 از heading 2 و برای سطح 3 از heading 3 استفاده کنید.

اگر هم می خواهید که فهرست مطالب شما بیشتر از این سه سبک عنوان را شامل شود باید از منوی کشویی که پس از کلیک بر روی دکمه “Table of Contents” ظاهر می شود گزینه “Custom Table of Contents” را انتخاب کنید.

در پنجره Table of Contents که باز خواهد شد بر روی دکمه “Options” کلیک کنید.
در پنجره Table of Contents Options در کنار هر سبک موجود (سبک های پیش ساخته ورد که از Heading 4 شروع می شود) که می خواهید استفاده کنید، سطح موردنظر خود را وارد نمایید. درنهایت بر روی “OK” کلیک کنید.

به روزرسانی فهرست مطالب

اگر زمانی قسمتی از محتویات ورد را حذف نمودید و یا بخش جدیدی به آن اضافه کردید، می توانید برای نمایش این تغییرات، فهرست مطالب را به سادگی به روزرسانی کنید. برای به روزرسانی فهرست مطالب ابتدا آن را انتخاب کنید بر روی منوی پاپ آ پی که ظاهر می شود “Update Table” را کلیک کنید و سپس انتخاب نمایید که آیا می خواهید فقط شماره صفحات و یا کل فهرست را تغییر دهید.
درنهایت برای اعمال تغییرات بر روی “OK” کلیک کنید.

حالا فهرست مطالب شما به روزرسانی شده است.

حذف کردن فهرست مطالب

حذف کردن فهرست مطالب آسان است. تنها کاری که شما باید انجام دهید این است که بر روی فهرست کلیک نمایید و سپس از منویی که ظاهر می شود، فلش کوچک را انتخاب کنید.
در انتها منو کشویی گزینه “Remove Table of Contents” را انتخاب کنید.

اکنون فهرست مطالب شما از ورد حذف خواهد شد.