راهزنان وقت و زمان مدیران در سازمانها کدامند؟

راهزنان وقت و زمان مدیران در سازمانها کدامند؟

یکی‌ از مسایلی‌ که‌ سبب‌ ارتقای‌کار مدیریت‌ و بهبود آن‌ می‌شود داشتن‌ وقت‌ کافی‌ و لازم‌ برای‌ انجام‌امور است‌ اما برخی‌ از مدیران‌ دارای‌ وقت‌ کافی‌ برای‌ انجام‌ دادن‌ امورمربوطه‌ نیستند به‌ همین‌ دلیل‌ کار آنان‌به‌ تعویق‌ می‌افتد. زمانی‌ که‌ به‌ صحبتهای‌ بعضی‌ ازمدیران‌ گوش‌ فرا دهید متوجه‌ می‌شوید که‌اغلب‌ آنها از کار زیاد و کم‌ آوردن‌ وقت‌گله‌مند هستند و همیشه‌ به‌ دنبال‌راهکاری‌ جهت‌ برون‌ رفت‌ از بن‌ بست‌کمبود وقت‌ و مشغله‌ زیاد کاری‌ هستند.از دست‌ دادن‌ زمانی‌ که‌ مناسب‌ وموثر برای‌ انجام‌ امور است‌، اتلاف‌ وقت‌نامیده‌ می‌شود. 

بنابراین‌ عقل‌ سلیم‌ حکم‌ می‌کند که‌امور باارزش‌ مورد مراقبت‌ و حراست‌ ویژه‌قرار گیرد. یکی‌ از دارایی‌های‌ ارزشمند که‌هیچکس‌ در اهمیت‌ و ارزش‌ آن‌ شکی‌ندارد زمان است‌. وقت‌ متاع‌ باارزشی‌است‌ که‌ اغلب‌ قدر و منزلتش‌ شناخته ‌نمی‌شود و وجودش‌ ضایع‌ و تباه‌ می‌شود.در این‌ تباهی‌، راهزنانی‌ با نقاب‌های‌گوناگون‌ و ظاهر فریب‌، نقش‌ اساسی‌ دارند.آنچه‌ در زیر بدان‌ اشاره‌ می‌شودمواردی‌ از نقشهای‌ متفاوت‌ راهزنان‌ وقت‌است‌ که‌ شناخت‌ و دفع‌ آنها از صحنه‌رقابتهای‌ کاری‌، موجب‌ بهبود عملکرد ونتایج‌ فرایندهای‌ مدیریتی‌، خواهدشد.

۱نداشتن‌ برنامه‌ریزی‌

نداشتن‌ برنامه‌ریزی‌، در انجام‌ کارهای‌بدون‌ اندیشه‌ قبلی‌ و به‌ مقتضای‌ انجام‌دادن‌ هرچه‌ پیش‌ آید، خلاصه‌ می‌شود.برای‌ برنامه‌ریزی‌ باید هداف‌ روزانه‌ رامشخص‌ کرده‌ و با توجه‌ به‌ اهمیت‌ هر یک‌،آنها را اولویت‌بندی‌ کرد و بخشی‌ از زمانی‌را به‌ آنها اختصاص‌ داد. همچنین‌ لازم‌است‌ برای‌ تفکر در کارهای‌ غیرقابل‌ پیش‌بینی‌ نیز زمانی‌ را در نظر گرفت‌. 

۲تماس‌های‌ تلفنی‌ دیگران‌

یک‌ تماس‌ تلفنی‌ ممکن‌ است‌ موجب‌تخریب‌ تمرکز فکر شود، به‌ طوری‌ که‌برنامه‌ عادی‌ کار از کنترل‌ فرد خارج‌ شود.بسیاری‌ از تماس‌های‌ تلفنی‌ نابهنگام‌است‌. چنین‌ تماسهایی‌ باید در کمترین‌زمان‌ ممکن‌ به‌ پایان‌ برسند و یا به‌ زمان‌مناسب‌ دیگری‌ موکول‌ شوند. 

۳واگذاری‌ کار به‌ دیگران‌

اگر کار به‌ نحو موثر به‌ دیگران‌ واگذار نشودو یا کار به‌ افراد بی‌ کفایت‌ ارجاع‌ شودپیگیری‌ فرد مسئول‌ ضروری‌ خواهد بود وبدین‌ طریق‌ وقت‌ زیادی‌ تلف‌ می‌شود. 

۴دیدارهای‌ تصادفی‌

دیدارهای‌ تصادفی‌ یکی‌ از بزرگترین‌ضایع‌ کنندگان‌ وقت‌ است‌، زیرا مقاومت‌ دربرابر میهمانهای‌ ناخوانده‌ بسیار دشواراست‌ میهمان‌ ناخوانده‌ ممکن‌ است‌ یک‌دوست‌ باشد. دوستی‌ که‌ انسان‌ را از کار بازمی‌دارد تا گپی‌ کوتاه‌ بزند و یا ممکن‌ است‌همکاری‌ باشد که‌ نیاز به‌ راهنمایی‌ دارد.راه‌ چاره‌ این‌ است‌ که‌ سخن‌ را حتی‌المقدورکوتاه‌ کرده‌، قرار ملاقات‌ را به‌ وقت‌ دیگری‌موکول‌ کرد. در این‌ زمینه‌ بهتر است‌ایستاده‌ سخن‌ گفت‌ و میهمان‌ را نیز دعوت‌به‌ نشستن‌ نکرد و از ابتدا، محدودیت‌ وقت‌خود را به‌ وی‌ گوشزد کرد. 

۵ ارتباط ضعیف‌

اگر ارتباط شفاهی‌ یا کتبی‌ نتواند در انتقال‌پیام‌ مفید واقع‌ شود، ایجاد ارتباطی‌ دیگرگریزناپذیر است‌ و این‌ امر ضمن‌پیچیده‌تر کردن‌ روابط، افراد را وادار می‌کندکه‌ برای‌ آشنایی‌ با سابقه‌ کار، مدتی‌ راصرف‌ مطالعه‌ ارتباطات‌ انجام‌ شده‌ قبلی‌کنند. 

۶بی‌ نظمی‌ فردی‌

شلوغ‌ بودن‌ میز و محل‌ کار و در جای‌ خودقرارنداشتن‌ اوراق‌، اسناد و پرونده‌هامی‌تواند تمرکز فکری‌ فرد را از بین‌ ببرد ونشاط و شادابی‌ را از او سلب‌ کند. هر فردباید روزانه‌ مقداری‌ از وقت‌ خود را صرف‌مرتب‌ کردن‌ و پیداکردن‌ یادداشتهای‌روزمره‌ کند. 

۷کارهای‌ امروز را به‌ فردا افکندن‌

فرصت‌های‌ طلائی‌ امروز را نباید از دست‌داد زیرا موکول‌ کردن‌ انجام‌ کار به‌ انتهای‌ضرب‌الاجل‌ تعیین‌ شده‌ تنش‌زا است‌. 

۸جلسات‌

در بسیاری‌ از جلسات‌ قسمت‌ عمده‌ وقت‌افراد صرف‌ امور بیهوده‌ و خارج‌ از دستورجلسه‌ می‌شود. اداره‌ نامناسب‌ جلسات‌باعث‌ می‌شود تا جلسه‌ به‌ اهداف‌ مورد نظرنرسد و لزوم‌ تشکیل‌ جلسات‌ دیگر نیزاحساس‌ شود و بدین‌ ترتیب‌ اتلاف‌ وقت‌ادامه‌ پیدا کند. برای‌ جلوگیری‌ از کاهش‌کارایی‌ جلسات‌ باید قبل‌ از تشکیل‌ جلسه‌،زمان‌ و مطالب‌ مورد بحث‌ را هماهنگ‌ وتنظیم‌ کرد. مسئول‌ جلسه‌ نیز موظف‌خواهد بود مطابق‌ آن‌ برنامه‌، جلسه‌ را اداره‌کند. 

۹آشفتگی‌ در مسئولیتها و اختیارات‌

زمانی‌ درمورد افراد و مسئولیت‌های‌ مربوطه‌ابهام‌ وجود داد و یا میان‌ مسئولیت‌ و اختیارافراد تناسبی‌ نیست‌، زمان‌ و انرژی‌بسیاری‌ برای‌ انجام‌ صحیح‌ آن‌ کار تلف‌می‌شود. 

منبع: پایگاه اطلاع رسانی وزارت نیرو

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.