کاربرد قانون پارکینسون در مدیریت
ما پارکینسون را بیشتر به عنوانِ یک بیماری، به ویژه بیماری افراد سالمند، می شناسیم. اما پارکینسون، نامِ یک قانون مهم در روان شناسی و مدیریت هم هست. البته بین قانون پارکینسون و بیماری پارکینسون ارتباطی وجود ندارد. بد نیست بدانید، هر دوی این ها، به افتخار کاشفان شان، نام گذاری شده است. در سال ۱۹۵۸ نویسنده و تاریخ نگار انگلیسی، سی نورتکوت پارکینسون (۱۹۰۹ تا ۱۹۹۳) کتاب طنزی در توصیف رفتار انسان نوشت. “قانون پارکینسون : تعقیب پیشرفت”. چکیده ی نظریه ی او، این بود: “کارها تا وقتی ادامه پیدا می کنند که زمانِ در اختیارشان را پر کنند”.
قانون پارکینسون ( که گاهی اصل پارکینسون نیز نامیده می شود) به شکلی حیرت انگیزی صحیح بوده است. در واقع قانون پارکینسون به قدری تکرار ، تکرار و نقل شده است که بسیاری نمی دانند، این قانون در ابتدا تنها یک شوخی و فکاهی بوده است.حتی اگر این قانون به طور نسبی معتبر و پذیرفته شده باشد، استدلالات متعددی برای کاربرد و کارآیی آن در سازمان ها، بهره وری مدیریت، و انگیزش نیروی کار وجود دارد.
این قانون می گوید، معمولا افراد تمایل دارند تا کاری که به آن ها محول شده، تا آن جایی که امکان دارد، (مثلا تا پایان تاریخی که از قبل تعیین شده)، به تعویق بیاندازد. یکی از دلایلی که روان شناسان برای این موضوع ذکر می کنند، این است که انجام زودتر از موعد یک فعالیت معمولا پاداشی به همراه ندارد، اما ممکن است باعث شود تا مسئولیت دیگری به فرد داده شود. بنابراین گذراندن و اتلاف زمان برای انجام فعالیت به سود فرد است، زیرا فشار کاری کمتری به او وارد می شود. در پروژه های پیمان کاری، ممکن است که اعلام این که پروژه زودتر از موعد پایان یافته، باعث شود تا سود حاصل از انجام کار کاهش یابد. از موارد دیگری که باعث وقوع قانون پارکینسون می شود، این است که در صورت انجام سریع تر کارها، ممکن است گفته شود، تخمین زمانی غلط بوده است. دلیل دیگری که برای قانون پارکینسون ذکر می شود، این است که مدیران دوست دارند، مرئوسان بیشتری داشته باشند. به زبانِ ساده، قانون پارکینسون می گوید کار طوری گسترش می یابد که زمان داده شده را پر کند یا به عبارتی می گوید کار به اندازه ی زمانی که برای انجام آن وجود دارد ادامه می یابد. یک مثال برای درک بهتر:
قانون پارکینسون می گوید اگر برای انجام پروژه ای یک هفته وقت لازم باشد و به شما برای انجام دادن همان پروژه دو هفته وقت بدهند، شما به اندازه ی دو هفته برایش وقت صرف می کنید. یعنی شما پروژه را در پایان آن دو هفته به اتمام می رسانید گرچه یک هفته کافی بود.(نگوییدنه. این گونه نیست؟!)
اگر متوجه قانون پارکینسون نشدید، قانون و مثال را دوباره بخوانید و با همدیگر مقایسه کنید!! قانون پارکینسون توجیه بسیار مناسبی می تواند باشد برای افراد تنبل و برخی از مدیران!
نکته ی مهم در مورد قانون پارکینسون: گستردگی(کش یافتن) به میزان و ماهیت کار ارتباط چندانی ندارد.
در مورد زمان انجام کارها و در کنار قانون پارکینسون، قانون دیگری وجود دارد، با عنوان قانون مشخصه دانش آموزی. فرض کنید، یک دانش آموز برای امتحان درس ریاضی، ۵ روز فرصت دارد. این دانش آموز از روز اول شروع به دس خواندن نمی کند، بلکه مطالعه اش را مثلا از روز سوم شروع می کند. در فعالیت های کاری و هم چنین پروژه هایی که محدودیت زمانی دارند، می توانیم صحت این قانون را مشاهده کنیم .
قانون پارکینسون در کنار قانون مشخصه ی دانش آموزی، اثرات منفی زیادی را باعث می شوند. این دو قانون باعث از دست رفتن زمان و ایجاد اضطراب و دلهره در فرد و سازمان می گردد، که نتیجه ی نهایی آن به تعویق افتادن پروژه ها و در مواردی که محدودیت زمانی شدید وجود دارد، کاسته شدن از کیفیتِ نتیجه کار است.
افراد و سازمان ها به طور طبیعی به این دو قانون گرایش دارند. برای پرهیز از اثرات منفی ناشی از این دو ویژگی، نیازمند آموزش و اجرای برنامه های خاص در سازمان هستیم. مثلا می توان افراد و یا گروه هایی را که فعالیت محوله را زودتر از موعد مقرر انجام داده اند، را تشویق کرد. مدیریت زمان، راهکار غلبه بر این مشکل است. راهکاری برای استفاده ی درست از بزرگ ترین سرمایه ی انسان: یعنی زمان. موضوعی که در شماره های بعد، در موردش صحبت خواهیم کرد.
و اما قانون پارکینسون چند تعریف دیگر هم دارد. ازجمله: هزینه ها بدون استثنا آنقدر بالا می روند تا با درآمد ها یکسان شوند!!! هر چه درآمدتان بیشتر باشد بیشتر خرج می کنید و همچنان در موقعیت قبلی خود باقی می مانید.اگر هنوز این قانون را باور ندارید به این بیندیشید که چرا اکثر انسانها از نظر مالی پیشرفت نمی کنند!!! (لطفا مثال خاص نزنید.) اگر به هیچ وجه قانع نمی شوید، پس، قانون شکنی کنید!!! خوشحال می شوم که شما یکی از این قانون شکنان باشید.
قوانین پارکینسون در مدیریت
قانون پارکینسون مفهومی رایج در مدیریت است و نام آن از نام تاریخدان انگلیسی سیریل پارکینسون گرفته شده که در سال ۱۹۵۵ در مقاله‌ای طنزآمیز در مجله اکونومیست به آین قانون اشاره کرده است.
وقت بیشتر= اتلاف وقت بیشتر
کارمند بیشتر= بیکاری بیشتر
دخل بیشتر= خرج بیشتر
وقت بیشتر= اتلاف وقت بیشتر
کارمند بیشتر= بیکاری بیشتر
دخل بیشتر= خرج بیشتر
اصل اول:وقت بیشتر= اتلاف وقت بیشتر
قانون پارکینسون می گوید کار طوری گسترش می یابد که زمان داده شده را پر کند یا به عبارتی می گوید کار به اندازه ی زمانی که برای انجام آن وجود دارد ادامه می یابد.یک مثال برای درک بهتر:
قانون پارکینسون می گوید اگر برای انجام پروژه ای یک هفته وقت لازم باشد و به شما برای انجام دادن همان پروژه دو هفته وقت بدهند شما به اندازه ی دو هفته برایش وقت صرف می کنید یعنی شما پروژه را در پایان آن دو هفته به اتمام می رسانید گرچه یک هفته کافی بود.بخش دیگری از این قانون می‌تواند کمی از تنبلی‌هایی که در انجام کارهای‌مان به خرج می‌دهیم را توجیه کند و به ما بگوید چرا همیشه در دقیقه ۹۰ همه کارها را انجام می‌دهیم. حتما برای شما هم پیش آمده که برای یک کار ساده هفته‌ها از رئیس‌تان زمان بگیرید و باز هم درست در لحظه آخر آن کار را با عجله بسیار تمام کنید یا این‌که با وجود داشتن چند هفته وقت قبل از امتحان‌تان، باز هم اصلی‌ترین مباحث را پشت در ورود به جلسه مرور کنید و به‌خودتان تعهد دهید که در ترم بعد هرگز چنین اتفاقی را تکرار نمی‌کنید اما با وجود گذشت سال‌ها و سال‌ها باز هم همین روال را پیش ببرید و نتوانید از آن رها شوید. اگر مدیر یک سازمان هم باشید ممکن است برای بالا بردن کیفیت کارتان وقت بیشتری به کارمندتان بدهید اما باز هم کاری پر اشتباه و کم‌دقت را آن هم در زمانی طولانی‌تر تحویل بگیرید. شاید شما گناه این اتفاقات را برگردن خود یا کارمندان‌تان بیندازید و فکر کنید اگر فرد دیگری در این موقعیت بود به شکلی دیگر عمل می‌کرد اما پارکینسون می‌گوید، این یک موضوع همه‌گیر است و تا برایش برنامه‌ریزی دقیقی انجام ندهید نمی‌توانید از شرش خلاص شوید. این قانون می‌گوید، مهم نیست که برای انجام یک کار به شما چقدر زمان داده می‌شود، چه یک هفته و چه یک ماه برای شما فرقی نخواهد کرد، زیرا شما کارتان را به اندازه همان زمانی که داده شده طول می‌دهید.
از نظر پارکینسون، استرس و فشار کار در تمام این مدت همراه شما خواهد بود و هرگز خودتان نخواهید فهمید چرا نمی‌توانید در زمانی که برای کار کافیست آن را تمام کنید و نه در زمانی که به شما برای انجام آن داده شده است. این قانون می‌گوید، هرچقدر به شما برای انجام یک پروژه وقت داده شود، شما همان‌قدر برای تمام شدنش وقت خواهید گذاشت مثلا اگر برای کاری که شما توان انجام دادنش را در یک هفته دارید، ۲ هفته زمان درنظر گرفته شود، هرگز شما آن را در یک هفته تمام نخواهید کرد و بازهم چیزی که برای شما از این وقت اضافه باقی می‌ماند، همان اضطراب دقیقه نودی است. شاید بد نباشد برای کم کردن این اضطراب و دور زدن زمان راه‌حل‌هایی پیدا کنید و اگر مدیر هستید بتوانید در زمانی که برای انجام آن کار لازم است آن را از کارمندتان بخواهید و نه زمانی بیشتر چراکه این زمان بیشتر تنها رکود کار شما را بالا می‌برد و نه‌کیفیت و دقت انجام آن را.________________________________________
وقتی کارها کش می‌آید…
یک لیست از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید و زمانی که برای انجام آن مورد نیاز است را نیز برآورد کنید و در مقابل هر کدام بنویسید. اگر هم چند پروژه دانشگاهی پیش‌روی‌تان است اولویت‌های‌تان را مشخص کنید و باز هم برآورد زمانی‌تان را مقابل هر کدام یادداشت کنید. زمانی که برای انجام کارها تعیین کرده‌اید را جدی بگیرید و به‌خودتان اطمینان دهید که طبق این زمان‌بندی پیش خواهید رفت نه‌فرصتی که دیگران به شما می‌دهند. در تمامی مدت انجام کارتان قانون پارکینسون را از یاد نبرید؛ اگر شما محدودیتی برای خودتان قائل نشوید کارتان همانطور کش خواهد آمد، پس اگر دیگران شما را محدود نمی‌کنند خودتان برای خودتان چهارچوب تعیین کنید. شما می‌توانید با شروع هر هفته، لیستی از کارهایی که پیش‌روی‌تان است را مشخص کنید و حتی اگر مدیران‌تان وقت بیشتری به شما برای انجام‌شان می‌دهند، به این فکر کنید که در ۶ روز کاری توان انجام چه میزان از این کارها را دارید یا این‌که در وقت درنظر گرفته شده برای امتحان‌تان می‌توانید چطور پیش بروید و به چه کارهای دیگری هم برسید.
اصل دوم:
کارمند بیشتر= بیکاری بیشتر
قانون پارکینسون با این اصل شروع می‌شود: کار به همان اندازه‌ای که برایش وقت یا نیروی انسانی باشد، کش می‌آید. این قانون تلاش می‌کند سیستم آزار‌دهنده اداری را موشکافی کند و به ما بگوید که چرا برای یک کار ساده اداری باید روزها و هفته‌ها وقت بگذاریم، از این اتاق سازمان به اتاق دیگر پاس داده شویم و در نهایت کارمان هم آنطور که باید انجام نشود. پارکینسون «تمایل مدیران به داشتن مرئوسان بیشتر» را انگیزه گسترش بوروکراسی‌ها می‌داند که در نتیجه موجب افزایش کارکنان وایجاد وظایف تکراری می شود.
پارکینسون اصرار دارد که اگر برای کاری که از عهده ۲ کارمند بر می‌آید ۱۰ کارمند هم استخدام کنیم، نه کار سریع‌تر انجام می‌شود و نه کیفیت انجام شدنش فرقی می‌کند بلکه آن کار به اندازه ۱۰ نفر از ما نیروی بیهوده می‌گیرد. او از این طریق سیستم وقت‌گیر اداری را توضیح می‌دهد و معتقد است که براساس این اصل، ادارات با اختصاص تعداد بیشتری نیروی انسانی برای کارهای ساده تنها سیر انجام کار را طولانی‌تر می‌کنند و وقت بیشتر و هزینه بالاتری را به سازمان و مراجعان تحمیل می‌کنند. طبق قانون پارکینسون، با افزایش تعداد کارمندها سرعت انجام کار بالاتر نمی‌رود بلکه کارکنان موضوعات ساده و ابتداعی را بیهوده به هم ارجاع می‌دهند و بیشتر از قبل انجام کار را به تعویق می‌اندازند. پارکینسون با توضیح این اصل تلاش می‌کند که از مدیران بخواهد، در سیستم استخدام کارمندان‌شان تجدیدنظر کنند و به جای پر کردن چارت سازمانی به فکر انجام بهتر کارها باشند. او معتقد است در اکثر مواقع چرخه اداری بیهوده طولانی می‌شود و کارمندی که توان انجام کار را دارد، تنها برای پیروی از آن روال اداری کار را به دیگران ارجاع می‌دهد و این موضوع می‌تواند سازمان را به مرور دچار یک وضعیت نامساعد کند و بیشتر وقت و هزینه را به انجام کارهایی اختصاص دهد که نیازی به انجام‌شان نیست. البته این اصل فقط به درد مدیران اداره‌ها نمی‌خورد. شما حتی در منزل هم گاهی با این اصل سروکار دارید. کمی فکر کنید…
________________________________________
اگر مدیر هستید…
براساس اصل پارکینسون جدا شدن تخصص‌های ساده و سپردن‌شان به نیروهای متعددی که به‌اصطلاح متخصص هم هستند هیچ نفعی برای سازمان و همین‌طور برای مراجعان ندارد. اما پارکینسون مدیران را برای آسودگی از این چرخه تنها نمی‌گذارد. او می‌گوید اگر شما مدیر یک سازمان هستید یا این‌که کسب و کار خودتان را دارید، بهتر است برای استخدام کارمندان‌تان کمی محتاط‌تر باشید. قرار نیست همه کارها را بر دوش یک نفر بگذارید اما نباید با جدا کردن بیش از حد تخصص‌ها و استخدام آدم‌های متعدد برای یک کار، چرخه را طولانی‌تر کنید و روند انجام کارتان را کندتر. حتی اگر یک کارمند ساده باشید، می‌توانید این موضوع را در کار خودتان هم اجرا کنید. در میان ارزش‌گذاری‌های اداری پیش‌قدم شدن و تلاش برای آسان‌تر انجام شدن کارها، اصلی مهم تلقی می‌شود. شما می‌توانید بدون آسیب زدن به کارهایی که وظیفه انجام‌شان را دارید، برای انجام بخشی از کارهای دیگر که توان و تخصص‌شان را دارید پیش‌قدم شوید و در محدوده کوچک خودتان مانع از طولانی شدن این چرخه کاری شوید.
________________________________________
اصل سوم:
دخل بیشتر= خرج بیشتر
خرید کمتر= کمتر پول خرج کردن= نیاز کمتر به کار= وقت اضافه بیشتر؛ شاید همین معادله ساده بتواند انگیزه‌ای باشد که از جیب‌تان بیشتر مراقبت کنید و نگذارید پول‌های‌تان به راحتی خرج شوند. حتما شما هم بارها و بارها این سوال را از خود پرسیده‌اید که چرا با وجود بالاتر رفتن رتبه کاری‌تان و بیشتر شدن درآمدتان هنوز زندگی‌تان مثل قبل می‌گذرد یا با وجود این‌که در کنار شغل اصلی‌تان یک کار پاره وقت هم دارید، باز هم نیمه ماه بی‌پول می‌شوید و برای پرداخت اقساط‌تان هم مشکل دارید. پارکینسون دلیل این مشکل را پیروی نکردن از معادله بالا می‌داند. او در قانونش به‌گونه‌ای دیگر به این موضوع می‌پردازد و سعی می‌کند دلیل بی‌پولی همیشگی ما را توضیح دهد و به این سوال‌مان پاسخ دهد که چرا با وجود بیشتر شدن درآمدمان هنوز هم پس‌اندازی نداریم و همان گرفتاری‌های قدیمی را برای گذراندن زندگی‌مان داریم. براساس این قانون، مهم نیست شما چقدر پول در می‌آورید، زیرا تمام پولی که در می‌آورید و حتی کمی بیشتر از آن را خرج می‌کنید. قانون پارکینسون می‌گوید، هزینه‌های مردم درست هم‌پایه درآمدشان بالا می‌رود و هرچه افراد بیشتر پول دربیاورند، هزینه‌های‌شان هم بیشتر می‌شود. برای درک کردن این قانون نیازی به مثال‌های عجیب و غریب نداریم. اگر شما به آدم‌های دوروبرتان نگاه کنید، می‌بینید که اغلب آدم‌ها این روزها چند برابر حقوقی که برای نخستین بار گرفته‌اند درآمد دارند اما باز هم برای جمع کردن دخل و خرج‌شان، به ریال ریال آن پول احتیاج دارند و با وجود افزایش درآمد، نمی‌توانند پس‌اندازی داشته باشند. از نظر این قانون مهم نیست که چقدر پول درمی‌آورید بلکه نکته این‌جاست که هیچ وقت پول لازم برای زندگی به آن شکلی که دوست دارید را ندارید. با وجود ارتقای شغلی و افزایش درآمد، شما به زحمت می‌توانید تغییر درآمدتان را در تغییر سبک زندگی‌تان مشاهده کنید.
حتی اگر اضافه کاری بیشتری بمانید یا حقوق بیشتری دریافت کنید، باز هم روز سی‌ام ماه را به سختی و به انتظار حقوقی که فردا می‌گیرید، می‌گذرانید.
________________________________________
پول پول می‌آورد…
اگر خرج کردن شما آرام‌تر از درآمدتان افزایش یابد، می‌توانید کمی پس‌انداز داشته باشید. از نظر این قانون با کم کردن سرعت ولخرجی‌های‌تان می‌توانید وابستگی اقتصادی با کارتان را کمتر کنید و کمتر از اطراف‌‌تان به این درآمد ماهانه وابسته باشید. طبق این اصل اگر شما بتوانید با بالا رفتن درآمدتان، هزینه‌های رایج زندگی‌تان را زیاد بالا نبرید یا در واقع با سرعت کمتری آن‌ها را بیشتر کنید، خیلی زود می‌توانید سبک زندگی‌تان را ارتقا دهید و از طرف دیگر پول بیشتری هم به دست بیاورید. شاید بد نباشد چند ماهی این قانون را امتحان کنید و صرف‌نظر از این‌که چقدر درآمدتان اضافه شده، هزینه‌های‌تان را در همان حد و حدود قبل نگه دارید و بعد از چند ماه تاثیرش را روی زندگی‌تان ببینید. این قانون همان حرف قدیمی پول پول می‌آورد را تایید می‌کند اما در شرایطی که شما کمی برای خرج کردن آن پول مکث کنید و نگذارید حساب‌تان همیشه تا ریال آخر خرج شود.
________________________________________
بهتر است برای استخدام کارمندان‌تان کمی محتاط‌تر باشید. قرار نیست همه کارها را بر دوش یک نفر بگذارید
________________________________________
چگونه صرفه جو باشید؟
اگر از این‌که هیچ وقت پس‌اندازی برای روز مبادا ندارید خسته شده‌اید، بهتر است راه و رسم صرفه‌جویی را یاد بگیرید و در زمانی کوتاه به آنچه انتظار دارید برسید.
هدفمند پیش بروید: برای خودتان یک هدف مشخص کنید. این پول جمع شده را قرار است چطور خرج کنید؟ هر چه این هدف برای شما ارزشمندتر باشد، موفقیت شما در این صرفه‌جویی بیشتر خواهد شد. خرید ماشین، بزرگ‌تر‌کردن خانه، خرید دوربینی که دوستش دارید، رفتن به یک سفر و… همگی می‌توانند هدف شما برای این پس‌انداز باشند.
حساب مخارج‌تان را داشته باشید: لیستی از تمام هزینه‌های‌تان تهیه کنید. برای این کار می‌توانید یک ماه تمام پول‌هایی را که می‌پردازید روی کاغذ فهرست کنید و در پایان ماه ببینید که چقدر پول خرج کرده‌اید و بیشترین و کمترین هزینه‌های شما برای چه چیزهایی بوده است. با این کار می‌توانید دور مخارج غیرضروری را خط بکشید و ببینید که در شرایط عادی و با کمی صرفه‌جویی چقدر می‌توانید پس انداز کنید.
واقع گرا باشید: شما قبل از هر کار باید شناختی از خود داشته باشید. درست است که می‌خواهید پس‌انداز کنید و باید سبک زندگی‌تان را کمی تغییر دهید اما نباید غیرواقعی و احساسی در این مورد تصمیم بگیرید. اگر شما اهل اتوبوس‌سواری نیستید، هرگز به این فکر نکنید که چطور با اتوبوس و مترو سواری می‌توانید پس انداز کنید. چنین تصمیم‌هایی را در شرایطی بگیرید که بتوانید به آن عمل کنید.
زمان تعیین کنید: یک دوره را برای این مرحله از پس‌اندازتان درنظر بگیرید. برای مثال اگر شما به ۳ میلیون پول احتیاج دارید یک برآورد زمانی هم برای جمع کردنش درنظر بگیرید. سعی کنید به این زمان پایبند باشید و حتی با وجود میل شدیدتان به خرید، در این دوره از پرداختن پول‌های اضافی صرف‌نظر کرده و سعی کنید هزینه زندگی‌تان را تا آن‌جا که می‌توانید پایین بیاورید.
عابربانک‌تان را فراموش کنید: یکی از دلایل پرخرجی شما می‌تواند همین کارت عابربانک‌تان باشد زیرا به محض ورود به یک مغازه و انتخاب یک کالای غیرضروری خیلی راحت کارت‌تان را بیرون می‌آورید و بدون توجه به هدف‌تان آن کالا را می‌خرید. شاید بد نباشد که در این دوره صرفه‌جویی، مدتی عابربانک‌تان را با خود نبرید و تنها ابتدای هفته بودجه‌ای که برای یک هفته‌تان درنظر گرفته‌اید را از آن بیرون بیاورید و سعی کنید تا پایان هفته به آن پول پایبند باشید. شما می‌توانید درصورت صرفه جویی بیشتر و تمام نکردن این بودجه، خودتان را با یک خرید کوچک یا غذای بیرون شاد کنید
پارکینسون نظرات جالب دیگری هم دارد :
“زمانی که برای هر قلم از اقلام دستور جلسه صرف می شود با میزان اهمیت یا مبلغ آن اقلام رابطه معکوس دارد” یعنی مدیران در مورد هرچی که بیشتر بلدند ، بیشتر وقت گذاشته و بحث می کنند تا آنچه که بلد نیستند!
“مدیران علاقه دارند تا افراد تحت سرپرستی خود را چند برابر کنند” یعنی مبادرت به استخدام نیروهای غیر ضروری و تشدید بروکراسی
البته شاید این حالت به دلیل عقده حقارت و خود کم بینی باشد . فردی که با دو خصوصیت بی کفایتی و حسادت وارد یک سلسله مراتب می شود ، چون کیفیت کارش درجه دو است ، مرئوسان درجه سه استخدام می کند! چنین سازمانی برای بهتر شدن تلاش نمی کند و چون تقریبا هیچ کاری هم نمی کند ، لذا سریع به هدفهای از پیش تعیین شده می رسد و مورد تشویق هم قرار می گیرد.
خواهش می کنم یک بار دیگر به مفهوم قوانین پارکینسون دقیق شوید و اگر نظری دارید با مثالی همراه کنید تا بحت بیشتر پخته شود.
برگرفته از وب سایت مدیر یار