آموزش تصویری ۶ روش بسیار ساده قفل کردن فایل pdf

گاهی ممکن است یک فایل پی دی اف ایجاد کرده باشید که حاوی اطلاعات و یا اسناد مهمی باشد و به دلایل خاص خود نخواهید کسی محتویات درون فایل شما را مشاهده، کپی و یا ویرایش کند. در این مواقع اولین چیزی که ذهن تان خطور خواهد کرد این است که چگونه می توانید فایل PDF خود را رمز گذار یا قفل گذاری کنید.

درست است که می توانید روی فایل های PDF به صورت تکی گذرواژه قرار دهید؛ اما اگر می خواهید تعداد زیادی فایل را برای کسی بفرستید، این کار پیچیده می شود. اگر Adobe Acrobat داشته باشید، می توانید از امکانی به نام «Security Envelope» (نامه امنیتی) استفاده کنید. نامه امنیتی در واقع یک فایل PDF است که خود چندین فایل ضمیمه دارد و تمام این ضمیمه ها، با یک گذرواژه، محافظت می شوند.

ابزار Security Envelope را باز کنید. این فرآیند، ممکن است در نسخه شما کمی متفاوت باشد. در نسخه رایگان Adobe Reader نمی شود Security Envelope ساخت.

• در نسخه های XI و DC: روی منوی Tools کلیک کنید که در سمت راست پنجره قرار دارد. سپس با کلیل روی Protection و بعد More Options یا More Protection و در نهایت Create Security Envelope، این ابزار را باز کنید.
• در نسخه های X و قدیمی تر: روی دکمه Secure در نوارابزار و سپس روی Create Security Envelope کلیک کنید. اگر دکمه Secure را نمی بینید، منوی Advanced را باز کنید و به ترتیب روی Security و Create Security Envelope کلیک کنید.

فایل های مورد نظر را به Security Envelope خود اضافه کنید. فایل PDF که از قبل باز بوده اند، به صورت خودکار اضافه می شوند و می توانید هر تعداد فایل دیگر که بخواهید اضافه کنید. فایل های دیگر لازم نیست PDF باشند؛ می توانید اسناد Word، فایل های Excel و هر نوع فایل دیگری را کنار هم قرار دهید. با کلیک روی دکمه Add File to Send، فایل هایی که می خواهید اضافه شوند را انتخاب کنید. هر چقدر تعداد فایل های بیشتری اضافه کنید، حجم فایل Security Envelope نهایی شما بیشتر خواهد شد.

یک قالب برای Security Envelope خود انتخاب کنید. Acrobat سه قالب متفاوت برای این کار ارائه می دهد که می توانید یکی از آن ها را انتخاب یا قالب های بیشتری را به صورت آنلاین دانلود کنید. اگر سیستم عامل شما مکینتاش است، امکان دارد تعداد قالب هایی که می بینید کمتر باشد. اگر اینطور است، مراحل زیر را انجام دهید:

• پوشه Application را باز و روی Adobe Acrobat.app کلیک راست کنید.
• روی Show Package Contents کلیک کنید و بعد به /Applications/Adobe Acrobat DC/Adobe Acrobat.app/Contents/Resources/en.lproj/DocTemplates بروید.
• این قالب ها را به آدرسی ساده تر منتقل کنید، مثل پوشه Documents.
• در پنجره Create Security Envelope، روی Browse کلیک و محل جدید قالب ها را انتخاب کنید.

تصمیم بگیرید که می خواهید این Security Envelope را چگونه ارسال کنید. می توانید این فایل قفل گذاری شده را همان لحظه بفرستید (صفحه ایمیل شما باز می شود و فایل قفل شده به آن ضمیمه شده است.) یا می توانید فایل را بعداً بفرستید، که در این حالت Acrobat، فایل قفل گذاری شده را در فرمت PDF می سازد. می توانید بعداً آن را به هر صورتی که بخواهید، ارسال کنید. پیشنهاد می شود که Send the envelope later را انتخاب کنید و فایل را بعداً بفرستید.

تیک گزینه Show all policies را بزنید و Encrypt with Password را انتخاب کنید. این کار به شما اجازه می دهد که یک گذرواژه به فایل نهایی بیفزایید. تا آخر این فرآیند، گذرواژه از شما پرسیده نخواهد شد. می توانید با انتخاب گزینه دیگر و استفاده از گواهینامه ها (certificates)، یک فایل را قفل گذاری کنید اما این کار، فرآیند پیچیده تری دارد و نیازمند ساخت گواهینامه های رمزنگاری شده، هم برای شما و هم برای گیرنده فایل است. این روش، امنیت بیشتری از گذرواژه دارد چون تنها کسی می تواند فایل را ببیند که گواهینامه داشته باشد اما بیشتر افرادی که می خواهید برای آن ها این فایل را بفرستید، ممکن است با این روش راحت نباشند و موفق به باز کردن فایل نهایی نشوند. بهتر است از روش گذرواژه استفاده کنید، مگر آنکه امنیت فایل نهایی خیلی برای شما مهم باشد.

اطلاعات ارسال کننده را وارد کنید. این اطلاعات، در قالب نهایی فایل استفاده خواهد شد. می توانید گزینه Do not show again را تیک کنید تا بعدها نیاز به وارد کردن این اطلاعات نباشد.

خلاصه ای از تنظیمات خود را ببینید و روی Finish کلیک کنید. سپس پنجره تنظیمات گذرواژه باز خواهد شد.

سپس گزینه Require a password to open the document را فعال کنید تا بتوانید گذرواژه را بنویسید.

در این مرحله یک گذرواژه برای فایل قفل گذاری شده خود وارد کنید. نسخه های جدیدتر Acrobat، به شما نشان می دهند گذرواژه ای که وارد کرده اید، چقدر امن و قوی است. برای تایید گذرواژه، باید دوباره آن را وارد کنید.

حالت سازگاری فایل را انتخاب کنید (اختیاری). اگر مطمئن نیستید که این گزینه چیست، به این بخش دست نزنید و بگذارید روی همان Acrobat 7.0 and later باشد. اگر می دانید که گیرنده شما از Acrobat 6.0 استفاده می کند، این گزینه را انتخاب کنید. اگر هم می دانید که گیرنده فایل از نسخه XI یا جدیدتر استفاده می کند، این گزینه را انتخاب کنید که قفل گذاری امن تری دارد.دقت کنید که Security Envelopeها با نسخه های 5 و قبل از آن سازگار نیستند.

فرآیند ساخت فایل قفل گذاری شده را به اتمام برسانید و روی OK کلیک کنید.

وقتی که تنظیمات تمام شد و همه چیز درست بود، فایل نهایی را روی کامپیوتر خود ذخیره کنید. برای این کار، مثل عکس، وارد منوی File شوید و Save را بزنید. این فایل، مثل یک فایل PDF معمولی ذخیره خواهد شد. وقتی که این فایل ذخیره شد، می توانید آن را ضمیمه ایمیل کنید و برای هر کسی بفرستید یا آن را در فضای ابری آپلود کنید و لینک آن را به کسی بدهید. گیرنده باید گذرواژه را داشته باشد تا بتواند فایل را باز کنید.

برگرفته از : ساعد نیوز