انواع جلسات اداری

جلسات‌ متفاوتي‌ در سازمانها برگزار مي‌شود. گاهي‌ هدف‌ از جلسه‌ تبادل‌ اطلاعات‌ و گزارش‌دهي‌ است، گاهي‌ توجيه‌ و قانع‌ كردن‌ ديگران‌ براي‌ انجام‌ كار و گاهي‌ تصميم‌گيري‌ درمورد يك‌ مساله‌ است. دويل‌ و استراوس‌ جلسات‌ را به‌ چهار نوع‌ زير تقسيم‌ مي‌كنند: (دويل و استراوس: 1375)

1- جلسه‌ حل‌ مساله: عبارت‌ حل‌ مساله‌ براي‌ افراد گوناگون‌ معني‌ مختلفي‌ دارد. مشكل‌ به‌ موقعيتي‌ اطلاق‌ مي‌شود كه‌ نتوان‌ آن‌ را تغيير داد. مشكل‌ مي‌تواند شامل‌ ابهام‌ درمورد يكسري‌ مقررات‌ جديد، نداشتن‌ نام‌ براي‌ محصول‌ و… باشد، آنچه‌ اهميت‌ دارد اين‌ است‌ كه‌ وضعيت‌ موجود بايد تغيير يابد. تا تمايلي‌ به‌ تغيير نباشد، مشكل‌ حل‌ نخواهد شد. يك‌ جلسه‌ حل‌ مساله‌ زماني‌ خوب‌ جواب‌ مي‌دهد كه‌ تمايل‌ به‌ تغيير در جلسه‌ وجود داشته‌ باشد.

2- جلسه‌ تصميم‌گيري: جلسه‌ حل‌ مسائل، جلسه‌ برخورد با مساله‌ است‌ و الزاماً‌ تصميم‌گيري‌ نيست. درحالي‌ كه‌ در يك‌ جلسه‌ تصميم‌گيري‌ فشار براي‌ تصميم‌گيري‌ نهايي‌ است. اگر سازمان‌ از ساختار سلسله‌ مراتبي‌ پيروي‌ مي‌كند، جلسه‌ بايد تصميم‌گيرنده‌ نهايي‌ داشته‌ باشد. قبل‌ از هر جلسه‌ بايد اطمينان‌ حاصل‌ شود كه‌ همه‌ افراد از نحوه‌ تصميم‌گيري‌ آگاه‌ هستند و آن‌ را قبول‌ دارند. در برخي‌ از موارد مديران‌ قبل‌ از تشكيل‌ چنين‌ جلساتي، تصميم‌ را خود اتخاذ مي‌كنند و از افراد به شكل‌ صوري‌ استفاده‌ مي‌كنند. در چنين‌ مواردي‌ بهتر است‌ به‌ جاي‌ جلسه‌ تصميم‌گيري‌ يك‌ جلسه‌ استفاده‌ از اطلاعات‌ تشكيل‌ شود و مدير تصميم‌ خود را بگيرد.

3- جلسه‌ گزارش‌دهي‌ و اطلاع‌رساني: درصدي‌ از جلسات‌ اداري‌ مخصوص‌ گزارش‌دهي‌ و استفاده‌ از اطلاعات‌ است. هدف‌ مديران‌ از برگزاري‌ چنين‌ جلساتي، برقراري‌ اعتماد و حصول‌ اطمينان‌ از انجام‌ كارهاست. مبادله‌ اطلاعات، حكم‌ اكسيژن‌ براي‌ هر سازمان‌ اداري‌ است. از طريق‌ مبادله‌ اطلاعات‌ است‌ كه‌ كاركنان‌ مي‌توانند مشكل‌ سازمان‌ خود را حل ‌و فصل‌ كنند. يك‌ مدير از راه‌ مبادله‌ اطلاعات، قادر است‌ از تمام‌ دانشها، اطلاعات، تجربيات‌ و عواطف‌ اعضاي‌ خود به‌ منظور پيشبرد اهداف‌ سازمان‌ استفاده‌ كند. در نتيجه‌ عدم‌ اطلاع‌رساني، سوءظن‌ دربين‌ اعضاء سازمان‌ پرورش‌ مي‌يابد و گاهي‌ به‌ حوادث‌ ناهنجار مي‌انجامد. مبادله‌ اطلاعات‌ عمودي‌ كه‌ از بالا به‌ پايين‌ صورت‌ مي‌گيرد نسبت‌ به‌ مبادله‌ اطلاعات‌ افقي‌ كه‌ ميان‌ مقامات‌ همسطح‌ جاري‌ است‌ از اهميت‌ بيشتري‌ برخوردار است. (ماحوزي: 1379)

4- جلسه‌ ارزيابي‌ (بازخور): پويايي‌ جلسات‌ بازخور، متفاوت‌ از جلسات‌ گزارش‌دهي‌ است. در چنين‌ جلساتي‌ افراد زيادي‌ اظهارنظر و پيشنهاد ارائه‌ مي‌كنند. اين‌گونه‌ جلسات‌ ارزشمند است‌ چرا كه‌ هريك‌ از افراد فرصت‌ مشاركت‌ و گوش‌ دادن‌ به‌ نظريات‌ ديگران‌ را دارد. برخلاف‌ جلسات‌ گزارش‌دهي، جلسات‌ بازخور بايد سازمان‌يافته‌ و برنامه‌ريزي‌ شده‌ باشد.